Yksinyrittäjällä ei ole aikaa hukattavaksi. On todella tärkeää, että yksinyrittäjä voi keskittyä niihin toimenpiteisiin ja työtehtäviin, jotka luovat yritykselle arvoa. Yrittäjän työelämä onkin monesti todella stressaavaa, kun työt eivät tekemällä monestikaan lopu. Tästä syystä ajanhallinta on yksinyrittäjälle äärimmäisen tärkeää.
Käydään seuraavaksi läpi asioita, jotka yksinyrittäjän tulisi tehdä, jotta työpäivät ja -viikot olisivat mahdollisimman tehokkaita ilman ylipitkiä työpäiviä.
Ajanhallinta ja sitä kautta ajankäyttö on äärimmäisen tärkeää, kun omaa aikaa ei pysty määräänsä enempää skaalaamaan. Jotta elämä on hyvässä balanssissa, on yrittäjän lähdettävä siitä liikkeelle, että normaali työviikko on 40 tunnin mittainen – välillä se voi mennä yli, mutta lähtökohdan pitäisi olla se, että 40 työtuntia per viikko riittää siihen, että työt saadaan mallikkaasti tehdyksi.
Jotta ajanhallintaa voi tehdä, pitää tietää, mitä töitä pitäisi tehdä ja paljonko mihinkin työtehtävään menee aikaa.
Lähde miettimään asiaa näin:
Älä käytä aivokapasiteettiasi vääriin asioihin, kuten asioiden muistamiseen ulkoa tai puolittain ulkoa. Asioiden muistiin laittaminen pelkästään omaan aivolokeroon on täysin älytöntä, kun meillä on kaikki työkalut maailmassa sitä varten, että ne muistuttavat sinua siitä, kun jokin asia pitäisi tehdä. Outlookin kalenteri tai vastaava sekä erilaiset projektinhallintasovellukset, kuten Trello, ovat äärimmäisen hyviä työvälineitä siihen, että voit käyttää rajallisen aivokapasiteettisi niihin töihin ja työtehtäviin, jotka ovat oikeasti tärkeitä.
Älä siis käytä aivokapasiteettiasi väärin!
Manuaaliset työtehtävät, jotka ovat monesti helppoja tehdä, mutta vievät toistuvasti aikaasi ovat äärimmäisen ärsyttäviä aikasyöppöjä. Nämä työtehtävät ovat monesti vieläpä sellaisia, etteivät ne tuo yritykseesi mitään konkreettista lisäarvoa – ne on monesti vain pakko tehdä, mutta yritystäsi ne eivät vie eteenpäin.
Pyri löytämään tällaisiin tilanteisiin joku muu ratkaisu kuin se, että iltaisin alat tekemään niitä sillä ajatuksella, että ”koska ne nyt ovat helppoja hommia, niin teenpäs ne nyt tässä itse.” Tuo ajatus on tietyllä tavalla lopun alkua, sillä ihminen tarvitsee lepoa. Ratkaisuna voi olla automatisointi, jolloin integraatio tai RPA-robotti tekee työn puolestasi. Jos nämä eivät ole tarpeeksi kustannustehokkaita ratkaisuja, niin yksi hyvä vaihtoehto on, assistenttipalvelun käyttäminen.
Yrittäjänä joudut aina tekemään vaihtoehtoiskustannuslaskelmaa mutta vähänkään pidemmässä juoksussa hyvinvointi – joko henkisellä tai fyysisellä tasolla – ei saa olla kärsivänä osapuolena. Se, että ostat integraatio, RPA-robotin tai assistentin palveluita, ovat aina pitkässä juoksussa kannattavampia, kuin loputtomat työpäivät.
Vaikka teet töitäsi tietokoneella, tarvitset hyvät työkalut. Työkuormana on aivan eri asia tehdä talo naulaamalla naulat perinteisellä vasaralla, versus, että naulat naulataan naulapyssyllä. Täysin sama asia pätee myös näyttöpäätetyöhön.
Canva, Google Workspace, M365, Trello ja muut alaan liittyvät ohjelmistot ovat äärimmäisen tärkeitä siinä, että voit tehdä töitäsi tehokkaasti.
Pahimmillaan olen nähnyt tilanteita, jossa kuusinumeroisia summia on jäänyt laskuttamatta, kun yrityksen hallinto pyörii vanhanaikaisesti paperilappujen avulla. On aika järkyttävä tilanne, kun työt on tehty, asiakas on tyytyväinen, projektista koituneet palkat ja kulut on maksettu, mutta lasku ei lähde asiakkaalle. Kaikki tämä siitä syystä, että töitä tehdään vanhoilla toimintamalleilla, jotka vain kuluttavat resursseja.
Verkostoitumista voi tehdä keskimäärin kahdella tapaa: turhaan tai fiksusti. Turha verkostoituminen on sitä, että verkostoidut sellaisten ihmisten kanssa, joilla ei ole aikomustakaan – syystä tai toisesta – ostaa palvelujasi edes pitkälläkään aikavälillä. Toinen tapa verkostoitua on se, että verkostoituminen tapahtuu ihmisten kanssa, jotka voisivat oikeasti olla asiakkaitasi lyhyellä tai pidemmällä aikavälillä.
Itse yrittäjäuran alussa – 2017-2018 – kävin läpi lähes kaikki kissanristiäiset, joista käteen jäi tuttuja mutta rahaksi se ei koskaan ole kääntynyt, ainakaan merkittävässä mielessä. Jälkeenpäin olen asiaa analysoinut ja tullut jonkinlaiseen välitilinpäätökseen siitä, että kohderyhmä ko. tapahtumissa oli vain itselleni ja yritykselleni väärä. Toisekseen olisin voinut olla tehokkaampi ja pyrkiä käyttämään aikaa myös näiden ihmisten tapaamisiin tapahtumien ulkopuolella – tässä toki yksinyrittäjänä oli taas aikataululliset haasteet.
Mutta vinkkini sinulle on, että valitse sellaiset verkostoitumistapahtumat, jotka vievät bisnestäsi eteenpäin. Tämä tarkoittaa sitä, että tapahtumassa on mukana sellaisia yrittäjiä tai yrityspäättäjiä, jotka sopivat kohderyhmääsi kuin nenä päähän. Ja muista se, että kukaan ei lähtökohtaisesti osta sinulta ensimmäisellä kerralla yhtään mitään – äläkä edes yritä heti myydä ratkaisuasi. Monet huippumyyjätkin tekevät myyntinsä sillä, että ovat hyviä tyyppejä, joilta on kivaa ostaa hyvää palvelua. Ei hirveän monimutkaista. Mutta se, että heti olet tyrkyttämässä ratkaisuasi illanistujaisissa, niin se vie maun sinusta pitkäksikin aikaa.
Valitse verkostoitumistapahtumasi huolella, ole pitkäjänteinen, oma itsesi ja muista olla tyrkyttämättä ratkaisuasi heti kättelyssä.
Ellet halua suoraan yrityksesi hallitukseen ulkopuolisia ihmisiä, hyvä askel saada apua kokeneemmilta bisnesihmisiltä on, että pyydät heitä mentoreiksi tai advisor-pestiin. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että 3-6 kertaan vuodessa viet heidät lounaalle tai soittelette, jossa käytte tilannettasi läpi ja mentori tai advisor antaa sitten omat vinkkinsä ja näkemyksensä siitä, miten sinun tulisi edetä. On tyylikästä, että jos mentori tai advisor ei halua suoranaista palkkaa konsultoinnistaan, niin tarjoat tavatessasi lounaat tai muuta vastaavaa.
Sen lisäksi, että mentori antaa sinulle aikaansa, ja vieläpä monesti puoli-ilmaiseksi, niin heillä on monesti tapana suositella sinua tutuilleen, eli parhaimmillaan voit saada mentorin avulla sekä ohjeita ja näkemyksiä mutta myös kauppaa.
Muista kuitenkin, että vaikka käytät mentoreita ja advisoreja, tee päätöksesi aina huolella itse. Tilanteesi on joka kerta uniikki ja vain sinä tiedät todellisuuden esimerkiksi resurssien osalta. Mutta aina on hyvä kuunnella ja ottaa näkemyksiä vastaan, sillä bisnespeli on harvoin yhden näkökulman suoritus.
Sen lisäksi, että verkostoidut myyntimielessä, niin verkostoidu myös puhtaan yhteistyön näkökulmista. Kerää itsesi ympärille osaavia ja hyviä ihmisiä, joiden avulla voit kasvattaa bisnestäsi entistä tehokkaammin. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että voit toisten esim. yksinyrittäjien kanssa tehdä yhdessä töitä, ostaa toisiltanne ratkaisuja, myydä yhdessä yhteisratkaisuja jne. Mahdollisuudet ovat lähes rajattomat!
Vaikka toisen ihmisen kanssa olisi kuinka kivaa, niin muista luoda mustaa valkoisella olevat raamit sille, mitä yhteistyötä tehdään ja miten sitä tehdään. Näin vältytään täysin absurdeilta riitatilanteilta, kun on aina joku kirjallinen sopimus, johon palata, jos on eri näkemykset siitä mitä sopimus pitikään sisällään. Helpottaa elämää.
Oli kyseessä verkostoituminen myynnin tai yhteistyökumppaneiden näkökulmasta, niin voit aloittaa verkostoitumisen esim. paikallisen yrittäjäjärjestön tai esim. BNI-ryhmän voimalla. Ja mikäänhän ei estä sinua järjestämästä omaa tapahtumaa, johon voit kutsua itsellesi mielenkiintoisia ihmisiä hyvän ruoan, juoman ja muun hauskanpidon äärelle.
Tämän voisi toki jollain tapaa laskea pariinkin edeltävään kappaleeseen, mutta tälle on hyvä antaa myös oma tilansa. Eli älä yritäkään opetella kaikkea mahdollista älyttömän hyvin, vaan pyri siihen, että ymmärrät peruskonseptit kohtuullisesti tai hyvin, jotta osaat esittää hyviä kysymyksiä.
Yrittäjän tehtävänä ei ole osata kaikkea, mutta kun ymmärrät laaja-alaisesti asioita ja osaat esittää tarkkoja kysymyksiä, niin silloin ollaan aika varmoja siitä, että vene kulkee oikeaan suuntaan eikä se ole täysin tuuliajoilla. Bisneskielessä edellä mainittu tarkoittaa sitä, ettei sinua voida ohjata harhaan tai harhapoluille niin helposti. Aina kyse ei ole edes siitä, että joku yrittäisi huijata, vaan myös siitä, että toisen osapuolen näkemys on vain yksiselitteisesti väärä.
