Sihteeripalvelu etänä on tätä päivää, sillä enää harvoin on toimistoissa sellaisia työtehtäviä, jotka nykypäivän järjestelmillä ja työkaluilla vaativat fyysistä läsnäoloa.
Ja hyvä niin!
Kuten ennenkin, sihteerin työt luovat lisää aikaa niihin töihin, jotka luovat eniten lisäarvoa. Oli kyseessä sitten myyntityöt (myyntisihteeri), kirjanpidon avustavat tehtävät (taloussihteeri) tai vaikkapa johdon auttaminen (johdon assistentti), niin kyseessä on käytännössä aina ajan säästäminen ja siihen liittyvä optimointi - miten olemassa olevilla resursseilla saadaan kaikki teho irti.
Sihteerin tärkein tehtävä onkin pitää homma kasassa sekä mahdollistaa töillään se, että esimerkiksi yrittäjä voi keskittyä yritykselle eniten merkitystä tuoviin työtehtäviin.
Voidaan varmasti olla samaa mieltä, ettei esimerkiksi bulkkitarjousten luonti, tietojen vieminen järjestelmästä toiseen tai kuittien selvittäminen kirjanpitäjälle ole välttämättä yrittäjän ajankäytön kannalta olennaisinta.
Nuokin tehtävät kyllä pitää tehdä, mutta kysymys kuuluukin, että kenen tehtäviä niiden tulisi olla?
Harvoin on niitä tilanteita, että yrittäjän pitäisi osata tai edes missään tilanteessa tehdä kaikki asiat itse. Se ei vie yritystä eteenpäin.
Jos niitä työntekijöitä, jotka ovat työssä parhaimpia, niin mitä heissä on yhteläistä?
He osaavat käyttää aikansa oikein.
Huippumyyjä osaa sanoa huonoin keisseihin, että "kiitos, me emme pysty valitettavasti palvelemaan teitä." Ja taas säästyi aikaa parempiin keisseihin.
Parhaimmat yrittäjät tietävät, että missä he ovat parhaimpia ja mitä yritys oikeasti tarvitsee. Jos yritys tarvitsee uuden investoinnin, siihen pitää tehdä töitä ja käyttää aikaa. Silloin tietojen siirto järjestelmästä toiseen ei ole sitä mitä ko. yrittäjän tulisi tehdä.
Delegointi auttaa yrittäjää pysymään freesinä niin fyysisesti kuin myös henkisesti. Meillä kaikilla on vain se 8 tuntia aikaa päivässä tehdä töitä, jos töitä tehdään fiksusti.
Kuten Jyrki Sukula sanoi hienosti, että "on eri asia olla töissä, kuin tehdä töitä."
Ja tämä, jos mikä on totta. Tähän voidaan ehkä vielä lisätä, että on eri asia tehdä kaikenlaista kuin tehdä niitä töitä, mitä oikeasti pitää tehdä.
Kaikki tarvitsevat sparraajia. Välillä sparraamisen ei tarvitse olla kuin heittää yksi oikea kysymys, joka avaa Pandoran lippaan.
Kun sihteeri tuntee yrityksen sekä sen yrittäjän, pystyy sihteeri näkemään asioita tietyllä tavalla hieman enemmän ulkopuolelta kuin mitä esim. yrittäjä pystyy.
Tämä johtuu siitä, että kun työtehtävät ovat sihteerillä enemmän taustalla, näkee sihteeri helposti laajemman kuvan. Yrittäjän kuvakoko on yritys ja sen lähipiiri, sihteerillä kuvakoko on mallia out of the box. Ja tämäkin luo lisää arvoa sihteerin olemassa ololle.
Kun to do -listasi kasvaa eikä to do -listan lyhentämiseen 8 tuntia päivässä viitenä päivänä viikossa enää riitä, mieti sitä, voisiko sihteeristä, virtuaaliassistentista, etäassistentista (rakkaalla lapsella monta nimeä) olla sinulle apua arkesi helpottamisessa.
Luultavasti on.
Tsemppiä ja onnistumisia arkeesi!
