Yrittäjänä aika on arvokkain resurssisi. Kun päivät täyttyvät tapaamisista, sähköposteista ja hallinnollisista tehtävistä, saattaa tuntua siltä, ettei aika riitä kaikkeen – tämä voi jopa jossain kohtaa johtaa voimattomuuden tunteisiin tai jopa jonkinasteiseen burnoutiin. Assistenttia, etäassistenttia, virtuaaliassistenttia (rakkaalla lapsella monta nimeä…) ei kannata hankkia turhaan, mutta kun kyse on yrittäjän hyvinvoinnista ja liiketoiminnan tehostamisesta – sen hyvässä merkityksessä –, on virtuaaliassistentista varmasti paljon apua. Käydään 11 yleistä tehtävää, joissa assarit ovat varmasti avuksi.
Oletko kohdannut sähköpostikaaoksen?
Sähköpostien jatkuva tarkistaminen voi olla valtava aikasyöppö. Virtuaaliassistentti voi hoitaa sähköpostisi hallinnan, suodattaa roskapostit, vastata rutiinikyselyihin ja merkitä tärkeät viestit, jotka vaativat huomiotasi. Kuvittele, että avaat sähköpostisi aamulla ja löydät selkeän listan tärkeistä viesteistä ilman turhaa sälää. Tämä ei ainoastaan vapauta aikaa, vaan vähentää myös stressiä ja parantaa keskittymiskykyäsi.
Virtuaaliassistentti voi myös asettaa automaattisia vastauksia lomien ajaksi tai kiireisten aikojen varalle, jotta asiakkaasi ja yhteistyökumppanisi tietävät, milloin voivat odottaa vastausta. Tämä lisää ammattimaisuutta ja parantaa asiakaskokemusta, puhutaanpa lisää asiakaspalvelusta hieman myöhemmin
Pidä tapaamisesi järjestyksessä.
Virtuaaliassistentti voi ottaa vastuun kalenterisi ylläpidosta, varata tapaamiset ja muistuttaa sinua tärkeistä tapahtumista. Et enää koskaan unohda tärkeää kokousta tai myöhästy tapaamisesta. Assistentti voi myös huolehtia siitä, että kalenterisi ei ole liian täynnä ja varata aikaa myös hengähdystauoille.
Virtuaaliassistentti voi myös optimoida aikataulusi, yhdistämällä saman alueen tapaamiset tai järjestämällä puhelinkeskustelut tehokkaasti peräkkäin. Tämä vähentää siirtymiin kuluvaa aikaa ja tekee päivästäsi sujuvamman.
Kalenterin ylläpito vaatii hyvää luottamusta yrittäjän ja assistentin välillä sekä sitä, että assistentti tuntee bisneksesi ja tarpeesi.
Loistavaa asiakaspalvelua, aina!
Asiakaspalvelu on liiketoiminnan ydin, mutta kuten moni tärkeä asia, voi se myös viedä paljon aikaa. Virtuaaliassistentti voi vastata asiakkaiden kysymyksiin, käsitellä palautteita ja ratkaista asiakkaiden ongelmia ilman, että yrittäjän täytyisi olla joka risahduksesta mukana. Tämä tarkoittaa, että asiakkaasi saavat nopeaa ja tehokasta palvelua, kun sinä keskityt muihin liiketoiminnan osa-alueisiin.
Virtuaaliassistentti voi hoitaa asiakaspalvelua chatin, puhelimen ja sähköpostin kautta. Usein erityisesti chat koetaan hirveän työläänä, mutta oikeiden työkalujen ja hyvän chat-softan avulla hommaan ei mene niin paljon aikaa kuin voisi kuvitella.
Virtuaaliassistentti voi myös seurata asiakaspalvelun laatua, kerätä palautetta ja tehdä tarvittavia muutoksia palveluprosesseihin. Näin varmistat, että asiakkaasi ovat aina tyytyväisiä ja palaavat uudelleen.
Pidä raha-asiat järjestyksessä, pliis.
Laskujen lähettäminen, maksujen seuraaminen ja kirjanpidon päivittäminen ovat välttämättömiä, mutta monesti aikaa vieviä tehtäviä. Vaikka homma tuntuisikin nopealta, niin silti kun töitä kerääntyy voi hommaan mennä viikkotasolla tunteja – se on suoraan pois jostakin isomman lisäarvon työstä. Virtuaaliassistentti voi hoitaa nämä puolestasi, varmistaen, että talousasiat ovat aina ajan tasalla. Tämä vähentää stressiä ja vapauttaa aikaa keskittyä liiketoiminnan kasvattamiseen.
Virtuaaliassistentti voi myös yhteistyössä kirjanpitäjän tai talousvastaavan kanssa valmistella kuukausittaiset ja vuosittaiset talousraportit, seurata budjettia ja varmistaa, että kaikki talousasiat ovat lakien ja sääntöjen mukaisia. Tämä auttaa sinua pysymään kartalla yrityksesi taloudellisesta tilanteesta ja tekemään parempia päätöksiä.
Ulospäin kannattaa näkyä.
Sosiaalisen median hallinta on tärkeä osa nykyaikaista markkinointia, mutta se voi olla työlästä. Virtuaaliassistentti voi luoda ja ajoittaa julkaisuja, seurata kommentteja ja analysoida kampanjoiden tuloksia. Näin voit varmistaa, että yrityksesi on aktiivisesti läsnä sosiaalisessa mediassa ilman, että sinun tarvitsee käyttää siihen liikaa aikaa.
Virtuaaliassistentti voi myös seurata sosiaalisen median trendejä ja ehdottaa uusia tapoja parantaa yrityksesi näkyvyyttä. Tämä voi sisältää yhteistyötä markkinoinnin sidosryhmien kanssa, erilaisten tapahtumien järjestämistä tai markkinoinnin suunnittelua.
Tieto on valtaa.
Oletko koskaan käyttänyt tunteja etsiessäsi tietoa uudesta markkinasta, tuotteesta tai kilpailijoista? Virtuaaliassistentti voi hoitaa tämän puolestasi. Hän voi kerätä ja analysoida tietoja, mikä auttaa sinua tekemään parempia ja nopeampia päätöksiä.
Virtuaaliassistentti voi myös seurata alan uutisia ja trendejä, pitää sinut ajan tasalla uusista kehityksistä ja mahdollisuuksista. Tämä voi auttaa sinua pysymään kilpailijoiden edellä ja hyödyntämään uusia markkinamahdollisuuksia.
Yksi suurimpia bisnestrendejä ja -tarpeita on juurikin saada relevanttia tietoa nopeasti ja helpossa muodossa.
Tee työmatkailusta helppoa.
Liikematkojen suunnittelu ja varaaminen voi olla aikaa vievää ja joskus varsin hankalaakin. Virtuaaliassistentti voi hoitaa lentojen, hotellien ja muiden matkajärjestelyjen varaukset puolestasi. Sinun tarvitsee vain pakata laukut ja suunnata kohti määränpäätäsi.
Virtuaaliassistentti voi myös huolehtia matkustusasiakirjoista, kuten viisumeista ja matkavakuutuksista, sekä valmistella matkasuunnitelman, joka sisältää kaikki tärkeät tiedot yhdellä silmäyksellä. Tämä tekee matkustamisesta sujuvampaa ja vähemmän stressaavaa.
Ilman sisältöä ei ole viestintää.
Virtuaaliassistentti voi auttaa ylläpitämään verkkosivujasi ja blogejasi. Hän voi päivittää sisältöä, lisätä uusia artikkeleita ja varmistaa, että kaikki toimii moitteettomasti. Tämä pitää verkkosivustosi ajan tasalla ja verkkosivukävijät tyytyväisenä.
Virtuaaliassistentti voi myös hoitaa verkkosivun sisällöntuotantoa, jos se on jäänyt puutteelliseksi. Joskus on myös hyvä käyttää ulkoisia kumppaneita verkkosivutöissä, mutta niihinkin tarvitaan sisäistä näkemystä, jonka taas assistentti voi hoitaa verkkosivukumppanin kanssa maaliin. Tämä säästää valtavasti aikaasi.
Turhista paperitöistä eroon.
Virtuaaliassistentti voi hallita yrityksesi dokumentteja, järjestää ne ja pitää ne ajan tasalla. Tämä tarkoittaa, että löydät tarvittavat tiedot nopeasti ja helposti, ilman että sinun tarvitsee kahlata läpi paperipinojen.
Virtuaaliassistentti voi myös luoda ja ylläpitää digitaalista arkistointijärjestelmää, joka mahdollistaa asiakirjojen nopean hakemisen ja jakamisen. Tämä parantaa tiimin tuottavuutta ja varmistaa, että kaikki tärkeät tiedot ovat aina saatavilla.
Pidä projektit raiteillaan.
Virtuaaliassistentti voi auttaa sinua hallitsemaan projekteja ja varmistaa, että kaikki etenee suunnitelmien mukaan. Hän voi seurata aikatauluja, pitää yhteyttä tiimin jäseniin ja varmistaa, että kaikki osapuolet ovat ajan tasalla.
Virtuaaliassistentti voi käyttää projektinhallintatyökaluja, kuten Asanaa, Trelloa tai Mondayta, hallitakseen tehtäviä ja projekteja tehokkaasti. Hän voi luoda tehtävälistoja, asettaa määräaikoja ja seurata edistymistä, mikä auttaa varmistamaan, että projektit valmistuvat ajallaan ja budjetissa.
Rekrytointi ja työntekijöiden hallinta
Jos yrityksessäsi on työntekijöitä työntekijöiden tietojen hallinnassa, erilaisissa HR-tehtävissä, kuten myös rekrytoinnissa. Nämäkin työtehtävät ovat osittain manuaalista näpyttämistä, joka ei tuo suoraa lisäarvoa bisnekseesi. Anna substanssiasi assarille mutta jätä näpytystyöt vähemmälle!
Virtuaaliassistentti voi valmistella työpaikkailmoituksia, käsitellä hakemuksia, järjestää haastatteluja ja hoitaa uuden työntekijän perehdytyksen perusasioiden osalta. Hän voi myös seurata työntekijöiden suorituskykyä, pitää yllä työntekijätietoja ja huolehtia työntekijöiden koulutuksista ja kehittämisestä.
Asiakkaista on syytä pitää tiedot ajan tasalla.
Virtuaaliassistentti voi toimia myyntiassistenttina esimerkiksi asiakastietojen täyttämisen ja hallinnan osalta. Totta kai myös erilaiset tilausten käsittelyt, tarjousten ja sopimusten lähettelyt yms. voivat kuulua virtuaaliassistentin rooliin. Mutta on yrityksen kannalta äärimmäisen tärkeää, että CRM on ajan tasalla ja täynnä kohderyhmästä koostuvaa tietoa.
Yrittäjän tärkein tehtävä on oman ajanhallinta, erityisesti, jos olet yksinyrittäjä. Kestävästi ajateltuna, meillä kaikilla on vain 40 työtuntia per viikko. Tämä aika pitäisi käyttää niihin työtehtäviin, jotka sinä osaat parhaiten ja joista yrityksesi saa eniten lisäarvoa.
Totta kai tilanne on se, että on olemassa paljon pakollisia työtehtäviä, jotka ovat tärkeitä, mutta ne eivät luo suoranaista lisäarvoa. Ne tehtävät sinun kannattaa minimoida ja delegoida jollekin muulle mahdollisuuksien niin salliessa.
Virtuaaliassistentin tehtäväkuva on todella monipuolinen, se vaatii bisnesymmärrystä sekä halua ymmärtää asioita laaja-alaisesti. Virtuaaliassistentin tehtäväkuvaa monipuolistaa vielä assarin omat erityisosaamisalueet ja mielenkiinnon kohteet – näistä kannattaakin ennen yhteistyötä kysellä, että mitä erityisosaamista assistentilla on ja mitkä työtehtävät häntä kiinnostaa eniten.
Muista käyttää aikasi viisaasti, sillä enempää et sitä saa!
Ps. jos tarvitset virtuaaliassistenttia avuksesi, ota meihin yhteyttä!
