Yhteenveto
Assistenttipalvelut ovat yleistymässä Suomessa, ja se on hyvä asia. Taustalla on yksinkertainen mutta tärkeä oivallus: kaikkea ei tarvitse tehdä itse.
Moni yrittäjä on vuosien ajan tottunut siihen, että omaan pöytään kuuluu vähän kaikkea. Asiakastyöt, myynti, laskutus, sähköpostit, somepäivitykset, verkkosivujen pienet korjaukset, Excelit, sopimiset, selvittelyt ja kirjanpitäjän pyytämät aineistot. Kun yritys on pieni, tämä tuntuu aluksi luonnolliselta. Jossain vaiheessa siitä tulee kuitenkin kasvun este.
Yrittäjän tai johdon tärkein tehtävä ei ole tehdä kaikkea mahdollista. Tärkein tehtävä on käyttää oma aika niihin asioihin, jotka vievät yritystä eteenpäin. Usein tämä tarkoittaa myyntiä, asiakkuuksia, palvelun kehittämistä, rekrytointia, johtamista tai strategisia päätöksiä.
Kaikki muu pitää silti hoitaa. Siksi assistentti palveluna on monelle yritykselle erittäin järkevä ratkaisu.
Delegointi on helppoa teoriassa, mutta käytännössä monessa pienessä yrityksessä vastaan tulee heti yksi ongelma: kenelle tehtävät delegoidaan?
Jos yrityksessä ei ole valmiiksi henkilöä, jolle lisätöitä voisi antaa, yrittäjä jää helposti tekemään kaiken itse. Toisaalta kokoaikaisen assistentin palkkaaminen ei välttämättä ole järkevää, jos työtä ei ole vielä riittävästi tai tarve vaihtelee kuukaudesta toiseen.
Tällöin assistentin ostaminen palveluna on hyvä välimalli. Yritys saa käyttöönsä osaamista ja työaikaa ilman, että sen tarvitsee palkata omaa työntekijää. Apua voidaan ostaa esimerkiksi tietty määrä tunteja kuukaudessa tai erillisiin projekteihin.
Tämä sopii erityisen hyvin yrityksille, joissa työmäärä vaihtelee. Välillä tarvitaan apua markkinointimateriaalien päivittämiseen, välillä laskutukseen, välillä asiakasrekisterin siivoukseen ja välillä tapahtuman järjestelyihin. Palveluna ostettava assistentti joustaa paremmin kuin oma työntekijä tilanteessa, jossa avuntarve ei ole tasainen.
Rakkaalla lapsella on monta nimeä. Puhutaan virtuaaliassistentista, etäassistentista, etäsihteeristä, toimistoassistentista tai etäassarista. Käytännössä kyse on samasta perusajatuksesta: ammattilainen hoitaa sovittuja tehtäviä yritykselle etänä.
Nykypäivänä suuri osa toimistotöistä ei vaadi fyysistä läsnäoloa. Laskutus, asiakasrekisterit, verkkosivut, somekanavat, tiedostot, kalenterit, sähköpostit, uutiskirjeet ja raportit ovat digitaalisissa järjestelmissä. Kun käyttöoikeudet, ohjeistus ja toimintatavat ovat kunnossa, työ voidaan hoitaa tehokkaasti mistä päin tahansa.
Tämä tekee assistenttipalvelusta kustannustehokkaan ja käytännöllisen vaihtoehdon. Yritys ei tarvitse erillistä työpistettä, laitteita tai kokoaikaista henkilöstöresurssia. Se tarvitsee vain selkeän tarpeen ja luotettavan tekijän.
Assistentille kannattaa siirtää tehtäviä, jotka pitää hoitaa, mutta jotka eivät vaadi yrittäjän tai johdon omaa erityisosaamista.
Hyvä kysymys on tämä: mikä työ vie aikaa, hermoja tai keskittymistä, mutta ei oikeasti edellytä juuri sinun osaamistasi?
Tällaisia tehtäviä ovat usein esimerkiksi esitteiden, materiaalien, somejulkaisujen tai verkkosivujen päivittäminen. Samoin taloushallinnon aineistojen kokoaminen, kuittien etsiminen, tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen, asiakasrekisterin ylläpito, tilausten käsittely, raporttien koostaminen tai yhteydenpito kumppaneihin.
Assistentti voi auttaa myös tapahtumien käytännön järjestelyissä, palaverien sopimisessa, sähköpostien järjestelyssä, kalenterinhallinnassa, tarjousten valmistelussa, tuotetietojen ylläpidossa ja asiakaspalvelun tukitehtävissä.
Moni yrittäjä ei heti edes huomaa, kuinka paljon tällaista työtä omassa arjessa on. Siksi kannattaa tarkastella omaa työviikkoa rehellisesti. Mihin aika oikeasti kuluu? Mitkä tehtävät toistuvat? Mitkä työt jäävät aina viimeiseksi? Mitkä asiat vievät energiaa, vaikka ne eivät ole yrityksen kasvun kannalta ratkaisevia?
Usein vastaus löytyy kalenterista, sähköpostista ja to do -listasta.
Yksi tavallinen tilanne on se, että yrityksen paras myyjä on yrittäjä itse. Hän tuntee asiakkaat, osaa perustella palvelun arvon ja pystyy tekemään kauppaa.
Samaan aikaan sama yrittäjä käyttää viikossa useita tunteja Excel-tietojen siirtelyyn, laskujen lähettämiseen, verkkosivujen sisältöjen päivittämiseen tai materiaalien korjailuun. Nämä ovat kaikki tarpeellisia tehtäviä, mutta ne eivät välttämättä ole yrittäjän parasta ajankäyttöä.
Jos yrittäjän myyntityö tuo yritykselle suoraan lisää liikevaihtoa, miksi hänen pitäisi käyttää parhaat työtuntinsa tehtäviin, jotka joku muu voisi hoitaa yhtä hyvin tai paremmin?
Tämä ei ole arvostuskysymys. Kaikki työ on tärkeää. Mutta kaikki työ ei ole oikean henkilön työtä.
Assistenttipalvelun ydin on juuri tässä: vapautetaan yrittäjän ja johdon aikaa niihin tehtäviin, joissa heidän panoksensa on vaikeimmin korvattavissa.
Kun assistentti hankitaan palveluna, sopimuksen joustavuus on tärkeää. Pienen yrityksen arki ei aina mene tasaisesti. Yhtenä kuukautena apua tarvitaan enemmän, toisena vähemmän.
Siksi kannattaa selvittää, millaisella tuntimäärällä yhteistyö alkaa, miten lisätunnit sovitaan ja millaisia tehtäviä assistentti voi hoitaa. Mitä monipuolisemmin assistentti pystyy auttamaan, sitä enemmän palvelusta voi saada hyötyä.
Hyvä assistentti ei ole vain yksittäisen tehtävän tekijä. Hän voi ajan myötä oppia yrityksen toimintatavat, asiakkaat, järjestelmät ja toistuvat rutiinit. Silloin yhteistyö tehostuu, eikä kaikkea tarvitse selittää alusta asti uudelleen.
Tämä on yksi assistenttipalvelun suurimmista hyödyistä. Kun sama tekijä tuntee yrityksen, hän pystyy ottamaan vastuuta arjen sujuvuudesta eikä vain suorittamaan irrallisia tehtäviä.
Assistenttipalvelun hinta riippuu palveluntarjoajasta, tehtävien vaativuudesta, tuntimäärästä ja sopimuksen sisällöstä. Suomessa virtuaaliassistenttien tuntihinnat liikkuvat usein noin 43–50 euron tuntumassa lisättynä voimassa olevalla arvonlisäverolla.
Esimerkiksi jos tuntihinta on 45 euroa ja minimituntimäärä 10 tuntia kuukaudessa, puhutaan 450 eurosta kuukaudessa ilman arvonlisäveroa. Monelle yritykselle tämä on varsin kohtuullinen kustannus, jos sillä vapautetaan yrittäjältä tai johdolta useita tunteja tärkeämpään työhön.
Hintaa ei kannata katsoa pelkkänä kuluna. Oleellisempi kysymys on, mitä vapautuneella ajalla tehdään. Jos yrittäjä käyttää säästyneet tunnit myyntiin, asiakastyöhön tai laskutettavaan tekemiseen, assistenttipalvelu voi maksaa itsensä takaisin nopeasti.
Toisaalta hyöty voi näkyä myös vähemmän kiireenä, parempana asiakaspalveluna, ajantasaisempana laskutuksena, selkeämpinä prosesseina ja siinä, että asiat eivät jää roikkumaan.
Assistenttipalvelun kanssa kannattaa lähteä liikkeelle yksinkertaisesti. Kirjaa viikon ajan ylös tehtävät, joita teet työpäivän aikana. Merkitse erityisesti ne, jotka vievät aikaa mutta eivät vaadi juuri sinun osaamistasi.
Sen jälkeen valitse 2–3 tehtäväkokonaisuutta, jotka olisi järkevintä siirtää assistentille ensimmäisenä. Hyvä aloitus voi olla esimerkiksi laskutuksen tuki, materiaalien päivittäminen, asiakasrekisterin siistiminen, sähköpostien esikäsittely tai verkkosivujen sisältöpäivitykset.
Kaikkea ei tarvitse ulkoistaa kerralla. Usein paras tapa on aloittaa rajatusti, rakentaa toimintatavat kuntoon ja laajentaa yhteistyötä, kun luottamus ja rutiinit syntyvät.
Tärkeintä on päästä liikkeelle. Jos yrittäjä vain toteaa kuukaudesta toiseen, että “pitäisi delegoida”, mikään ei muutu. Delegointi on taito, joka kehittyy tekemällä.
Assistentti palveluna on järkevä ratkaisu yritykselle, joka tarvitsee apua arjen tehtäviin mutta ei halua tai pysty palkkaamaan omaa assistenttia.
Kyse ei ole vain kiireen helpottamisesta. Kyse on siitä, että yrityksen tärkeimmät ihmiset käyttävät aikansa oikein. Yrittäjän ja johdon pitää keskittyä tehtäviin, jotka vievät liiketoimintaa eteenpäin. Muut tarpeelliset tehtävät kannattaa hoitaa mahdollisimman fiksusti, tehokkaasti ja luotettavasti.
Virtuaaliassistentti, etäassistentti tai etäsihteeri voi auttaa esimerkiksi markkinoinnin, taloushallinnon, asiakaspalvelun, myynnin tukitehtävien ja hallinnon rutiineissa. Hyvin rakennettu yhteistyö vapauttaa aikaa, vähentää kuormaa ja parantaa yrityksen arjen hallintaa.
Jos oma to do -lista kasvaa nopeammin kuin se lyhenee, kyse ei välttämättä ole huonosta ajanhallinnasta. Kyse voi olla siitä, että teet edelleen itse tehtäviä, jotka olisi jo aika siirtää jollekin toiselle.
Silloin assistenttipalvelu ei ole ylimääräinen kulu. Se voi olla yksi järkevimmistä investoinneista yrityksen tehokkuuteen.
