Yhteenveto
Sihteeripalvelut etänä ovat tätä päivää. Enää hyvin harva toimistotyö vaatii sitä, että ihminen istuu fyysisesti samassa tilassa yrittäjän tai muun tiimin kanssa.
Laskut kulkevat sähköisesti. Asiakasrekisterit ovat pilvipalveluissa. Tarjoukset tehdään järjestelmissä. Palaverit hoituvat videoyhteyksillä. Kalenterit, dokumentit, sähköpostit, tehtävälistat ja raportit ovat käytännössä kaikkialla mukana, kunhan oikeudet ja toimintatavat ovat kunnossa.
Ja hyvä niin.
Etänä toimiva sihteeri, etäsihteeri, virtuaaliassistentti tai toimistoassistentti tekee pohjimmiltaan samaa työtä kuin sihteerit ovat tehneet aina ennenkin: pitää arjen kasassa ja vapauttaa muiden aikaa niihin tehtäviin, joissa heidän panoksensa on yritykselle arvokkain.
Yrittäjän näkökulmasta tämä tarkoittaa yleensä yhtä asiaa: aikaa pitää saada pois rutiineista ja takaisin myyntiin, asiakastyöhön, tuotantoon, kehittämiseen ja johtamiseen.
Etänä tehtävä sihteeripalvelu tarkoittaa käytännössä sitä, että yrityksen arjen hallinnollisia ja avustavia tehtäviä hoidetaan ilman fyysistä toimistolla olemista. Työ voi olla säännöllistä viikoittaista apua tai yksittäisiä kokonaisuuksia tarpeen mukaan.
Sihteeripalvelu voi liittyä esimerkiksi myyntiin, taloushallintoon, asiakaspalveluun, johdon tukemiseen, markkinointiin tai yleisiin toimistotöihin.
Myyntisihteeri voi auttaa tarjousten valmistelussa, tilausten käsittelyssä, asiakasrekisterin päivittämisessä, tuotetietojen ylläpidossa ja raporttien kokoamisessa. Taloussihteeri voi auttaa laskutuksessa, myynti- ja ostoreskontrassa, maksusuoritusten seurannassa tai aineiston kokoamisessa kirjanpitäjälle. Johdon assistentti voi puolestaan hoitaa kalenterinhallintaa, sähköpostien järjestelyä, tiedonhankintaa, kilpailutuksia ja yhteydenpitoa kumppaneihin.
Tehtävänimike ei ole olennaisin asia. Olennaista on se, että oikeat tehtävät siirtyvät oikealle ihmiselle.
Hyvä sihteeri ei ole yrityksessä koriste tai vanhanaikainen hallintorooli. Hyvä sihteeri on tehokkuuden mahdollistaja.
Yrityksessä on paljon tehtäviä, jotka ovat pakollisia mutta eivät välttämättä järkevintä ajankäyttöä yrittäjälle. Esimerkiksi bulkkitarjousten tekeminen, kuittien etsiminen, laskujen lähettäminen, tietojen vieminen järjestelmästä toiseen, sähköpostien järjestely, kokousmuistioiden viimeistely tai asiakasrekisterin siivoaminen voivat olla täysin tarpeellisia töitä.
Mutta ovatko ne juuri yrittäjän tärkeimpiä töitä?
Usein eivät.
Jos yrittäjän tunti on yrityksen kannalta arvokkaimmillaan myynnissä, asiakastyössä, asiantuntijatyössä tai uuden liiketoiminnan rakentamisessa, hänen ei kannata käyttää parasta työaikaansa toistuviin toimistotöihin. Ne pitää kyllä tehdä, mutta kysymys kuuluu: kenen ne kannattaa tehdä?
Tässä kohtaa etäsihteeri tuo yritykseen suoraa hyötyä. Hän ei vain “auta vähän”, vaan mahdollistaa sen, että yrittäjän aika ohjautuu oikein.
Parhaat yrittäjät ja työntekijät eivät ole parhaita siksi, että he tekisivät kaikkea. He ovat hyviä siksi, että he käyttävät aikansa oikein.
Huippumyyjä ymmärtää, mihin asiakkuuksiin kannattaa panostaa ja mistä kannattaa kohteliaasti kieltäytyä. Hyvä yrittäjä ymmärtää, milloin oma aika pitää käyttää myyntiin, milloin investoinnin valmisteluun, milloin asiakkaan ongelman ratkaisemiseen ja milloin yrityksen suunnan kirkastamiseen.
Sama logiikka pätee toimistotöihin. Jos yritys tarvitsee uuden investoinnin, uuden myyntikanavan, paremman asiakasprosessin tai lisää kauppaa, yrittäjän ei kannata samaan aikaan käyttää tunteja tietojen kopioimiseen järjestelmästä toiseen.
Aikaa on rajallisesti. Meillä kaikilla on käytännössä vain tietty määrä laadukkaita työtunteja päivässä. Jos ne käytetään väärin, yritys ei mene eteenpäin, vaikka yrittäjä olisi koko ajan kiireinen.
Tässä on iso ero: on eri asia olla töissä kuin tehdä töitä. Ja vielä tarkemmin: on eri asia tehdä kaikenlaista kuin tehdä niitä töitä, joita oikeasti pitäisi tehdä.
Etäsihteeri auttaa poistamaan yrittäjän työpäivästä sellaista tekemistä, joka vie energiaa mutta ei välttämättä kasvata yritystä. Samalla yrittäjä pysyy paremmin kiinni siinä, missä hänen oma panoksensa tuottaa eniten arvoa.
Monessa pienyrityksessä ongelma ei ole yhden suuren asian puuttuminen, vaan kymmenien pienten asioiden kasaantuminen.
Yksi lasku odottaa lähettämistä. Yksi tarjous pitää viimeistellä. Asiakkaan viestiin piti palata jo eilen. Verkkosivulle pitäisi päivittää uusi tieto. Kirjanpitäjä pyysi aineistoa. Kalenteriin pitäisi löytää aika palaverille. Yhteistyökumppanille piti lähettää materiaali. CRM:ssä on vanhentuneita tietoja.
Yksittäin nämä ovat pieniä asioita. Yhdessä ne muodostavat henkisen kuorman, joka seuraa yrittäjää koko ajan.
Sihteeripalvelun arvo näkyy usein juuri tässä. Kun sovitut asiat hoituvat säännöllisesti, yrittäjän ei tarvitse pitää kaikkea omassa päässään. Toiminta muuttuu järjestelmällisemmäksi. Asiat eivät jää roikkumaan. Asiakkaat saavat vastauksia nopeammin. Kirjanpitoaineisto pysyy paremmin kasassa. Markkinoinnin päivitykset eivät unohdu viikoiksi.
Tämä ei ole vain mukavuuskysymys. Se vaikuttaa myös asiakaskokemukseen, kassavirtaan ja yrityksen ammattimaiseen vaikutelmaan.
Hyvä sihteeri ei ole pelkkä tehtävälista. Kun sihteeri oppii tuntemaan yrityksen, yrittäjän ja toimintatavat, hän alkaa nähdä asioita, joihin yrittäjä on itse jo sokeutunut.
Yrittäjä katsoo yritystä usein hyvin läheltä. Se on luonnollista, koska hän elää yrityksen arkea joka päivä. Sihteeri taas näkee paljon käytännön tekemistä, mutta hieman eri kulmasta. Hän huomaa, jos samat asiat toistuvat turhaan, jos tieto liikkuu huonosti, jos järjestelmät eivät palvele tekemistä tai jos yrittäjän aikaa valuu jatkuvasti samoihin rutiineihin.
Joskus arvo syntyy yhdestä oikeasta kysymyksestä.
“Miksi tämä tehdään aina käsin?”
“Voisiko tähän tehdä valmiin pohjan?”
“Kannattaisiko nämä yhteydenotot ohjata yhteen paikkaan?”
“Miksi tämä tieto viedään kahteen järjestelmään?”
“Voisiko laskutus lähteä aina tiettynä päivänä?”
Tällaiset kysymykset voivat tuntua pieniltä, mutta ne voivat avata isoja parannuksia yrityksen arkeen.
Etäsihteeripalvelu sopii erityisesti yrittäjälle tai pienyritykselle, joka tarvitsee apua, mutta ei vielä kokopäiväistä työntekijää.
Tarve voi olla esimerkiksi 10, 15 tai 20 tuntia kuukaudessa. Se voi olla säännöllistä viikoittaista apua tai tiettyyn projektiin liittyvä kokonaisuus. Tärkeintä on, että apu mitoitetaan todellisen tarpeen mukaan.
Etäsihteeri sopii hyvin tilanteisiin, joissa yrittäjän to do -lista kasvaa nopeammin kuin se lyhenee. Jos kahdeksan tunnin työpäivä ei riitä olennaisiin töihin, ratkaisu ei aina ole pidempi työpäivä. Usein ratkaisu on parempi työnjako.
Tyypillisiä merkkejä avuntarpeesta ovat esimerkiksi nämä: laskutus viivästyy, sähköpostit ruuhkautuvat, asiakasrekisteri ei pysy ajan tasalla, markkinointipäivitykset jäävät tekemättä, kirjanpitoaineistoa etsitään paniikissa, tarjoukset lähtevät myöhässä tai yrittäjä tekee toimistotöitä iltaisin ja viikonloppuisin.
Silloin ei ole kyse siitä, että yrittäjä olisi huono organisoimaan. Kyse voi olla yksinkertaisesti siitä, että tekemistä on liikaa yhdelle ihmiselle.
Sihteeripalvelut etänä ovat käytännöllinen ja nykyaikainen tapa lisätä yrityksen tehokkuutta ilman, että tarvitsee palkata heti omaa kokopäiväistä työntekijää.
Hyvä etäsihteeri auttaa pitämään arjen kasassa. Hän hoitaa sovittuja tehtäviä, vapauttaa yrittäjän aikaa, parantaa työn rytmiä ja tuo usein myös uusia näkökulmia siihen, miten yrityksen tekemistä voisi selkeyttää.
Yrittäjän ei tarvitse tehdä kaikkea itse. Eikä hänen kannata tehdä kaikkea itse. Jos paras työaika menee kuittien etsimiseen, tietojen siirtämiseen, sähköpostien järjestelyyn tai kalenterisäätöön, se aika on pois niistä töistä, jotka vievät yritystä eteenpäin.
Etäsihteeri, virtuaaliassistentti tai etäassistentti voi olla juuri se apu, joka palauttaa työpäivään järjen. Kun arjen rutiinit hoituvat, yrittäjä pystyy keskittymään siihen, missä hänestä on yritykselle eniten hyötyä.
Se on fiksua, tehokasta ja kestävää tekemistä.
