Yhteenveto
Yksinyrittäjän arjessa on yksi karu totuus: kukaan ei tule pelastamaan kalenteriasi puolestasi.
Asiakkaat odottavat vastauksia. Laskut pitää lähettää. Tarjoukset pitää tehdä. Verkkosivut pitäisi päivittää. Somekanavissa pitäisi näkyä. Kirjanpitäjä pyytää aineistoa. Joku yhteistyökumppani odottaa kommentteja. Samaan aikaan pitäisi tehdä laskutettavaa työtä, hankkia uusia asiakkaita ja kehittää yritystä eteenpäin.
Jos kaiken antaa tulla samalle viivalle, yksinyrittäjä on nopeasti pulassa. Päivä täyttyy tekemisestä, mutta illalla on epäselvä olo: sainko oikeasti mitään tärkeää aikaan?
Tässä kohtaa priorisointi nousee kuninkaaksi. Ei siksi, että se kuulostaa hienolta johtamispuheelta, vaan siksi, että ilman priorisointia yksinyrittäjän aika menee helposti muiden ihmisten kiireiden, sähköpostien ja pienten hallinnollisten tehtävien alle.
Yksinyrittäjän pitää ymmärtää, että kaikki työ ei ole yrityksen kannalta samanarvoista.
Laskun lähettäminen on tärkeää. Asiakkaan viestiin vastaaminen on tärkeää. Somejulkaisu voi olla tärkeä. Mutta ovatko ne juuri nyt tärkeämpiä kuin uuden asiakkaan kontaktointi, tarjouksen viimeistely tai laskutettava asiakastyö?
Jos yrittäjän tunti menee tehtävään, jonka joku muu voisi tehdä yhtä hyvin, se tunti on pois tehtävästä, jossa yrittäjä voi oikeasti tuottaa arvoa. Tämä on yksinyrittäjälle erityisen tärkeää, koska käytössä ei ole tiimiä, joka automaattisesti paikkaa väärää ajankäyttöä.
Priorisointi alkaa siitä, että yrittäjä tunnistaa oman työnsä arvon. Missä tehtävissä yritys hyötyy eniten juuri sinun osaamisestasi? Onko se myynnissä, asiakastyössä, asiantuntijapalvelussa, suunnittelussa, tuotannossa vai asiakassuhteiden hoitamisessa?
Kun tämä on selvillä, kalenterin pitäisi alkaa näyttää samalta. Jos tärkein työsi on myynti, kalenterissa pitää olla myyntiaikaa. Jos tärkein työsi on asiakastyö, parhaiden tuntien pitää mennä siihen. Jos yrityksesi kasvu vaatii näkyvyyttä, markkinoinnille pitää olla oma paikkansa.
Jos tärkeimmät asiat jäävät aina iltaan, viikonloppuun tai “sitten kun ehdin” -osastolle, ajanhallinta ei ole kunnossa.
Yksinyrittäjä ei voi parantaa ajankäyttöään, jos hän ei tiedä, mihin aika oikeasti katoaa.
Hyvä harjoitus on kirjata viikon ajan ylös kaikki työtehtävät. Ei vain isoja kokonaisuuksia, vaan myös pienet tehtävät: sähköpostit, puhelut, laskutus, some, asiakastyö, tarjousten tekeminen, tiedon etsiminen, järjestelmien päivittäminen, palaverit ja kaikenlainen säätö.
Viikon jälkeen kuva on usein yllättävä. Moni yrittäjä huomaa käyttävänsä paljon aikaa tehtäviin, joita hän ei olisi itse nimennyt tärkeimmiksi. Sähköposti vie tunnin sieltä, toinen tunti menee tiedostojen etsimiseen, kolmas järjestelmäpäivityksiin, neljäs viestiketjuihin, joista ei synny mitään.
Tämä ei tarkoita, että yrittäjä olisi huono. Se tarkoittaa, että arki on päässyt johtamaan yrittäjää eikä toisin päin.
Kun ajankäyttö on näkyvillä, tehtävät voi jakaa kolmeen koriin.
Ensimmäinen kori on “tee itse”. Sinne kuuluvat tehtävät, joissa yrittäjän oma osaaminen on ratkaisevaa. Esimerkiksi tärkeät asiakaskohtaamiset, myynti, laskutettava asiantuntijatyö, päätöksenteko ja yrityksen suunnan määrittäminen.
Toinen kori on “delegoi”. Sinne kuuluvat tehtävät, jotka pitää tehdä, mutta jotka eivät vaadi yrittäjän henkilökohtaista panosta. Esimerkiksi laskutuksen avustavat tehtävät, asiakasrekisterin päivitys, somejulkaisujen ajastus, verkkosivujen sisältöpäivitykset, sähköpostien esikäsittely ja raporttien kokoaminen.
Kolmas kori on “poista”. Sinne kuuluvat tehtävät, joilla ei ole enää järkevää tarkoitusta. Jokaisella yrityksellä on vanhoja tapoja, joita tehdään vain siksi, että niitä on aina tehty.
Yksinyrittäjän ajanhallinta ei kaadu yleensä siihen, ettei yrittäjä tekisi tarpeeksi. Useammin ongelma on se, että yrittäjä tekee liikaa kaikenlaista.
Priorisointi tarkoittaa väistämättä kieltäytymistä. Kaikkeen ei voi tarttua heti. Kaikille ei voi vastata samalla minuutilla. Jokainen idea ei ansaitse toteutusta. Jokainen asiakas ei ole hyvä asiakas. Jokainen palaveri ei ole tarpeellinen.
Tämä voi tuntua aluksi vaikealta, koska yksinyrittäjä on usein tottunut olemaan joustava. Joustavuus on hyvä ominaisuus, mutta rajattomana se muuttuu kuormitukseksi.
Jos yrittäjä sanoo kaikkeen kyllä, hän sanoo samalla ei jollekin tärkeämmälle. Usein se tärkeämpi asia on myynti, oma palautuminen, palvelun kehittäminen tai laadukas asiakastyö.
Siksi yrittäjän kannattaa suojata kalenteristaan parhaat tunnit tärkeimmille tehtäville. Monelle tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että aamupäivä varataan keskittymistä vaativalle työlle ja sähköpostit katsotaan vasta myöhemmin. Toiselle se tarkoittaa kahta selkeää myyntipäivää viikossa. Kolmannelle se tarkoittaa sitä, että hallinnolliset tehtävät niputetaan yhteen iltapäivään eikä niitä tehdä pitkin viikkoa pieninä keskeytyksinä.
Yksinyrittäjän pahimpia aikasyöppöjä ovat pienet tehtävät, jotka näyttävät nopeilta mutta rikkovat työpäivän.
“Vastaan tähän nopeasti.”
“Katson tämän laskun äkkiä.”
“Päivitän tuon yhden jutun sivuille.”
“Lähetän tämän materiaalin saman tien.”
“Etsin vain yhden tiedoston.”
Yksittäinen tehtävä voi viedä viisi minuuttia. Mutta kun näitä on päivän aikana kymmeniä, varsinainen työ pirstaloituu. Keskittyminen katoaa ja päivän tärkein työ jää kesken.
Sähköpostia ei kannata lukea jatkuvasti, ellei työ oikeasti vaadi päivystämistä. Monelle yrittäjälle riittää, että sähköpostit käsitellään kaksi tai kolme kertaa päivässä. Sama koskee viestisovelluksia ja muita ilmoituksia. Jos kaikki kanavat ovat auki koko päivän, yrittäjä ei johda omaa aikaansa vaan reagoi muiden ärsykkeisiin.
Tässä virtuaaliassistentti voi olla iso apu. Assistentti voi esikäsitellä sähköposteja, merkitä tärkeät viestit, vastata rutiinikysymyksiin, päivittää tietoja järjestelmiin ja huolehtia siitä, ettei kaikki päädy yrittäjän pöydälle sellaisenaan.
Yksinyrittäjän yrityksessä hallinto ei katoa mihinkään. Laskut, kuitit, asiakastiedot, sopimukset, markkinointimateriaalit, verkkosivut ja raportit pitää hoitaa.
Virhe on ajatella, että koska jokin tehtävä on tärkeä, yrittäjän pitää tehdä se itse.
Taloushallinnon aineiston kokoaminen on tärkeää. Silti se ei välttämättä ole yrittäjän parasta ajankäyttöä. Verkkosivujen päivitys on tärkeää. Silti yrittäjän ei välttämättä kannata käyttää siihen parhaita myyntituntejaan. Somekanavien ylläpito on tärkeää. Silti jokaisen julkaisun tekninen ajastaminen ei ehkä vaadi yrittäjän omaa panosta.
Kun hallinnolliset tehtävät on tunnistettu, niille pitää päättää paikka. Ne voidaan tehdä tiettynä aikana, automatisoida, ohjeistaa tai delegoida.
Tärkeintä on, etteivät ne valu koko työviikon päälle ja syö kaikkea keskittymistä.
Toimiva ajanhallinta ei vaadi täydellistä järjestelmää. Se vaatii riittävän selkeän mallin, jota yrittäjä oikeasti käyttää.
Yksi käytännöllinen malli on seuraava.
Määritä ensin viikon kolme tärkeintä tavoitetta. Ei kahtakymmentä, vaan kolme. Ne voivat liittyä myyntiin, asiakastyöhön, laskutukseen, markkinointiin tai kehittämiseen.
Varaa sen jälkeen kalenterista ajat näille tehtäville. Älä jätä niitä tyhjän ajan varaan, koska tyhjää aikaa ei yleensä tule.
Niputa pienet tehtävät yhteen. Sähköpostit, laskutus, järjestelmäpäivitykset ja muut rutiinit kannattaa tehdä erissä, ei pitkin päivää.
Tunnista tehtävät, jotka toistuvat joka viikko ja joita et halua enää tehdä itse. Nämä ovat hyviä ensimmäisiä delegointikohteita.
Lopuksi tee viikoittainen katsaus. Mikä vei aikaa? Mikä tuotti tulosta? Mikä jäi roikkumaan? Mitä pitää muuttaa ensi viikolla?
Tällä pääsee jo pitkälle.
Delegointi ei vaadi sitä, että yritys on iso. Itse asiassa yksinyrittäjälle delegointi voi olla kaikkein tärkeintä, koska kaikki muuten kasautuu samalle ihmiselle.
Virtuaaliassistentti voi auttaa esimerkiksi sähköpostien hallinnassa, kalenterin ylläpidossa, laskutuksen tukena, asiakasrekisterin päivittämisessä, somejulkaisujen ajastamisessa, verkkosivujen päivityksissä, tiedonhankinnassa ja dokumenttien järjestämisessä.
Delegoinnin tarkoitus ei ole tehdä yrittäjästä hienompaa johtajaa. Tarkoitus on vapauttaa yrittäjän aika tehtäviin, joissa hänen panoksensa tuottaa eniten arvoa.
Jos assistentin avulla vapautuu viikossa kolme tuntia myyntiin tai laskutettavaan asiakastyöhön, vaikutus voi olla iso. Kyse ei ole vain ajansäästöstä, vaan yrityksen suunnan korjaamisesta.
Yksinyrittäjän ajankäytössä priorisointi on kuningas. Ilman sitä kaikki tehtävät alkavat näyttää tärkeiltä, ja lopulta yrittäjän kalenteria johtavat kiire, sähköposti ja muiden ihmisten tarpeet.
Hyvä ajanhallinta alkaa siitä, että yrittäjä tunnistaa, missä hänen oma panoksensa tuottaa eniten arvoa. Sen jälkeen tehtävät pitää jakaa: mitä teen itse, mitä delegoin ja mitä lopetan kokonaan.
Yksinyrittäjän ei tarvitse tehdä kaikkea itse. Eikä hänen kannata tehdä kaikkea itse. Yrityksen kasvu, yrittäjän jaksaminen ja asiakkaiden parempi palveleminen syntyvät usein siitä, että aika käytetään rohkeasti oikeisiin asioihin.
Aikaa ei tule lisää. Siksi sitä pitää käyttää paremmin.
Kun tarvitset virtuaaliassistentin auttamaan kiireisessä arjessasi, ota meihin yhteyttä!
