Yksi tärkeimmistä, ellei jopa se kaikista tärkein, ominaisuuksista yrittäjänä on ajankäyttö ja ajanhallinta. Yrittäjänä työ ei tule koskaan täysin valmiiksi, ja aina löytyy jotain mitä pitäisi tehdä. Jotta yrittäjä ei aja itseään umpikujaan jaksamisensa kanssa, on välttämätöntä, että yrittäjä pystyy hallitsemaan ajankäyttöään.
Elämä ja yrittäjyys on valintoja täynnä, senkin osalta, mitä haluat yrittäjänä tehdä. Myös se vaikuttaa asiaan, missä vaiheessa yrityksesi on: oletko yhden henkilön yritys vai onko yrityksessäsi jo 20 työntekijää. Kun aloitat yrityksesi, on hyvin luonnollista, että yrityksen asiat juoksevat täysin tai lähes kokonaan yrittäjän kautta. Taas isommassa yrityksessä harvemmin näkee sitä, että yrittäjä olisi enää siinä kohtaa tekemässä tuotannollista työtä – tämäkin täysin luonnollinen kehityskaari.
Lähdetään tässä tekstissä ajattelemaan asiaa sellaisen yrittäjän näkökulmasta, jolla on jo hieman kasvua takana, kolmesta kymmeneen työntekijää ja mahdollisuus jäädä jopa kokonaan tuotannollisesta työstä pois.
Ensimmäinen äärimmäisen olennainen kysymys tällaiselle yrittäjälle on, että mitä sinä haluat tehdä? Mitä työtehtäviä haluat oikeasti tehdä, mitkä asiat työssäsi saavat sinulla hymyn huulille ja missä ovat tavoitteesi?
Yrittäjyys on itsessään niin vaikeaa ja raskasta, että on todella tärkeää, että yrittäjä pystyy työssään saamaan nautintoa siitä, mitä tekee. Jos jokainen päivä töissä on pelkkää tuskaa ja ärräpäitä, ei yrittäjyys varmasti jaksa kantaa pitkälle. Kun yrittäjä voi nauttia tekemästään työstä, se näkyy varmasti sekä omille työntekijöille että myös muille sidosryhmille. Hyvää fiilistä ei saa koskaan aliarvioida.
Toinen kysymys yrittäjälle on, miten pystyt tuottamaan eniten lisäarvoa yritykseesi? Suomeksi sanottuna, mitä osaat tehdä parhaiten. Se voi olla myyntiä, yrityksen johtamista, tuotannon johtamista ja vaikka mitä muuta. Mutta tärkeää on nyt ymmärtää, että missä olet oikeasti firmalle hyödyksi.
Toki yrittäjyyteen liittyy todella paljon työtehtäviä, esim. hallintoon liittyen, jotka eivät tuota suoranaista lisäarvoa tai liikevaihtoa yritykseen, mutta kyseiset työt ovat tärkeitä tehdä. Ja niihinkin pitää löytää aikaa, jos ei yrittäjän kalenterista, niin sitten jonkun muun almanakasta.
Näiden kysymysten ja ajatusten pohjalta yrittäjän on muodostettava oma työlistauksensa. Toki on hyvin todennäköistä, että tehtävät vaihtelevat ja välillä yrittäjä joutuu tekemään asioita listauksen ulkopuolelta, mutta silti tällainen listaus on hyvä tehdä oman ajatuksen ja ajanhallinnan suunnittelun vuoksi.
Se, että yrittäjän työtehtävät on listattu, on erinomainen aloitus. Nyt vain pitää tehdä priorisointia. Ja usein kovalla kädellä.
Pari kysymystä: mitkä työtehtävistäsi ovat yrityksellesi kaikista merkityksellisimmät? Mitkä asiat listaltasi eivät taas ole sellaisia, jotka tuovat yrityksellesi suoranaista lisäarvoa?
Näitä kysymyksiä pohtiessasi sinun tulee pyrkiä siihen, että tärkeimmät ja eniten lisäarvoa tuovat työtehtäväsi saavat kalenteristasi eniten aikaa. Jos painopiste on toisin, eli ”merkityksettömät” työtehtävät vievät kaiken aikaisi ja tärkeät työtehtävät ovat aina mappi ö:ssä, on tilanne suoraan sanottuna surkea. Silloin asialle pitää tehdä jotain.
Lähde siis priorisoimaan tehtäväsi niin, että aikaa on enemmän kuin tarpeeksi tärkeille ja lisäarvoa tuoville työtehtäville. Mutta mitä tehdä niille työtehtäville, jotka on kuitenkin pakko hoitaa, mutta eivät tuota suoranaista lisäarvoa?
Monesti yrittäjän ongelmana on, että pienet hallinnolliset työt vievät hirveästi aikaa siihen nähden, mitä arvoa ne tuottavat yritykselle. On siis äärimmäisen tärkeää tunnistaa kyseiset työtehtävät ja oikeasti ymmärtää sekä konkreettisesti nähdä niihin käytetty työaika.
Yksi pahimmista tehokkaan työajan tuhlaajista on "turha" manuaalinen työ. Ajatellaanpa esimerkiksi tilannetta, jossa yrittäjä joutuu viemään tietoa yhdestä järjestelmästä toiseen. Jos tietoa ei tarvitse sen kummemmin analysoida tai jalostaa, on työ joko automatisoitavissa tai vähintäänkin delegoitavissa yrityksessä sisäisesti tai ulkoisesti.
Jos ajatusleikkiä vielä jatketaan siten, että yrittäjä olisi firman paras myyjä, olisi suoranaista ajantuhlausta laittaa yrittäjä siirtämään Excel-tietoja kirjanpitojärjestelmään – tämä työtehtävä pitäisi ehdottomasti saada automatisoitua tai vähintäänkin delegoituja jollekin muulle. Se aika mitä yrittäjä käyttää edellä mainittuun työhön, pitäisi saada laitettua johonkin tuottavaan. Samat lainalaisuudet pätevät myös työntekijöiden roolituksissa – erityisosaamiselle, jolla on iso lisäarvo yrityksen liiketoiminnalle, pitäisi löytyä paljon aikaa kalenterista. 1+1 on 2, mutta 1+1+1 onkin jo kolme.
Tässä kohtaa on hyvä muistuttaa, että vaikka tietyt työtehtävät eivät toisikaan lisäarvoa, ovat ne silti tärkeitä ja jopa pakollisia työtehtäviä, joten niitä on turha väheksyä. Kysymys vain on siitä, kuka työn tekee.
Valitettavan usein vielä näkee sitä, että oikeiden ja tehokkaiden työkalujen puute johtaa siihen, ettei töitä voida tehdä kovinkaan tehokkaasti. Välillä on suorastaan järkyttävää nähdä, kuinka työkalujen puutos on voinut johtaa siihen, ettei esimerkiksi tehdyistä töistä muisteta laskuttaa asiakasta. Ja nyt ei puhuta nelinumeroisista summista vaan jopa satojen tuhansien eurojen arvoisista suorituksista, jotka ovat kohdistuneet yhdelle vuodelle. On tehty työ, siitä on maksettu kaikki siihen liittyvät kulut ja palkat, mutta laskua ei olla asiakkaalle muistettu työkalujen puutteen takia lähettää.
Toinen hyvin yleinen ongelma työkaluihin liittyen on, että oikealla työkalulla voitaisiin säästää useita työtunteja per suorituskerta, mutta työkaluihin ei haluta ”investoida”. Jos lyhyellä matematiikalla ajatellaan, että työstä koituu per tunti 25 euron kulu, työtehtävä vie manuaalisesti aikaa 6 tuntia, jolloin kyseisestä työsuorituksesta koituu firmalle 150 euron menetys. Kun olisi oikea työkalu käytössä, aikaa ei menisi enää kuin yksi työtunti ja 100 euron kuukausimaksu työkalun lisenssistä, yhteensä kulu olisi 125 euroa. Tällöin jo yhdellä työsuorituksella olisi säästetty suoraan rahassa 25 euroa eli 16,6 prosenttia. Tämän lisäksi jäljelle jäänyt työaika, 5 tuntia, olisi voitu käyttää johonkin muuhun eli oikeasti saatu hyöty on tätä paljon suurempi.
Jotta nyt voidaan hieman yksinkertaistaa ja samalla tehdä pientä yhteenvetoa, niin käydään läpi ajanhallinnan suunnitteluprosessia. Tätä prosessia on hyvä muokata omiin tarpeisiinsa nähden, mutta ajatus on lähtökohtaisesti sama.
Töitä voi tehdä suurin piirtein kahdella tapaa: tehdä töitä ja tehdä töitä tavoitteellisesti. Näistä kahdesta jälkimmäinen on se parempi tapa yrityksen kannalta toimia. Jotta töitä voi tehdä tavoitteellisesti, tulee työnsä tekijällä olla selkeä tavoite. Tavoite tulee hallitukselta ja strategialla pyritään tavoite saavuttamaan.
Kun tavoite on selvä, pitää miettiä, mitä työtehtäviä pitää tehdä, jotta strategian mukaisesti tavoite saavutetaan. Seuraavana asiana on tehtävien priorisointi ja tärkeysjärjestykseen saattaminen, jonka jälkeen voidaan miettiä, että miten tehtävät voidaan tehdä tehokkaasti. Kuten jo aiemmin kerrottu, niin tehostamiseen liittyy mm. oikeat työkalut ja tarvittava delegointi osaamisen ja lisäarvon myötävaikutuksesta.
Analysoinnin merkitys nousee, kun halutaan, että kehitys kehittyy. Aina suunnitelmat eivät toteudu käytännössä sellaisenaan, joten on hyvä ottaa kuppi – jos toinenkin – kahvia ja käydä läpi, miten asiat ovat sujuneet ja mitä asioita pitäisi tehdä paremmin.
Näiden pohdintojen pohjalta on hyvä tehdä konkreettiset muutokset ja lähteä toteuttamaan niitä. Kun muutokset on saatu vietyä täytäntöön, on niitäkin hyvä arvioida ja analysoida, ollaanko menossa oikeaan suuntaan vai ei. Tämän jälkeen tästä muodostuu positiivinen oravanpyörä, jossa analysoidaan tehtyjä töitä / päätöksiä ja tehdään niihin korjauksia.
Loppuun vielä nopeat vinkit ajanhallintaan.
Jos tarvitset apua tehokkaamman työpäivän rakentamiseen tai haluat vain poistaa tehtävälistaltasi niitä työtehtäviä, jotka eivät sitä kuuluisaa lisäarvoa tai liikevaihto tuo, niin ota meihin yhteyttä - Assistenttipalvelumme avulla autamme enemmän kuin mielellämme!
