Yhteenveto
Työllistävät ja kasvavat yritykset ovat Suomen kaltaisessa maassa hyvinvoinnin selkäranka. Siksi on hienoa, jos yrittäjällä on halu kasvattaa yritystään paremmaksi, kannattavammaksi ja enemmän ihmisiä työllistäväksi.
Kasvu ei kuitenkaan ole itseisarvo. Isompi yritys ei automaattisesti tarkoita parempaa yritystä. Jos perusta on vinossa, kasvu ei korjaa ongelmia, vaan yleensä kasvattaa niitä. Pieni sekava yritys voi muuttua isoksi sekavaksi yritykseksi, jossa ongelmat maksavat enemmän ja niiden korjaaminen on vaikeampaa.
Siksi yrityksen kasvua kannattaa miettiä rauhassa ja käytännön kautta. Mitä halutaan kasvattaa? Liikevaihtoa, katetta, henkilöstöä, asiakasmäärää, markkinaosuutta vai yrittäjän vapautta? Nämä eivät ole aina sama asia.
Kasvu on parhaimmillaan suunniteltua, kannattavaa ja kestävää. Ei pelkkää kiirettä, lisää tunteja ja jatkuvaa venymistä.
Ensimmäinen kysymys on yksinkertainen, mutta tärkeä: miksi haluat yrityksesi kasvavan?
Tähän ei ole yhtä oikeaa vastausta. Joku haluaa rakentaa itselleen paremman tulotason. Toinen haluaa työllistää ihmisiä. Kolmas haluaa tehdä yrityksestä myytävän. Neljäs haluaa vähentää omaa riippuvuuttaan päivittäisestä asiakastyöstä. Viides näkee markkinassa mahdollisuuden ja haluaa ottaa siitä osansa.
Kaikki nämä voivat olla hyviä syitä.
Tärkeintä on, että yrittäjä tunnistaa omat ajurinsa. Kasvun aikana tulee väistämättä hetkiä, jolloin epävarmuus kasvaa. Pitää investoida ennen kuin raha tulee takaisin. Pitää palkata ennen kuin kaikki on täysin varmaa. Pitää tehdä päätöksiä, joissa on riskiä.
Jos oma miksi on epäselvä, tiukoissa paikoissa päätöksenteko vaikeutuu. Silloin on helppo lähteä poukkoilemaan, peruuttaa liian aikaisin tai ottaa riskejä vääristä syistä.
Kasvu vaatii vatsaa. Siksi yrittäjän pitää tietää, minkä takia hän sitä tavoittelee.
Yrityksen perustehtävä on ratkaista asiakkaan ongelma. Tämä kuulostaa itsestään selvältä, mutta kiireessä se unohtuu yllättävän helposti.
Jos yritys haluaa kasvaa kannattavasti, sen pitää ymmärtää tarkasti, mitä ongelmaa se ratkaisee, kenelle se ratkaisee sen ja miksi asiakas valitsee juuri tämän yrityksen.
Kasvu ei yleensä löydy rönsyilystä. Moni pieni yritys yrittää kasvattaa liikevaihtoa ottamalla vastaan vähän kaikkea kaikille. Hetken aikaa se voi toimia, mutta usein seurauksena on sekava palveluvalikoima, vaikea myynti, huono kate ja yrittäjän jatkuva kuormitus.
Fokus on kasvun ystävä.
Kun yritys tietää, mikä sen ydinosaaminen on, se pystyy kehittämään palvelunsa paremmaksi, myymään sitä selkeämmin ja rakentamaan prosesseja sen ympärille. Kasvu ei silloin perustu sattumaan, vaan toistettavuuteen.
Samalla pitää katsoa rehellisesti markkinaa. Onko kasvulle tilaa? Onko kysyntää riittävästi? Onko tuote tai palvelu oikeasti kunnossa? Jos ravintola ei saa 50 asiakaspaikkaa täyteen, 100 asiakaspaikan avaaminen ei todennäköisesti ratkaise ongelmaa. Ensin pitää ymmärtää, miksi nykyinen kapasiteetti ei täyty.
Sama pätee lähes jokaiseen yritykseen. Ensin tuote, palvelu, asiakasymmärrys ja toimituskyky kuntoon. Sitten kasvua päälle.
Yritys ei voi kasvaa loputtomiin vain yrittäjän omalla työajalla. Jossain vaiheessa tarvitaan lisää käsiä, lisää osaamista tai molempia.
Tässä kohtaa moni yrittäjä jarruttaa. Se on ymmärrettävää. Palkkaaminen on iso päätös, etenkin ensimmäisten työntekijöiden kohdalla. Uuteen ihmiseen liittyy aina riski. Onko hän oikea henkilö? Riittääkö työmäärä? Kestääkö kassavirta? Osaanko johtaa? Entä jos rekrytointi epäonnistuu?
Nämä ovat hyviä kysymyksiä. Niitä ei pidä ohittaa.
Samalla pitää ymmärtää, että kasvua ei synny ilman kapasiteettia. Jos myynti vetää, mutta kukaan ei ehdi toimittaa, kasvu muuttuu nopeasti asiakastyytymättömyydeksi. Jos yrittäjä tekee kaiken itse, pullonkaula pysyy aina samassa paikassa.
Yksi tapa pienentää palkkaamisen riskiä on varmistaa ennen rekrytointia, että nykyinen tekeminen on mahdollisimman tehokasta. Kun tuotanto toimii järkevästi ja kate on kunnossa, uuden työntekijän ei tarvitse olla heti ensimmäisestä kuukaudesta alkaen superkannattava. Hänelle jää aikaa oppia ja päästä sisään työhön.
Monessa yrityksessä kasvuun haetaan lisää myyntiä, vaikka ensin pitäisi katsoa, mihin aika kuluu.
Lähes jokaisessa yrityksessä on aikasyöppöjä. Ne ovat tehtäviä, jotka vievät aikaa mutta eivät tuota vastaavaa arvoa. Niitä ei aina huomata, koska ne ovat muuttuneet osaksi normaalia arkea.
Aikasyöppöjä voivat olla esimerkiksi tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen, turhat hyväksyntäkierrokset, epäselvät työohjeet, manuaaliset kirjaukset, kuittien etsiminen, huonosti organisoidut asiakastiedot, liian pitkä sähköpostiketjuttelu tai se, että kallis asiantuntija tekee toistuvasti töitä, jotka joku muu voisi hoitaa.
Paras tapa löytää nämä on yksinkertainen: seuratkaa viikon ajan, mihin työaika oikeasti menee. Kirjatkaa tehtävät mahdollisimman tarkasti. Jo viikon jälkeen näkyy usein asioita, jotka yllättävät.
Sen jälkeen kysytään: mitä tästä voidaan poistaa, automatisoida, yksinkertaistaa tai delegoida?
Tämä on kasvun kannalta erittäin tärkeää. Jos yritys kasvaa tehottoman toimintamallin päälle, tehottomuus kasvaa mukana.
Kuvitellaan palveluyritys, jossa työntekijä käy päivän aikana useissa asiakaskohteissa. Jokaisen käynnin jälkeen hän kirjaa puhelimella järjestelmään, mitä tehtiin, kauanko työ kesti ja mitä pitää huomioida seuraavaksi.
Kirjaamiseen menee noin 10 minuuttia per kohde. Jos kohteita on viisi päivässä, kirjauksiin kuluu 50 minuuttia työaikaa päivässä. Tämä on lähes tunti pois asiakastyöstä.
Jos työntekijä sen sijaan jättää minuutin mittaisen ääniviestin jokaisen kohteen jälkeen ja toimistolla assistentti hoitaa kirjaukset järjestelmään tehokkaasti tietokoneella, työntekijältä vapautuu aikaa. Hän voi ajaa suoraan seuraavaan kohteeseen ja mahdollisesti hoitaa päivän aikana yhden asiakaskäynnin enemmän.
Jos yksi lisäkäynti tuo 100 euroa liikevaihtoa ja assistentin työ maksaa selvästi vähemmän kuin lisäkäynnin kate, tehostus on järkevä. Kyse ei ole vain säästämisestä, vaan resurssien oikeasta käytöstä.
Juuri tällaisissa tilanteissa virtuaaliassistentti voi olla erittäin hyvä apu. Hän voi hoitaa kirjauksia, järjestelmien päivittämistä, raportointia, laskutuksen tukitehtäviä, asiakasrekisterin ylläpitoa ja muita töitä, jotka vievät tuotannolta aikaa mutta eivät vaadi suorittavan työn tekijän läsnäoloa.
Pienet parannukset voivat muuttua isoiksi euroiksi, kun ne toistuvat joka päivä.
Kun tekeminen on tehostettu ja myyntiä halutaan lisää, vastaan tulee usein seuraava kysymys: mistä saadaan lisää ihmisiä?
Monella alalla kasvu on suoraan kiinni osaajien saatavuudesta. Jos tekijöitä ei saada lisää, myynti ei auta. Konsulttikooditalo, remonttifirma, tilitoimisto, hoiva-alan yritys tai asiantuntijapalvelu ei voi toimittaa loputtomasti enempää ilman osaavia ihmisiä.
Siksi myös pienen yrityksen kannattaa miettiä henkilöstöstrategiaa. Ei sen tarvitse olla raskas PowerPoint-harjoitus. Riittää, että yrittäjä miettii käytännön kysymyksiä.
Millaisia ihmisiä tarvitsemme seuraavaksi? Pitääkö kaikkien olla kokeneita ammattilaisia, vai voisimmeko kouluttaa junior-tason tekijöitä? Miten perehdytys hoidetaan? Miten varmistamme, että hyvät työntekijät pysyvät? Miten työntekijöiden tyytyväisyyttä seurataan? Miten esihenkilötyö hoidetaan, kun yritys kasvaa?
Vanha hyvä työntekijä on yleensä halvempi kuin uuden etsiminen. Siksi henkilöstöstä huolehtiminen ei ole pehmeä sivujuonne, vaan kannattavuuskysymys.
HR-asioita ei tarvitse osata yksin. Rekrytointia, perehdytystä, henkilöstökyselyitä, työaikaraportteja ja henkilöstötietojen hallintaa voi hoitaa myös ulkopuolisen avun kanssa.
Kasvua ei tule ilman myyntiä. Tämä on kylmä fakta.
Mutta yhtä tärkeä fakta on tämä: myyntiä ei kannata kasvattaa sokkona ennen kuin yrityksen tausta-asiat ovat kunnossa. Jos myyjät myyvät enemmän kuin tuotanto pystyy toimittamaan, seurauksena on pettyneitä asiakkaita ja kuormittunut henkilöstö.
Kun toimituskyky on kunnossa, myyntiin ja markkinointiin pitää panostaa määrätietoisesti. Harva yritys kasvaa sillä, että asiakkaat ilmestyvät tyhjästä.
Markkinoinnin tehtävä on tehdä yritys näkyväksi oikealle kohderyhmälle. Sen pitää auttaa asiakasta huomaamaan oma ongelmansa, ymmärtämään miksi ongelma kannattaa ratkaista ja miksi juuri teidän yrityksenne on hyvä valinta.
Myynnin tehtävä on viedä keskustelut maaliin. Hyvä myyjä tunnistaa oikeat asiakkaat, rakentaa luottamusta, ymmärtää tarpeet ja varmistaa, että sovitut asiat etenevät. Myynti ei ole vain tyrkyttämistä. Se on asiakkaan auttamista päätöksenteossa.
Pienessä yrityksessä myynti ja markkinointi jäävät usein yrittäjän harteille. Jos kasvua halutaan, tähän pitää varata aikaa ja resursseja. Jos yrittäjän aika menee hallinnolliseen sälään, myynti kärsii ensimmäisenä.
Tässäkin assistentti voi auttaa. Hän ei välttämättä tee strategista myyntityötä yrittäjän puolesta, mutta hän voi vapauttaa yrittäjän kalenterista tunteja sille työlle. Lisäksi hän voi auttaa markkinoinnin käytännön tekemisessä, kuten somepäivityksissä, verkkosivujen ylläpidossa, materiaalien päivittämisessä, uutiskirjeissä ja asiakasrekisterin hallinnassa.
Kasvava yritys tarvitsee osaamista. Kaikkea osaamista ei tarvitse palkata taloon, eikä kaikkea tarvitse opetella itse.
Jos yritys tarvitsee apua rekrytointiin, HR-asioihin, taloushallintoon, markkinointiin, järjestelmiin, prosessien kehittämiseen tai hallinnollisiin tehtäviin, apua voi ostaa ulkopuolelta. Fiksu yrittäjä ei mittaa ulkopuolisen avun arvoa vain laskun loppusummalla, vaan sillä, mitä virheitä vältetään ja mitä aikaa vapautuu.
Jos asiantuntijan käyttäminen maksaa tuhat euroa mutta säästää kymmenien tuhansien eurojen rekrytointivirheen, päätös on ollut halpa. Jos assistentti vapauttaa yrittäjältä joka kuukausi tunteja myyntiin, hän ei ole pelkkä kulu vaan mahdollinen kasvun mahdollistaja.
Yrittäjän tärkeä taito on tunnistaa omat vahvuutensa. Mitä minun kannattaa tehdä itse? Mitä jonkun toisen kannattaa tehdä? Mitä ei kannattaisi tehdä ollenkaan?
Näihin kysymyksiin vastaaminen on usein kasvun alku.
Pienen yrityksen kasvattaminen isommaksi on hieno tavoite, mutta sitä ei kannata tehdä pää edellä seinään. Kasvu vaatii suunnitelmaa, fokusta, kassavirtaa, ihmisiä, myyntiä ja kykyä kehittää yrityksen arkea.
Ensin pitää ymmärtää, miksi kasvua halutaan. Sen jälkeen pitää kirkastaa, mitä ongelmaa yritys ratkaisee ja kenelle. Kun perusta on kunnossa, kannattaa etsiä aikasyöpöt ja parantaa nykyisen tekemisen tehokkuutta. Vasta sen jälkeen lisämyynti, rekrytointi ja uudet investoinnit rakentuvat terveemmälle pohjalle.
Kasvu ei tarkoita sitä, että yrittäjä tekee enemmän kaikkea. Usein kasvu tarkoittaa sitä, että yrittäjä tekee vähemmän vääriä asioita ja enemmän oikeita asioita.
Suomi tarvitsee kasvavia yrityksiä. Mutta ennen kaikkea Suomi tarvitsee kannattavasti kasvavia yrityksiä, joissa yrittäjät, työntekijät ja asiakkaat voivat hyvin.
Kaikkea parasta sinulle, joka olet kasvattamassa yritystäsi. Teitä tarvitaan.
