Yksinyrittäjällä ei ole aikaa hukattavaksi. On todella tärkeää, että yksinyrittäjä voi keskittyä niihin toimenpiteisiin ja työtehtäviin, jotka luovat yritykselle arvoa. Yrittäjän työelämä onkin monesti todella stressaavaa, kun työt eivät tekemällä monestikaan lopu. Tästä syystä ajanhallinta on yksinyrittäjälle äärimmäisen tärkeää.
Käydään seuraavaksi läpi asioita, jotka yksinyrittäjän tulisi tehdä, jotta työpäivät ja -viikot olisivat mahdollisimman tehokkaita ilman ylipitkiä työpäiviä.
Ajanhallinta ja sitä kautta ajankäyttö on äärimmäisen tärkeää, kun omaa aikaa ei pysty määräänsä enempää skaalaamaan. Jotta elämä on hyvässä balanssissa, on yrittäjän lähdettävä siitä liikkeelle, että normaali työviikko on 40 tunnin mittainen – välillä se voi mennä yli, mutta lähtökohdan pitäisi olla se, että 40 työtuntia per viikko riittää siihen, että työt saadaan mallikkaasti tehdyksi.
Jotta ajanhallintaa voi tehdä, pitää tietää, mitä töitä pitäisi tehdä ja paljonko mihinkin työtehtävään menee aikaa.
Lähde miettimään asiaa näin:
Älä käytä aivokapasiteettiasi vääriin asioihin, kuten asioiden muistamiseen ulkoa tai puolittain ulkoa. Asioiden muistiin laittaminen pelkästään omaan aivolokeroon on täysin älytöntä, kun meillä on kaikki työkalut maailmassa sitä varten, että ne muistuttavat sinua siitä, kun jokin asia pitäisi tehdä. Outlookin kalenteri tai vastaava sekä erilaiset projektinhallintasovellukset, kuten Trello, ovat äärimmäisen hyviä työvälineitä siihen, että voit käyttää rajallisen aivokapasiteettisi niihin töihin ja työtehtäviin, jotka ovat oikeasti tärkeitä.
Älä siis käytä aivokapasiteettiasi väärin!
Manuaaliset työtehtävät, jotka ovat monesti helppoja tehdä, mutta vievät toistuvasti aikaasi ovat äärimmäisen ärsyttäviä aikasyöppöjä. Nämä työtehtävät ovat monesti vieläpä sellaisia, etteivät ne tuo yritykseesi mitään konkreettista lisäarvoa – ne on monesti vain pakko tehdä, mutta yritystäsi ne eivät vie eteenpäin.
Pyri löytämään tällaisiin tilanteisiin joku muu ratkaisu kuin se, että iltaisin alat tekemään niitä sillä ajatuksella, että ”koska ne nyt ovat helppoja hommia, niin teenpäs ne nyt tässä itse.” Tuo ajatus on tietyllä tavalla lopun alkua, sillä ihminen tarvitsee lepoa. Ratkaisuna voi olla automatisointi, jolloin integraatio tai RPA-robotti tekee työn puolestasi. Jos nämä eivät ole tarpeeksi kustannustehokkaita ratkaisuja, niin yksi hyvä vaihtoehto on, assistenttipalvelun käyttäminen.
Yrittäjänä joudut aina tekemään vaihtoehtoiskustannuslaskelmaa mutta vähänkään pidemmässä juoksussa hyvinvointi – joko henkisellä tai fyysisellä tasolla – ei saa olla kärsivänä osapuolena. Se, että ostat integraatio, RPA-robotin tai assistentin palveluita, ovat aina pitkässä juoksussa kannattavampia, kuin loputtomat työpäivät.
Vaikka teet töitäsi tietokoneella, tarvitset hyvät työkalut. Työkuormana on aivan eri asia tehdä talo naulaamalla naulat perinteisellä vasaralla, versus, että naulat naulataan naulapyssyllä. Täysin sama asia pätee myös näyttöpäätetyöhön.
Canva, Google Workspace, M365, Trello ja muut alaan liittyvät ohjelmistot ovat äärimmäisen tärkeitä siinä, että voit tehdä töitäsi tehokkaasti.
Pahimmillaan olen nähnyt tilanteita, jossa kuusinumeroisia summia on jäänyt laskuttamatta, kun yrityksen hallinto pyörii vanhanaikaisesti paperilappujen avulla. On aika järkyttävä tilanne, kun työt on tehty, asiakas on tyytyväinen, projektista koituneet palkat ja kulut on maksettu, mutta lasku ei lähde asiakkaalle. Kaikki tämä siitä syystä, että töitä tehdään vanhoilla toimintamalleilla, jotka vain kuluttavat resursseja.
Verkostoitumista voi tehdä keskimäärin kahdella tapaa: turhaan tai fiksusti. Turha verkostoituminen on sitä, että verkostoidut sellaisten ihmisten kanssa, joilla ei ole aikomustakaan – syystä tai toisesta – ostaa palvelujasi edes pitkälläkään aikavälillä. Toinen tapa verkostoitua on se, että verkostoituminen tapahtuu ihmisten kanssa, jotka voisivat oikeasti olla asiakkaitasi lyhyellä tai pidemmällä aikavälillä.
Itse yrittäjäuran alussa – 2017-2018 – kävin läpi lähes kaikki kissanristiäiset, joista käteen jäi tuttuja mutta rahaksi se ei koskaan ole kääntynyt, ainakaan merkittävässä mielessä. Jälkeenpäin olen asiaa analysoinut ja tullut jonkinlaiseen välitilinpäätökseen siitä, että kohderyhmä ko. tapahtumissa oli vain itselleni ja yritykselleni väärä. Toisekseen olisin voinut olla tehokkaampi ja pyrkiä käyttämään aikaa myös näiden ihmisten tapaamisiin tapahtumien ulkopuolella – tässä toki yksinyrittäjänä oli taas aikataululliset haasteet.
Mutta vinkkini sinulle on, että valitse sellaiset verkostoitumistapahtumat, jotka vievät bisnestäsi eteenpäin. Tämä tarkoittaa sitä, että tapahtumassa on mukana sellaisia yrittäjiä tai yrityspäättäjiä, jotka sopivat kohderyhmääsi kuin nenä päähän. Ja muista se, että kukaan ei lähtökohtaisesti osta sinulta ensimmäisellä kerralla yhtään mitään – äläkä edes yritä heti myydä ratkaisuasi. Monet huippumyyjätkin tekevät myyntinsä sillä, että ovat hyviä tyyppejä, joilta on kivaa ostaa hyvää palvelua. Ei hirveän monimutkaista. Mutta se, että heti olet tyrkyttämässä ratkaisuasi illanistujaisissa, niin se vie maun sinusta pitkäksikin aikaa.
Valitse verkostoitumistapahtumasi huolella, ole pitkäjänteinen, oma itsesi ja muista olla tyrkyttämättä ratkaisuasi heti kättelyssä.
Ellet halua suoraan yrityksesi hallitukseen ulkopuolisia ihmisiä, hyvä askel saada apua kokeneemmilta bisnesihmisiltä on, että pyydät heitä mentoreiksi tai advisor-pestiin. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että 3-6 kertaan vuodessa viet heidät lounaalle tai soittelette, jossa käytte tilannettasi läpi ja mentori tai advisor antaa sitten omat vinkkinsä ja näkemyksensä siitä, miten sinun tulisi edetä. On tyylikästä, että jos mentori tai advisor ei halua suoranaista palkkaa konsultoinnistaan, niin tarjoat tavatessasi lounaat tai muuta vastaavaa.
Sen lisäksi, että mentori antaa sinulle aikaansa, ja vieläpä monesti puoli-ilmaiseksi, niin heillä on monesti tapana suositella sinua tutuilleen, eli parhaimmillaan voit saada mentorin avulla sekä ohjeita ja näkemyksiä mutta myös kauppaa.
Muista kuitenkin, että vaikka käytät mentoreita ja advisoreja, tee päätöksesi aina huolella itse. Tilanteesi on joka kerta uniikki ja vain sinä tiedät todellisuuden esimerkiksi resurssien osalta. Mutta aina on hyvä kuunnella ja ottaa näkemyksiä vastaan, sillä bisnespeli on harvoin yhden näkökulman suoritus.
Sen lisäksi, että verkostoidut myyntimielessä, niin verkostoidu myös puhtaan yhteistyön näkökulmista. Kerää itsesi ympärille osaavia ja hyviä ihmisiä, joiden avulla voit kasvattaa bisnestäsi entistä tehokkaammin. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että voit toisten esim. yksinyrittäjien kanssa tehdä yhdessä töitä, ostaa toisiltanne ratkaisuja, myydä yhdessä yhteisratkaisuja jne. Mahdollisuudet ovat lähes rajattomat!
Vaikka toisen ihmisen kanssa olisi kuinka kivaa, niin muista luoda mustaa valkoisella olevat raamit sille, mitä yhteistyötä tehdään ja miten sitä tehdään. Näin vältytään täysin absurdeilta riitatilanteilta, kun on aina joku kirjallinen sopimus, johon palata, jos on eri näkemykset siitä mitä sopimus pitikään sisällään. Helpottaa elämää.
Oli kyseessä verkostoituminen myynnin tai yhteistyökumppaneiden näkökulmasta, niin voit aloittaa verkostoitumisen esim. paikallisen yrittäjäjärjestön tai esim. BNI-ryhmän voimalla. Ja mikäänhän ei estä sinua järjestämästä omaa tapahtumaa, johon voit kutsua itsellesi mielenkiintoisia ihmisiä hyvän ruoan, juoman ja muun hauskanpidon äärelle.
Tämän voisi toki jollain tapaa laskea pariinkin edeltävään kappaleeseen, mutta tälle on hyvä antaa myös oma tilansa. Eli älä yritäkään opetella kaikkea mahdollista älyttömän hyvin, vaan pyri siihen, että ymmärrät peruskonseptit kohtuullisesti tai hyvin, jotta osaat esittää hyviä kysymyksiä.
Yrittäjän tehtävänä ei ole osata kaikkea, mutta kun ymmärrät laaja-alaisesti asioita ja osaat esittää tarkkoja kysymyksiä, niin silloin ollaan aika varmoja siitä, että vene kulkee oikeaan suuntaan eikä se ole täysin tuuliajoilla. Bisneskielessä edellä mainittu tarkoittaa sitä, ettei sinua voida ohjata harhaan tai harhapoluille niin helposti. Aina kyse ei ole edes siitä, että joku yrittäisi huijata, vaan myös siitä, että toisen osapuolen näkemys on vain yksiselitteisesti väärä.
Yhteenveto
Yksi yrittäjän tärkeimmistä ominaisuuksista on kyky käyttää aikaansa oikein. Ehkä jopa tärkein.
Yrittäjän työ ei tule koskaan täysin valmiiksi. Aina löytyy sähköposteja, tarjouksia, laskuja, asiakaspalavereja, somepäivityksiä, rekrytointiasioita, raportteja, kehitysideoita, myyntimahdollisuuksia ja pieniä tulipaloja, jotka vaativat huomiota. Jos yrittäjä yrittää tehdä kaiken itse ja reagoida kaikkeen heti, seurauksena on ennen pitkää kaaos.
Ajanhallinta ei ole vain kalenterimerkintöjä tai tehokkuusniksejä. Se on yrittäjän tapa johtaa omaa energiaansa, yrityksen suuntaa ja arjen tekemistä. Huonosti johdettu ajankäyttö näkyy nopeasti kasvun hidastumisena, päätösten lykkääntymisenä, kiireenä, virheinä ja jaksamisen heikkenemisenä.
Siksi yrittäjän pitää pysähtyä säännöllisesti kysymään: käytänkö aikani siihen, mihin minun yrityksen kannalta pitäisi käyttää?
Yrittäjyys on täynnä valintoja. Yksi tärkeimmistä valinnoista liittyy siihen, mitä yrittäjä itse tekee ja mitä joku muu voisi tehdä.
Yrityksen vaihe vaikuttaa tähän paljon. Aloittavassa yrityksessä on luonnollista, että lähes kaikki kulkee yrittäjän kautta. Yrittäjä myy, tekee asiakastyöt, laskuttaa, hoitaa markkinointia, päivittää verkkosivua, vastaa puhelimeen ja etsii kadonneita kuitteja.
Kun yritys kasvaa ja työntekijöitä alkaa olla esimerkiksi kolmesta kymmeneen, yrittäjän roolin pitäisi alkaa muuttua. Kaikkea ei ole enää järkevää tehdä itse. Jos yrityksessä on jo mahdollisuus siihen, että yrittäjä irtautuu edes osittain tuotannollisesta työstä, tätä mahdollisuutta kannattaa pohtia vakavasti.
Ensimmäinen kysymys on hyvin yksinkertainen: mitä sinä yrittäjänä oikeasti haluat tehdä?
Mitkä työtehtävät antavat energiaa? Missä olet parhaimmillasi? Mitkä asiat saavat hymyn huulille? Mitkä tehtävät tuntuvat tärkeiltä myös silloin, kun arki on kiireistä? Missä ovat henkilökohtaiset tavoitteesi?
Tämä ei ole pehmeää haihattelua. Yrittäjyys on monesti raskasta, ja jos jokainen päivä on pelkkää pakottamista, ärtymystä ja selviytymistä, se ei kanna pitkälle. Kun yrittäjä saa tehdä riittävästi sellaista työtä, josta hän aidosti saa energiaa, se näkyy myös työntekijöille, asiakkaille ja yhteistyökumppaneille.
Hyvää fiilistä ei pidä aliarvioida. Se on usein myös liiketoiminnan voimavara.
Toinen tärkeä kysymys kuuluu: missä tuotat yrityksellesi eniten lisäarvoa?
Suomeksi sanottuna: mitä osaat tehdä niin hyvin, että yrityksen kannattaa varata siihen kalenteristasi aikaa?
Joillekin yrittäjille se on myynti. He tuntevat asiakkaat, osaavat avata ovia ja saavat kauppoja maaliin. Toisille se on tuotannon johtaminen, palvelun kehittäminen, rekrytointi, asiakkuuksien hoitaminen tai yrityksen strateginen suunta.
Tässä pitää olla rehellinen. Kaikki yrittäjän tekemä työ ei ole yhtä arvokasta yrityksen kannalta. Se ei tarkoita, että jokin työ olisi turhaa tai vähäpätöistä. Laskutus, hallinto, sähköpostit, raportit ja järjestelmien ylläpito ovat tärkeitä. Mutta ne eivät välttämättä vaadi juuri yrittäjän omaa osaamista.
Jos yrittäjän vahvin lisäarvo on myynnissä, hänen ei pitäisi käyttää parhaita työtuntejaan Excel-tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen. Jos yrittäjän vahvuus on asiakkuuksien kehittämisessä, hänen ei pitäisi hukkua viikoittain kuittien etsimiseen tai kalenterisäätöön.
Kysymys ei ole siitä, pitääkö tehtävä tehdä. Kysymys on siitä, kuka sen tekee.
Ajanhallinnan ensimmäinen käytännön askel on oman työn näkyväksi tekeminen. Yrittäjä ei voi johtaa sitä, mitä hän ei näe.
Kirjaa ylös kaikki keskeiset työtehtäväsi. Myynti, asiakastyö, laskutus, henkilöstöasiat, tarjousten teko, markkinointi, sähköpostit, yhteistyökumppanit, kalenterinhallinta, kehitystyö, raportointi ja kaikki muu, mikä toistuu arjessa.
Tämän jälkeen jaa tehtävät esimerkiksi kolmeen ryhmään.
Ensimmäinen ryhmä on tehtävät, jotka vain sinun kannattaa tehdä. Näitä ovat yleensä strategiset päätökset, tärkeimmät asiakassuhteet, avainrekrytoinnit, ison kuvan johtaminen tai sellaiset myyntitehtävät, joissa sinun henkilökohtainen roolisi on ratkaiseva.
Toinen ryhmä on tehtävät, jotka ovat tärkeitä, mutta joku muu voisi tehdä ne yhtä hyvin tai paremmin. Näihin kuuluvat usein monet hallinnolliset työt, raportointi, tiedonhankinta, materiaalien päivittäminen, asiakasrekisterin ylläpito, verkkosivujen sisältöpäivitykset, laskutuksen tuki ja kalenterin järjestely.
Kolmas ryhmä on tehtävät, joita ei ehkä pitäisi tehdä lainkaan. Jokaisessa yrityksessä on toimintatapoja, jotka ovat jääneet päälle, vaikka niiden hyöty on pieni. Niitä kannattaa karsia rohkeasti.
Tämä listaus ei ole kiveen hakattu. Yrittäjän rooli muuttuu yrityksen mukana. Silti listaus auttaa hahmottamaan, mihin aika oikeasti menee ja missä pitäisi tehdä muutoksia.
Kun työtehtävät on listattu, alkaa varsinainen työ: priorisointi.
Kysy itseltäsi kaksi asiaa. Mitkä tehtävät ovat yrityksen kannalta kaikkein merkityksellisimpiä? Mitkä tehtävät vievät paljon aikaa, mutta eivät tuo suoraa lisäarvoa, liikevaihtoa tai kasvua?
Jos tärkeimmät tehtävät jäävät jatkuvasti kiireellisten mutta vähemmän arvokkaiden tehtävien jalkoihin, tilanne on huono. Silloin yrityksen suuntaa johtavat käytännössä sähköposti, muiden ihmisten pyynnöt ja arjen häly.
Yrittäjän kalenterissa pitäisi näkyä yrityksen prioriteetit. Jos kasvu vaatii myyntiä, kalenterissa pitää olla myyntiaikaa. Jos yritys tarvitsee parempia prosesseja, kalenterissa pitää olla aikaa niiden kehittämiseen. Jos henkilöstö tarvitsee johtamista, kalenterissa pitää olla aikaa työntekijöille.
Jos kalenteri kertoo aivan muuta kuin strategia, ongelma ei ole strategiassa vaan ajankäytössä.
Priorisointi tarkoittaa myös sitä, että kaikkeen ei sanota kyllä. Jokainen kyllä tarkoittaa käytännössä ei jollekin muulle. Siksi yrittäjän pitää suojata aikaa tärkeille asioille, ei vain toivoa, että sitä joskus jää.
Monessa yrityksessä yrittäjän aikaa syövät pienet hallinnolliset työt. Ne eivät yksittäin tunnu isoilta, mutta yhdessä ne vievät tunteja viikossa.
Yksi pahimmista aikasyöpöistä on turha manuaalinen työ. Esimerkiksi tietojen siirtäminen yhdestä järjestelmästä toiseen voi olla täysin välttämätöntä, mutta jos tietoa ei tarvitse analysoida tai jalostaa, työ on usein automatisoitavissa tai delegoitavissa.
Ajatellaan yrittäjää, joka on yrityksen paras myyjä. Jos hän käyttää viikossa kolme tuntia tietojen siirtelyyn, hän menettää kolme tuntia myyntiaikaa. Jos tuon ajan voisi käyttää asiakaskontakteihin, tarjouksiin tai neuvotteluihin, menetetty mahdollisuus voi olla paljon suurempi kuin pelkkä kolmen tunnin työaikakustannus.
Sama koskee työntekijöitä. Erityisosaajaa ei kannata kuormittaa tehtävillä, jotka vievät aikaa mutta eivät hyödynnä hänen vahvinta osaamistaan. Jos kallis asiantuntija tekee jatkuvasti rutiininomaista näpyttelyä, yritys käyttää resurssejaan väärin.
Ratkaisuja on kolme: tehtävä poistetaan, automatisoidaan tai delegoidaan.
Delegointi voi tarkoittaa sisäistä työnjakoa, ulkopuolista kumppania tai virtuaaliassistenttia. Tärkeintä on, että oikea ihminen tekee oikeaa työtä.
Oikeiden työkalujen puute voi tulla yritykselle todella kalliiksi.
Joskus ongelma on pieni mutta ärsyttävä: sama tieto pitää syöttää kahteen paikkaan. Joskus ongelma on vakavampi: laskutus unohtuu, asiakastiedot eivät pysy ajan tasalla tai sovitut työt eivät näy missään järjestelmässä. Pahimmillaan yritys on tehnyt työn, maksanut palkat ja kulut, mutta lasku jää lähettämättä, koska prosessi tai työkalu ei toimi.
Tällöin kyse ei ole enää pienestä tehottomuudesta. Kyse on suoraan rahasta.
Moni yrittäjä epäröi työkaluihin investoimista, koska kuukausimaksu tuntuu kululta. Tätä kannattaa katsoa laajemmin.
Jos manuaalinen työ vie kuusi tuntia ja tuntikustannus on 25 euroa, työ maksaa yritykselle 150 euroa. Jos oikea työkalu lyhentää työn yhteen tuntiin ja maksaa 100 euroa kuukaudessa, yhdenkin työsuorituksen kohdalla kustannus voi pudota. Vielä tärkeämpää on se, että vapautuvat tunnit voidaan käyttää johonkin tuottavampaan.
Työkalu ei tietenkään ole ratkaisu kaikkeen. Huono prosessi huonolla työkalulla on edelleen huono prosessi. Mutta oikea työkalu oikeassa paikassa voi vapauttaa merkittävästi aikaa ja vähentää virheitä.
Yrittäjän ajanhallintaa voi lähestyä yksinkertaisena prosessina. Sitä voi muokata omaan tilanteeseen sopivaksi, mutta perusajatus toimii lähes kaikissa yrityksissä.
Ensimmäinen vaihe on tavoite. Mitä yritys yrittää saavuttaa? Kasvua, parempaa katetta, enemmän vapaa-aikaa, parempaa asiakaskokemusta, uutta markkinaa vai vakaampaa arkea?
Toinen vaihe on työtehtävät. Mitä tehtäviä tavoitteen saavuttaminen vaatii? Mitä pitää tehdä päivittäin, viikoittain ja kuukausittain?
Kolmas vaihe on priorisointi. Mitkä tehtävät ovat tärkeimpiä? Mitkä ovat välttämättömiä mutta delegoitavissa? Mitkä voidaan lopettaa?
Neljäs vaihe on tehostaminen. Miten tehtävät tehdään mahdollisimman järkevästi? Tarvitaanko parempia työkaluja, selkeämpiä prosesseja, automaatiota tai apukäsiä?
Viides vaihe on analysointi. Toimiiko suunnitelma käytännössä? Mihin aika oikeasti menee? Missä tulee pullonkauloja? Mitkä tehtävät valuvat aina iltaan?
Kuudes vaihe on muutos. Analyysin perusteella tehdään konkreettisia korjauksia. Sen jälkeen katsotaan uudelleen, toimivatko muutokset.
Töitä voi tehdä kahdella tavalla: tehdä töitä ja tehdä tavoitteellisesti töitä. Yrityksen kannalta jälkimmäinen on selvästi parempi vaihtoehto.
Aikablokkaus on yksi helpoimmista tavoista parantaa ajanhallintaa. Varaa kalenterista omat lohkot eri tehtäville. Esimerkiksi myynti aamupäivään, asiakastyöt tiettyihin päiviin, hallinto tiettyyn aikaan ja sähköpostit vain 2–3 kertaa päivässä. Jos sähköpostia luetaan jatkuvasti, keskittyminen hajoaa.
Projektinhallintatyökalut auttavat pitämään tehtävät näkyvillä. Asana, Trello, Monday.com tai vastaavat työkalut voivat auttaa hahmottamaan, mitä pitää tehdä, kuka vastaa mistäkin ja missä vaiheessa asiat ovat. Työkalu ei kuitenkaan korvaa päätöksentekoa. Sen tarkoitus on tukea tekemistä, ei luoda uutta hallintokerrosta.
Tauotus on myös tärkeää. Esimerkiksi Pomodoro-tekniikassa työskennellään 25 minuutin jaksoissa ja pidetään sen jälkeen lyhyt tauko. Kaikille tämä malli ei sovi, mutta ajatus on hyvä: ihminen ei ole kone. Keskittynyt työ vaatii palautumista myös päivän sisällä.
Sähköpostin ja viestikanavien rajaaminen voi olla valtava helpotus. Kaikkeen ei tarvitse vastata heti. Jos työsi ei ole päivystystä, sinun ei tarvitse elää jatkuvassa ilmoitusvirrassa.
Viikoittainen katsaus auttaa pysymään suunnassa. Käy kerran viikossa läpi, mitä sait aikaan, mikä jäi roikkumaan ja mikä pitää siirtää, poistaa tai delegoida.
Apua kannattaa ottaa silloin, kun yrittäjän kalenteri täyttyy tehtävistä, jotka eivät vaadi yrittäjän omaa osaamista mutta vievät silti merkittävästi aikaa.
Tällaisia tehtäviä voivat olla esimerkiksi sähköpostien järjestely, kalenterinhallinta, asiakasrekisterin ylläpito, laskutuksen tuki, materiaalien päivittäminen, verkkosivujen sisältöpäivitykset, tiedonhankinta, raporttien kokoaminen ja yhteydenpito kumppaneihin.
Virtuaaliassistentti voi olla tähän erittäin järkevä ratkaisu. Kaikkea ei tarvitse palkata talon sisälle, eikä kaikkia tehtäviä tarvitse tehdä itse. Jos yrittäjän kalenterista vapautuu muutama tunti viikossa myyntiin, johtamiseen tai asiakastyöhön, vaikutus voi olla paljon suurempi kuin assistentin kustannus.
Tärkeintä on tunnistaa oikeat tehtävät. Assistentille ei kannata antaa epämääräistä “auta vähän kaikessa” -pakettia, vaan selkeä kokonaisuus, jonka onnistumista voidaan seurata.
Yrittäjän ajankäyttö ja ajanhallinta ovat suoraan yhteydessä yrityksen tehokkuuteen, kasvuun ja yrittäjän jaksamiseen. Yritys ei kehity parhaalla mahdollisella tavalla, jos yrittäjän aika kuluu vääriin tehtäviin.
Ensimmäinen askel on tunnistaa, missä yrittäjä tuottaa eniten lisäarvoa. Sen jälkeen pitää listata omat tehtävät, priorisoida ne, poistaa turhaa tekemistä, ottaa käyttöön oikeat työkalut ja delegoida tehtäviä järkevästi.
Kaikki työ ei ole samanarvoista yrittäjän kalenterissa. Osa työstä pitää tehdä itse. Osa pitää tehdä jonkun muun toimesta. Ja osa kannattaa lopettaa kokonaan.
Kun yrittäjä oppii johtamaan omaa aikaansa, yritys saa paremmat edellytykset kasvaa. Samalla arjesta tulee hallittavampi, tehokkaampi ja usein myös mielekkäämpi.
Jos tarvitset apua tehokkaamman työpäivän rakentamiseen tai haluat siirtää pois tehtäviä, jotka eivät tuo yrityksellesi sitä kuuluisaa lisäarvoa, virtuaaliassistentti voi olla käytännöllinen tapa saada kalenteriin lisää tilaa oikeille asioille.
Priorisointi on taito, joka erottaa tehokkaat ja tuottavat ihmiset ja organisaatiot muista. Se auttaa keskittämään rajalliset resurssit—kuten ajan, energian ja rahat—tärkeimpiin tehtäviin, jotka tuottavat eniten arvoa. Tässä tekstissä käsittelemme, miksi priorisointi on niin tärkeää ja miten se voidaan toteuttaa käytännössä tehokkaasti.
Kuvittele yritys, joka on asettanut vuotiseksi tavoitteekseen 20 prosentin liikevaihdon kasvattamisen. Priorisointistrategian avulla yritys päättää keskittyä kolmeen avainalueeseen: myyntiprosessien kehittäminen, uusien markkinoiden avaaminen ja asiakaspalvelun parantaminen. Jokaiselle osa-alueelle asetetaan selkeät välitavoitteet ja vastuuhenkilöt, ja edistymistä seurataan kuukausittain. Seuraavana steppinä on päättää tärkeimmät tehtävät näiden tavoitteiden toteuttamiseen.
Kun kiire kasvaa, on äärimmäisen tärkeää oppia tunnistamaan, mitkä työtehtävät vievät yritystäsi eteenpäin ja saavuttavat tavoitteesi. Samalla pitää pystyä myös tunnistamaan, että mitkä tehtävät eivät ole tavoitteiden saavuttamisen kannalta niin olennaisia. Jos olet esimerkiksi huippumyyjä, on ehkä hieman turhaa käyttää aikaa laskujen lähettelyyn, kun laskutuksen voisi hoitaa assistentin avulla. Tehokkaalla priorisoinnilla - ja tarvittaessa delegoinnilla - voidaan luoda heti lisää tunteja päivään niiden työtehtävien osalta, jotka luovat yrityksellesi eniten arvoa.
Ps. Jos priorisointioperaation jälkeen huomaat tarvitsevasi ulkoistettuja lisäkäsiä, niin ota meihin yhteyttä!
Nykyajan työelämässä tehokkuus on avainasemassa. Monet yrityspäättäjät ja yrittäjät kokevat päivittäisen työkuorman hallinnan haastavaksi ja jopa mahdottomaksi. Virtuaaliassistenttipalvelut tarjoavat ratkaisun tähän ongelmaan, sillä ne vapauttavat arvokasta aikaa keskeisempiin tehtäviin. Tässä artikkelissa käsittelemme viittä konkreettista tapaa, joilla etäassistentti voi auttaa sinua säästämään aikaa viikoittain.
Modernissa työelämässä sähköpostit voivat muodostaa suuren osan päivittäisestä työkuormasta. Etäassistentti voi systemaattisesti käydä läpi sähköpostisi, poistaa roskapostin, vastata rutiininomaisiin tiedusteluihin ja merkitä tärkeät viestit, jolloin sinun ei itse tarvitse käyttää tähän aikaa.
Etenkin johdon tehtävissä työskentelevät voivat huomata, että päivittäinen sähköpostien käsittely vie jopa useita tunteja. Etäassistentin avulla voit keskittyä vain niihin sähköposteihin, jotka vaativat henkilökohtaista huomiotasi.
Kalenterinhallinta on tärkeää erityisesti kiireisille ammattilaisille. Etäassistentti voi hallinnoida kalenteriasi, varata tapaamiset, välttää päällekkäisyydet ja varmistaa, että kaikki tapaamiset sopivat aikatauluusi optimaalisesti.
Lisäksi etäassistentti voi asettaa muistutuksia tärkeistä tapahtumista ja mukauttaa aikatauluasi liiketoiminnan prioriteettien mukaan, vähentäen stressiä ja parantaen päivittäistä työn hallintaa.
Etäassistentit voivat laatia, muokata ja tarkistaa asiakirjoja, kuten raportteja, esityksiä ja muita liiketoimintadokumentteja. Tämä vapauttaa sinun aikasi keskittymään sisällön sijaan sen strategiseen hyödyntämiseen.
Etäassistentti voi tehdä kattavaa markkinatutkimusta ja kilpailuanalyysia, mikä on välttämätöntä liiketoiminnan kehittämiseen ja strategian määrittelyyn, ja antaa sinulle syvällisemmät tiedot kilpailijoiden toiminnasta. Tämä tieto auttaa mukauttamaan liiketoimintastrategioita markkinatilanteen mukaan - ongelma vain monesti on se, ettei yrityksessä ole johdolla aikaa etsiä tietoa, mutta onneksi etäassistentti voi tässä auttaa.
Kun tarvitset tietoa tietystä aiheesta, etäassistentti voi kerätä ja tiivistää tarvittavat tiedot, säästäen aikaasi, joka muuten menisi pitkien artikkeleiden ja raporttien lukemiseen sekä sisäistämiseen.
Rekrytoinnissa etäassistentti voi hallinnoida työpaikkailmoituksia, seuloa ansioluetteloita ja järjestellä haastatteluja. Tämä tehostaa rekrytointiprosessia ja säästää aikaa, joka olisi muuten käytetty ehdokkaiden alustavaan seulontaan.
Lisäksi etäassistentit voivat hoitaa muita HR-tehtäviä, kuten lomahakemusten käsittelyä ja henkilöstötiedotteiden luomista, mikä vähentää hallinnollisen taakan painetta.
Jotta kirjanpitäjällä homma olisi mahdollisimman helppoa, on erilaisten tositteiden oltava siellä missä pitääkin - ja tässä talousassistentti voi auttaa.
Käyttämällä etäassistenttipalveluja yrityksesi voi vapauttaa merkittävästi kallisarvoista aikaa, joka voidaan ohjata tuottavampiin ja strategisesti tärkeämpiin tehtäviin. Olipa kyse sähköpostien hallinnasta, kalenterinhoidosta, asiakirjojen valmistelusta, tutkimustehtävistä, kirjanpidon avustavista työtehtävistä tai henkilöstöhallinnosta, etäassistentti tuo joustavuutta ja tehokkuutta päivittäisiin toimintoihin. Tämän avulla voit keskittyä yrityksesi kasvuun ja kehittämiseen, optimoiden samalla resurssien käyttöä ja parantaen työhyvinvointia.
Jos tarvitset apua ja lisää aikaa työpäivääsi, ota Etäassariin yhteyttä - autamme mielellämme!
Hallitsemalla tehokkaasti aikaa vieviä töitä, voit merkittävästi parantaa työn tuottavuutta ja tehokkuutta. Tässä artikkelissa käsitellään kymmentä tyypillistä aikasyöppöä ja annetaan vinkkejä, kuinka niitä voi hallita paremmin ilman ulkopuolista apua.
Vinkki: Käytä sähköpostifilttereitä ja -kansioita tehokkaasti. Älä lue sähköposteja koko ajan, ellei ole aivan pakko. Aseta tietyt ajat päivästä sähköpostien käsittelyyn sen sijaan, että tarkistaisit niitä jatkuvasti. Tällä säästät rutkasti aikaa.
Vinkki: Vähennä tarpeettomia kokouksia ja suosi pystykokouksia, jotka ovat lyhyempiä ja keskittyneempiä. Valmistele kokoukset huolellisesti etukäteen määrittämällä selkeä agenda. Lähetä myös agenda kaikille osallistujille ja anna palaverille selkä aikaikkuna.
Vinkki: Käytä online-työkaluja ja -palveluita, jotka automatisoivat matkajärjestelyt. Pidä kaikki matkustustiedot yhdessä paikassa helposti saatavilla. Jos mahdollista, pyri keskittämään esim. hotellimajoittumisia tiettyihin ketjuihin, jotta voit saada paremmat diilit aikaiseksi. Muista kuitenkin kilpailuttaa palveluntarjoajat säännöllisesti, jotta kustannukset pysyvät kurissa.
Vinkki: Käytä tehokkaita hakutyökaluja ja -tekniikoita. ChatGPT 4.0 on äärimmäisen hyvä työkalu, vaikkakin lähteet on syytä tarkistaa manuaalisesti. Vältä syvällistä tutkimusta aiheista, jotka eivät vaadi sitä, ja keskity vain oleelliseen tietoon.
Vinkki: Automatisoi laskutus ja kirjanpito käyttämällä kirjanpito-ohjelmistoja, jotka vähentävät manuaalista työtä ja siitä koituvia virheitä. Myös erilaiset ohjelmistojen väliset integraatiot ja ohjelmistorobotit ovat loistavia asioita, mutta toki ilmaiseksi niitä on mahdotonta saada.
Vinkki: Käytä aikataulutustyökaluja päivitysten automaattiseen julkaisuun. Määritä sosiaalisen median strategia ja suunnittele sisällöt etukäteen, sillä se säästää valtavasti aikaa pitkässä juoksussa.
Vinkki: Luo pohjia ja makroja yleisimmin käytetyille dokumenteille. Käytä puheentunnistusohjelmistoja nopeuttaaksesi kirjoittamista, etenkin englannin kielisissä teksteissä. Suomeksi puheentunnistusohjelmistoja on, mutta niissä on vielä tällä päivämäärällä melko paljon ikäviä virheitä, joiden korjaamiseen menee aikaa.
Vinkki: Käytä asiakaspalvelun chatboteja ja FAQ-sivuja vähentämään toistuvia kyselyitä. Pyri ylipäätään siihen, että sivustoltasi löytyy kaikkiin yleisimpiin kysymyksiin vastaukset, sillä se vähentää turhien toistuvien kysymysten ilmaantumista. Muista kuitenkin, että hyvä asiakaspalvelu - puhelimessa, sähköpostissa tai vaikka chatissä - on osa myyntiprosessia.
Vinkki: Taas ohjelmistojen merkitys korostuu. Käytä henkilöstöhallinnon ohjelmistoja, jotka keskittävät ja automatisoivat työntekijätietojen hallinnan, rekrytoinnin ja perehdytyksen. Kun tiedot ovat ajan tasalla ja ne löytyvät yhdestä paikasta, on työ helpompaa ja nopeampaa.
Vinkki: Käytä projektinhallintatyökaluja, jotka auttavat seuraamaan tehtäviä, aikatauluja ja resursseja. Esimerkiksi Trello voi toimia oikein hyvänä apuna tehtävien ja aikataulujen ylläpidossa. Priorisoi tehtävät ja delegoi, kun mahdollista, jotta jokaiselle projektin jäsenelle saadaan sellaiset tehtävät pöydälle, jotka he voivat hoitaa mielellään ja tehokkaasti.
Vaikka ajanhallinta voi tuntua haasteelliselta, niin asioita voi tehdä tehokkaammin mutta samalla paremmin. Se, että tekee asioita hyvin kerralla ja tekee asiat yhdessä järjestelmässä, yleensä tarkoittaa samalla myös sitä, että aikaa säästyy - ja paljon. Muista myös, että yksi ihminen ei pysty olemaan kaikessa erinomainen ja nopea, joten älä turhaan työllistä itseäsi, tai muita, sellaisilla työtehtävillä, joihin kyvykkyyttä ei niinkään ole. Pyri siis priorisoimaan ja delegoimaan töitä mahdollisuuksien mukaan.
Jos ajanhallinta johtajan näkökulmasta kiinnostaa, niin lue siitä lisää täältä.
Etätyö on muuttanut merkittävästi tapaamme hahmottaa työpäivää ja ajankäyttöä. Tämä muutos tuo mukanaan sekä haasteita että mahdollisuuksia, joita yritysten on tärkeä ymmärtää ja hallita tehokkaan ajankäytön varmistamiseksi.
Etätyö on mullistanut perinteisiä työtapoja, tuoden sekä haasteita että mahdollisuuksia. Tehokkaalla ajankäytöllä ja oikeilla strategioilla nämä haasteet voidaan muuttaa eduiksi, jotka parantavat sekä yksilöiden että yritysten tuottavuutta. Etätyön avulla työntekijät voivat saavuttaa paremman työ- ja kotielämän tasapainon, joka näkyy myös paremmissa työsuorituksissa. Tämän saavuttamiseksi tärkeää on ymmärtää etätyön erityispiirteet ja käyttää hyväksi sen tarjoamia mahdollisuuksia tehokkaan ajankäytön näkökulmasta.
Ajanhallinta on kriittinen taito jokaiselle johtajalle, joka pyrkii parantamaan sekä omaa että tiiminsä tehokkuutta. Tässä artikkelissa esittelemme tehokkaita strategioita, työkaluja ja käytäntöjä, jotka auttavat johtajia hallitsemaan aikaansa paremmin.
Tehokas ajanhallinta on yhtä paljon taitoa kuin sitoutumista. Johtajana sinun on johdettava esimerkillä, näyttämällä tiimillesi, kuinka arvokasta jokainen hetki voi olla - menetettyä aikaa ei takaisin saa. Hyödyntämällä edellä kerrottuja asioita, työkaluja ja tekniikoita, et ainoastaan paranna tuottavuuttasi, vaan myös edistät tiimisi hyvinvointia ja yhteistä menestystä.
