Yhteenveto
Yksi yrittäjän tärkeimmistä ominaisuuksista on kyky käyttää aikaansa oikein. Ehkä jopa tärkein.
Yrittäjän työ ei tule koskaan täysin valmiiksi. Aina löytyy sähköposteja, tarjouksia, laskuja, asiakaspalavereja, somepäivityksiä, rekrytointiasioita, raportteja, kehitysideoita, myyntimahdollisuuksia ja pieniä tulipaloja, jotka vaativat huomiota. Jos yrittäjä yrittää tehdä kaiken itse ja reagoida kaikkeen heti, seurauksena on ennen pitkää kaaos.
Ajanhallinta ei ole vain kalenterimerkintöjä tai tehokkuusniksejä. Se on yrittäjän tapa johtaa omaa energiaansa, yrityksen suuntaa ja arjen tekemistä. Huonosti johdettu ajankäyttö näkyy nopeasti kasvun hidastumisena, päätösten lykkääntymisenä, kiireenä, virheinä ja jaksamisen heikkenemisenä.
Siksi yrittäjän pitää pysähtyä säännöllisesti kysymään: käytänkö aikani siihen, mihin minun yrityksen kannalta pitäisi käyttää?
Yrittäjyys on täynnä valintoja. Yksi tärkeimmistä valinnoista liittyy siihen, mitä yrittäjä itse tekee ja mitä joku muu voisi tehdä.
Yrityksen vaihe vaikuttaa tähän paljon. Aloittavassa yrityksessä on luonnollista, että lähes kaikki kulkee yrittäjän kautta. Yrittäjä myy, tekee asiakastyöt, laskuttaa, hoitaa markkinointia, päivittää verkkosivua, vastaa puhelimeen ja etsii kadonneita kuitteja.
Kun yritys kasvaa ja työntekijöitä alkaa olla esimerkiksi kolmesta kymmeneen, yrittäjän roolin pitäisi alkaa muuttua. Kaikkea ei ole enää järkevää tehdä itse. Jos yrityksessä on jo mahdollisuus siihen, että yrittäjä irtautuu edes osittain tuotannollisesta työstä, tätä mahdollisuutta kannattaa pohtia vakavasti.
Ensimmäinen kysymys on hyvin yksinkertainen: mitä sinä yrittäjänä oikeasti haluat tehdä?
Mitkä työtehtävät antavat energiaa? Missä olet parhaimmillasi? Mitkä asiat saavat hymyn huulille? Mitkä tehtävät tuntuvat tärkeiltä myös silloin, kun arki on kiireistä? Missä ovat henkilökohtaiset tavoitteesi?
Tämä ei ole pehmeää haihattelua. Yrittäjyys on monesti raskasta, ja jos jokainen päivä on pelkkää pakottamista, ärtymystä ja selviytymistä, se ei kanna pitkälle. Kun yrittäjä saa tehdä riittävästi sellaista työtä, josta hän aidosti saa energiaa, se näkyy myös työntekijöille, asiakkaille ja yhteistyökumppaneille.
Hyvää fiilistä ei pidä aliarvioida. Se on usein myös liiketoiminnan voimavara.
Toinen tärkeä kysymys kuuluu: missä tuotat yrityksellesi eniten lisäarvoa?
Suomeksi sanottuna: mitä osaat tehdä niin hyvin, että yrityksen kannattaa varata siihen kalenteristasi aikaa?
Joillekin yrittäjille se on myynti. He tuntevat asiakkaat, osaavat avata ovia ja saavat kauppoja maaliin. Toisille se on tuotannon johtaminen, palvelun kehittäminen, rekrytointi, asiakkuuksien hoitaminen tai yrityksen strateginen suunta.
Tässä pitää olla rehellinen. Kaikki yrittäjän tekemä työ ei ole yhtä arvokasta yrityksen kannalta. Se ei tarkoita, että jokin työ olisi turhaa tai vähäpätöistä. Laskutus, hallinto, sähköpostit, raportit ja järjestelmien ylläpito ovat tärkeitä. Mutta ne eivät välttämättä vaadi juuri yrittäjän omaa osaamista.
Jos yrittäjän vahvin lisäarvo on myynnissä, hänen ei pitäisi käyttää parhaita työtuntejaan Excel-tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen. Jos yrittäjän vahvuus on asiakkuuksien kehittämisessä, hänen ei pitäisi hukkua viikoittain kuittien etsimiseen tai kalenterisäätöön.
Kysymys ei ole siitä, pitääkö tehtävä tehdä. Kysymys on siitä, kuka sen tekee.
Ajanhallinnan ensimmäinen käytännön askel on oman työn näkyväksi tekeminen. Yrittäjä ei voi johtaa sitä, mitä hän ei näe.
Kirjaa ylös kaikki keskeiset työtehtäväsi. Myynti, asiakastyö, laskutus, henkilöstöasiat, tarjousten teko, markkinointi, sähköpostit, yhteistyökumppanit, kalenterinhallinta, kehitystyö, raportointi ja kaikki muu, mikä toistuu arjessa.
Tämän jälkeen jaa tehtävät esimerkiksi kolmeen ryhmään.
Ensimmäinen ryhmä on tehtävät, jotka vain sinun kannattaa tehdä. Näitä ovat yleensä strategiset päätökset, tärkeimmät asiakassuhteet, avainrekrytoinnit, ison kuvan johtaminen tai sellaiset myyntitehtävät, joissa sinun henkilökohtainen roolisi on ratkaiseva.
Toinen ryhmä on tehtävät, jotka ovat tärkeitä, mutta joku muu voisi tehdä ne yhtä hyvin tai paremmin. Näihin kuuluvat usein monet hallinnolliset työt, raportointi, tiedonhankinta, materiaalien päivittäminen, asiakasrekisterin ylläpito, verkkosivujen sisältöpäivitykset, laskutuksen tuki ja kalenterin järjestely.
Kolmas ryhmä on tehtävät, joita ei ehkä pitäisi tehdä lainkaan. Jokaisessa yrityksessä on toimintatapoja, jotka ovat jääneet päälle, vaikka niiden hyöty on pieni. Niitä kannattaa karsia rohkeasti.
Tämä listaus ei ole kiveen hakattu. Yrittäjän rooli muuttuu yrityksen mukana. Silti listaus auttaa hahmottamaan, mihin aika oikeasti menee ja missä pitäisi tehdä muutoksia.
Kun työtehtävät on listattu, alkaa varsinainen työ: priorisointi.
Kysy itseltäsi kaksi asiaa. Mitkä tehtävät ovat yrityksen kannalta kaikkein merkityksellisimpiä? Mitkä tehtävät vievät paljon aikaa, mutta eivät tuo suoraa lisäarvoa, liikevaihtoa tai kasvua?
Jos tärkeimmät tehtävät jäävät jatkuvasti kiireellisten mutta vähemmän arvokkaiden tehtävien jalkoihin, tilanne on huono. Silloin yrityksen suuntaa johtavat käytännössä sähköposti, muiden ihmisten pyynnöt ja arjen häly.
Yrittäjän kalenterissa pitäisi näkyä yrityksen prioriteetit. Jos kasvu vaatii myyntiä, kalenterissa pitää olla myyntiaikaa. Jos yritys tarvitsee parempia prosesseja, kalenterissa pitää olla aikaa niiden kehittämiseen. Jos henkilöstö tarvitsee johtamista, kalenterissa pitää olla aikaa työntekijöille.
Jos kalenteri kertoo aivan muuta kuin strategia, ongelma ei ole strategiassa vaan ajankäytössä.
Priorisointi tarkoittaa myös sitä, että kaikkeen ei sanota kyllä. Jokainen kyllä tarkoittaa käytännössä ei jollekin muulle. Siksi yrittäjän pitää suojata aikaa tärkeille asioille, ei vain toivoa, että sitä joskus jää.
Monessa yrityksessä yrittäjän aikaa syövät pienet hallinnolliset työt. Ne eivät yksittäin tunnu isoilta, mutta yhdessä ne vievät tunteja viikossa.
Yksi pahimmista aikasyöpöistä on turha manuaalinen työ. Esimerkiksi tietojen siirtäminen yhdestä järjestelmästä toiseen voi olla täysin välttämätöntä, mutta jos tietoa ei tarvitse analysoida tai jalostaa, työ on usein automatisoitavissa tai delegoitavissa.
Ajatellaan yrittäjää, joka on yrityksen paras myyjä. Jos hän käyttää viikossa kolme tuntia tietojen siirtelyyn, hän menettää kolme tuntia myyntiaikaa. Jos tuon ajan voisi käyttää asiakaskontakteihin, tarjouksiin tai neuvotteluihin, menetetty mahdollisuus voi olla paljon suurempi kuin pelkkä kolmen tunnin työaikakustannus.
Sama koskee työntekijöitä. Erityisosaajaa ei kannata kuormittaa tehtävillä, jotka vievät aikaa mutta eivät hyödynnä hänen vahvinta osaamistaan. Jos kallis asiantuntija tekee jatkuvasti rutiininomaista näpyttelyä, yritys käyttää resurssejaan väärin.
Ratkaisuja on kolme: tehtävä poistetaan, automatisoidaan tai delegoidaan.
Delegointi voi tarkoittaa sisäistä työnjakoa, ulkopuolista kumppania tai virtuaaliassistenttia. Tärkeintä on, että oikea ihminen tekee oikeaa työtä.
Oikeiden työkalujen puute voi tulla yritykselle todella kalliiksi.
Joskus ongelma on pieni mutta ärsyttävä: sama tieto pitää syöttää kahteen paikkaan. Joskus ongelma on vakavampi: laskutus unohtuu, asiakastiedot eivät pysy ajan tasalla tai sovitut työt eivät näy missään järjestelmässä. Pahimmillaan yritys on tehnyt työn, maksanut palkat ja kulut, mutta lasku jää lähettämättä, koska prosessi tai työkalu ei toimi.
Tällöin kyse ei ole enää pienestä tehottomuudesta. Kyse on suoraan rahasta.
Moni yrittäjä epäröi työkaluihin investoimista, koska kuukausimaksu tuntuu kululta. Tätä kannattaa katsoa laajemmin.
Jos manuaalinen työ vie kuusi tuntia ja tuntikustannus on 25 euroa, työ maksaa yritykselle 150 euroa. Jos oikea työkalu lyhentää työn yhteen tuntiin ja maksaa 100 euroa kuukaudessa, yhdenkin työsuorituksen kohdalla kustannus voi pudota. Vielä tärkeämpää on se, että vapautuvat tunnit voidaan käyttää johonkin tuottavampaan.
Työkalu ei tietenkään ole ratkaisu kaikkeen. Huono prosessi huonolla työkalulla on edelleen huono prosessi. Mutta oikea työkalu oikeassa paikassa voi vapauttaa merkittävästi aikaa ja vähentää virheitä.
Yrittäjän ajanhallintaa voi lähestyä yksinkertaisena prosessina. Sitä voi muokata omaan tilanteeseen sopivaksi, mutta perusajatus toimii lähes kaikissa yrityksissä.
Ensimmäinen vaihe on tavoite. Mitä yritys yrittää saavuttaa? Kasvua, parempaa katetta, enemmän vapaa-aikaa, parempaa asiakaskokemusta, uutta markkinaa vai vakaampaa arkea?
Toinen vaihe on työtehtävät. Mitä tehtäviä tavoitteen saavuttaminen vaatii? Mitä pitää tehdä päivittäin, viikoittain ja kuukausittain?
Kolmas vaihe on priorisointi. Mitkä tehtävät ovat tärkeimpiä? Mitkä ovat välttämättömiä mutta delegoitavissa? Mitkä voidaan lopettaa?
Neljäs vaihe on tehostaminen. Miten tehtävät tehdään mahdollisimman järkevästi? Tarvitaanko parempia työkaluja, selkeämpiä prosesseja, automaatiota tai apukäsiä?
Viides vaihe on analysointi. Toimiiko suunnitelma käytännössä? Mihin aika oikeasti menee? Missä tulee pullonkauloja? Mitkä tehtävät valuvat aina iltaan?
Kuudes vaihe on muutos. Analyysin perusteella tehdään konkreettisia korjauksia. Sen jälkeen katsotaan uudelleen, toimivatko muutokset.
Töitä voi tehdä kahdella tavalla: tehdä töitä ja tehdä tavoitteellisesti töitä. Yrityksen kannalta jälkimmäinen on selvästi parempi vaihtoehto.
Aikablokkaus on yksi helpoimmista tavoista parantaa ajanhallintaa. Varaa kalenterista omat lohkot eri tehtäville. Esimerkiksi myynti aamupäivään, asiakastyöt tiettyihin päiviin, hallinto tiettyyn aikaan ja sähköpostit vain 2–3 kertaa päivässä. Jos sähköpostia luetaan jatkuvasti, keskittyminen hajoaa.
Projektinhallintatyökalut auttavat pitämään tehtävät näkyvillä. Asana, Trello, Monday.com tai vastaavat työkalut voivat auttaa hahmottamaan, mitä pitää tehdä, kuka vastaa mistäkin ja missä vaiheessa asiat ovat. Työkalu ei kuitenkaan korvaa päätöksentekoa. Sen tarkoitus on tukea tekemistä, ei luoda uutta hallintokerrosta.
Tauotus on myös tärkeää. Esimerkiksi Pomodoro-tekniikassa työskennellään 25 minuutin jaksoissa ja pidetään sen jälkeen lyhyt tauko. Kaikille tämä malli ei sovi, mutta ajatus on hyvä: ihminen ei ole kone. Keskittynyt työ vaatii palautumista myös päivän sisällä.
Sähköpostin ja viestikanavien rajaaminen voi olla valtava helpotus. Kaikkeen ei tarvitse vastata heti. Jos työsi ei ole päivystystä, sinun ei tarvitse elää jatkuvassa ilmoitusvirrassa.
Viikoittainen katsaus auttaa pysymään suunnassa. Käy kerran viikossa läpi, mitä sait aikaan, mikä jäi roikkumaan ja mikä pitää siirtää, poistaa tai delegoida.
Apua kannattaa ottaa silloin, kun yrittäjän kalenteri täyttyy tehtävistä, jotka eivät vaadi yrittäjän omaa osaamista mutta vievät silti merkittävästi aikaa.
Tällaisia tehtäviä voivat olla esimerkiksi sähköpostien järjestely, kalenterinhallinta, asiakasrekisterin ylläpito, laskutuksen tuki, materiaalien päivittäminen, verkkosivujen sisältöpäivitykset, tiedonhankinta, raporttien kokoaminen ja yhteydenpito kumppaneihin.
Virtuaaliassistentti voi olla tähän erittäin järkevä ratkaisu. Kaikkea ei tarvitse palkata talon sisälle, eikä kaikkia tehtäviä tarvitse tehdä itse. Jos yrittäjän kalenterista vapautuu muutama tunti viikossa myyntiin, johtamiseen tai asiakastyöhön, vaikutus voi olla paljon suurempi kuin assistentin kustannus.
Tärkeintä on tunnistaa oikeat tehtävät. Assistentille ei kannata antaa epämääräistä “auta vähän kaikessa” -pakettia, vaan selkeä kokonaisuus, jonka onnistumista voidaan seurata.
Yrittäjän ajankäyttö ja ajanhallinta ovat suoraan yhteydessä yrityksen tehokkuuteen, kasvuun ja yrittäjän jaksamiseen. Yritys ei kehity parhaalla mahdollisella tavalla, jos yrittäjän aika kuluu vääriin tehtäviin.
Ensimmäinen askel on tunnistaa, missä yrittäjä tuottaa eniten lisäarvoa. Sen jälkeen pitää listata omat tehtävät, priorisoida ne, poistaa turhaa tekemistä, ottaa käyttöön oikeat työkalut ja delegoida tehtäviä järkevästi.
Kaikki työ ei ole samanarvoista yrittäjän kalenterissa. Osa työstä pitää tehdä itse. Osa pitää tehdä jonkun muun toimesta. Ja osa kannattaa lopettaa kokonaan.
Kun yrittäjä oppii johtamaan omaa aikaansa, yritys saa paremmat edellytykset kasvaa. Samalla arjesta tulee hallittavampi, tehokkaampi ja usein myös mielekkäämpi.
Jos tarvitset apua tehokkaamman työpäivän rakentamiseen tai haluat siirtää pois tehtäviä, jotka eivät tuo yrityksellesi sitä kuuluisaa lisäarvoa, virtuaaliassistentti voi olla käytännöllinen tapa saada kalenteriin lisää tilaa oikeille asioille.
