Yhteenveto
Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen on jännittävä hetki. Se on sitä käytännössä jokaiselle yrittäjälle, eikä sitä tarvitse peitellä.
Kyse ei ole vain siitä, että yritykseen tulee uusi ihminen tekemään töitä. Kyse on siitä, että yrittäjän rooli muuttuu. Ennen olet vastannut kaikesta itse. Jatkossa vastaat myös siitä, että joku toinen ihminen pystyy tekemään työnsä hyvin, turvallisesti ja järkevästi.
Samalla ensimmäinen työntekijä on usein merkki siitä, että yrityksellä on mahdollisuus kasvaa. Kaikkea ei voi tehdä yksin loputtomiin. Tai voi yrittää, mutta silloin vastaan tulee yleensä joko aika, jaksaminen tai asiakkaiden määrä.
Yksinyrittäjyys voi näyttää ulospäin kevyeltä ja hallittavalta, mutta siihen liittyy myös iso riski. Jos yksinyrittäjä sairastuu, kuka tekee työt? Usein vastaus on: ei kukaan. Jos sairausloma venyy pitkäksi, tulot voivat pudota nopeasti. Kela ja vakuutukset voivat auttaa jonkin verran, mutta ne eivät yleensä korvaa sitä, että yrityksen päivittäinen tekeminen pysähtyy.
Sama koskee jaksamista. Moni yksinyrittäjä pystyy tekemään kovia kuukausia, kun tilauksia tulee ovista ja ikkunoista. Liikevaihto näyttää hyvältä ja kalenteri on täynnä. Mutta jos kasvu perustuu vain siihen, että yrittäjä tekee enemmän ja enemmän tunteja, se ei ole kestävä malli.
Liian moni ajaa itsensä tilanteeseen, jossa hyvät myyntikuukaudet vaihtuvat pitkään toipumisjaksoon. Sitä kannattaa välttää viimeiseen asti.
Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen on yritykselle iso askel, mutta myös yhteiskunnallisesti hyvä asia. Suomi tarvitsee kasvavia yrityksiä, uusia työpaikkoja ja yrittäjiä, jotka uskaltavat rakentaa toimintaa itseään suuremmaksi.
Erityisen arvokkaita ovat yritykset, joilla on mahdollisuus kasvaa kannattavasti ja parhaassa tapauksessa myös kansainvälisesti. Mutta kasvu ei synny pelkästä tahdosta. Se vaatii rakenteita, osaamista, myyntiä, kassavirtaa ja ihmisiä.
Siksi ensimmäistä työntekijää ei kannata palkata hetken mielijohteesta. Ei siksi, että palkkaaminen olisi huono asia, vaan siksi, että se on niin tärkeä asia. Huonosti valmisteltu palkkaus voi aiheuttaa yritykselle isoja ongelmia. Hyvin valmisteltu palkkaus taas voi olla käännekohta, jonka jälkeen yritys pääsee seuraavalle tasolle.
Moni yrittäjä alkaa miettiä työntekijän palkkaamista siinä vaiheessa, kun kalenteri on liian täynnä. Se on ymmärrettävää, mutta pelkkä kiire ei vielä riitä perusteeksi.
Ennen palkkaamista pitää katsoa numeroita. Onko yrityksellä riittävä kassavirta? Onko tulevaa työmäärää näkyvissä riittävästi? Onko myyntiputkessa oikeasti töitä, vai perustuuko tilanne vain yhteen hyvään kuukauteen? Kestääkö yritys sen, että uusi työntekijä ei heti ensimmäisestä päivästä alkaen tuota täyttä tehoa?
Uusi työntekijä tarvitsee perehdytystä. Hän kysyy, opettelee, tekee aluksi hitaammin ja tarvitsee tukea. Tämä on täysin normaalia. Siksi olisi hyvä, että yrityksellä on hieman taloudellista puskuria ennen palkkausta.
Tilitoimiston kanssa kannattaa käydä läpi palkkaamisen vaikutukset. Mitä työntekijä maksaa kokonaisuudessaan? Miten palkanmaksu hoidetaan? Mitä sivukuluja, vakuutuksia ja ilmoituksia pitää huomioida? Näissä ei kannata arvailla.
Työntekijän palkkaaminen ei ole vain “sovitaan palkka ja aloitetaan maanantaina” -tyyppinen asia. Mukana on työsopimus, työaika, palkka, mahdollinen työehtosopimus, vakuutukset, työterveyshuolto, tietosuoja, perehdytys ja monta muuta yksityiskohtaa.
Näissä asioissa kannattaa käyttää asiantuntijaa. Jos yrittäjällä ei ole kokemusta työnantajana toimimisesta, HR-ammattilaisen tai osaavan kumppanin apu voi olla erittäin arvokasta. Virheet sopimuksissa, ehdoissa tai prosessissa voivat tulla myöhemmin kalliiksi.
Ensimmäinen työntekijä on usein myös ensimmäinen kerta, kun yrittäjä joutuu rakentamaan yritykseen työnantajan käytäntöjä. Se kannattaa tehdä alusta asti kunnolla. Ei raskaasti, ei byrokraattisesti, mutta selkeästi.
Ensimmäisen työntekijän kohdalla rekrytoinnin merkitys korostuu. Pienessä yrityksessä yksi ihminen vaikuttaa paljon. Hän vaikuttaa asiakaskokemukseen, tekemisen laatuun, työilmapiiriin ja yrittäjän arkeen.
Siksi on tärkeää miettiä tarkasti, millaista henkilöä etsitään. Haetaanko kokenutta tekijää, joka pystyy ottamaan vastuuta nopeasti? Vai haetaanko oppimiskykyistä ihmistä, jonka voi kouluttaa yrityksen toimintatapaan? Tarvitaanko itsenäistä ongelmanratkaisijaa vai ihmistä, joka tekee tarkasti tietyn prosessin mukaan?
Tärkeää ei ole aina löytää paperilla “paras” henkilö. Tärkeää on löytää juuri tähän yritykseen, tähän vaiheeseen ja tähän rooliin sopiva henkilö.
Jos yrittäjällä ei ole kokemusta rekrytoinnista, kumppanin käyttäminen on usein fiksu päätös. Ammattilainen voi auttaa työpaikkailmoituksen laatimisessa, hakijoiden arvioinnissa, haastattelujen suunnittelussa, lakiasioiden huomioinnissa ja siinä, että prosessi pysyy asiallisena alusta loppuun.
Rekrytointi on myös markkinointia. Hakijat muodostavat yrityksestä mielikuvan sen perusteella, miten heitä kohdellaan. Jos viestintä on hidasta, rooli epäselvä tai lupaukset ylimitoitettuja, se kertoo yrityksestä paljon.
Hyvä rekrytointi voi mennä hukkaan, jos perehdytys epäonnistuu.
Ensimmäinen työntekijä ei voi tietää kaikkea yrittäjän päästä. Monessa pienessä yrityksessä toimintatavat ovat vuosien aikana syntyneet yrittäjän omiksi rutiineiksi. Ne eivät välttämättä ole missään dokumentoituna. Kun uusi työntekijä tulee taloon, nämä asiat pitää tehdä näkyviksi.
Miten asiakkaille vastataan? Miten työ kirjataan? Mistä tiedostot löytyvät? Miten laskutus etenee? Mitä tehdään, jos tulee ongelma? Kuka päättää mistäkin? Millainen palvelutaso asiakkaille luvataan?
Perehdytys ei ole vain ensimmäisen päivän esittelykierros. Se on prosessi, jonka aikana työntekijä oppii tekemään työnsä yrityksen tavalla. Hyvä perehdytys säästää aikaa, vähentää virheitä ja auttaa työntekijää pääsemään tuottavaksi nopeammin.
Yksi fiksu tapa valmistautua on vapauttaa yrittäjän aikaa jo ennen palkkausta. Tämä kuulostaa yksinkertaiselta, mutta on käytännössä tärkeä kasvun väline.
Jos yrittäjän kalenteri on täynnä hallinnollisia töitä, laskujen lähettelyä, kuittien etsimistä, sisältöjen päivittämistä, sähköpostien järjestelyä ja tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen, myynnille ja tuotannolliselle työlle jää liian vähän aikaa.
Ennen ensimmäisen työntekijän palkkaamista yrittäjän kannattaa pyrkiä lisäämään omaa kapasiteettiaan niissä tehtävissä, jotka tuovat rahaa sisään. Se tarkoittaa myyntiä, asiakastyötä ja tuotannollista tekemistä. Kaikki muu, mikä on välttämätöntä mutta ei vaadi yrittäjän omaa osaamista, kannattaa arvioida delegoitavaksi.
Tässä virtuaaliassistentti, etäassistentti tai toimistoassistentti voi olla erittäin hyvä apu. Kaikki yritykset eivät tarvitse kokopäiväistä assistenttia. Monelle riittää esimerkiksi 10–20 tuntia kuukaudessa apua toimistotöihin, laskutuksen tukemiseen, verkkosivujen päivityksiin, asiakasrekisterin ylläpitoon, sähköpostien järjestelyyn tai muihin käytännön tehtäviin.
Kun nämä työt eivät ole yrittäjän pöydällä, yrittäjä voi käyttää vapautuvan ajan myyntiin ja asiakastyöhön. Se voi vahvistaa kassavirtaa ennen ensimmäisen työntekijän aloittamista.
Kaikki kasvu ei vaadi heti työsuhteista työntekijää. Joskus järkevämpi ensimmäinen askel on ostaa apua ulkopuolelta.
Virtuaaliassistentti voi auttaa tilanteessa, jossa töitä on enemmän kuin yrittäjä ehtii hoitaa, mutta kokoaikaisen työntekijän palkkaaminen tuntuu vielä liian isolta askeleelta. Tämä antaa yrittäjälle mahdollisuuden testata delegointia, rakentaa prosesseja ja vapauttaa omaa aikaa ilman täyttä työnantajariskiä.
Samalla yrittäjä oppii johtamaan työtä. Mitä tehtäviä kannattaa antaa muille? Miten ohjeistetaan? Miten seurataan työn etenemistä? Mitä pitää dokumentoida? Nämä ovat samoja taitoja, joita tarvitaan myöhemmin työntekijän kanssa.
Kun ensimmäinen työntekijä lopulta aloittaa, yrityksessä voi olla jo parempi rakenne. Osa hallinnollisista töistä on ulkoistettu, yrittäjällä on enemmän aikaa myyntiin ja uudelle työntekijälle löytyy selkeämpi tuotannollinen rooli.
Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen on iso, jännittävä ja parhaimmillaan erittäin hieno askel. Se voi viedä yrityksen uudelle tasolle ja vähentää yksinyrittäjyyteen liittyvää henkilöriippuvuutta.
Palkkaamista ei kuitenkaan kannata tehdä kiireessä. Ennen rekrytointia pitää katsoa kassavirtaa, työmäärää, sopimuksia, lakisääteisiä velvoitteita, perehdytystä ja sitä, millainen ihminen yritykseen oikeasti tarvitaan.
Yrittäjän ei tarvitse tehdä tätä yksin. Tilitoimisto, HR-ammattilainen ja käytännön arkea helpottava virtuaaliassistentti voivat kaikki olla mukana rakentamassa hallitumpaa kasvua.
Aikaa on rajallisesti. Jos yrittäjä käyttää parhaat tuntinsa kuittien etsimiseen, tietojen siirtelyyn, laskujen lähettämiseen tai verkkosivupäivityksiin, se aika on pois myynnistä ja asiakkaista. Siksi delegointi ei ole laiskuutta, vaan kasvun edellytys.
Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen onnistuu parhaiten silloin, kun yritys valmistellaan siihen ajoissa. Fiksusti, tehokkaasti ja kestävästi.
