Yhteenveto
Pienyrittäjän ajankäytössä on yksi harha, johon moni törmää yrityksen kasvaessa.
Kun yritykseen tulee muutama työntekijä, yrittäjä alkaa helposti ajatella, että nyt hänen tehtävänsä on siirtyä pois tuotannollisesta tai laskutettavasta työstä ja alkaa “johtaa”. Ajatus on ymmärrettävä. Onhan yritys kasvanut, työntekijöitä on tullut mukaan ja arki on monimutkaisempaa kuin yksinyrittäjänä.
Mutta tässä kohtaa kannattaa olla rehellinen.
Jos yrityksessä on kolme, viisi tai vaikka kahdeksan työntekijää, se ei automaattisesti tarkoita, että yrittäjän paras paikka on toimistolla hallinnollisten tehtävien keskellä. Usein yrityksen kannalta paras ratkaisu on edelleen se, että yrittäjä tekee itsekin työtä, josta syntyy laskutusta, myyntiä, asiakkuuksia tai muuta suoraa liiketoiminnallista arvoa.
Johtamista tarvitaan. Totta kai tarvitaan. Mutta pienyrityksessä johtaminen ei saa muuttua hallinnolliseksi piilopaikaksi, jossa yrittäjä käyttää päivänsä sähköposteihin, Exceliin, palavereihin ja järjestelmäpäivityksiin samalla, kun kassavirtaa tuottava työ jää liian vähälle huomiolle.
Pienyrityksen ajankäyttöä kannattaa katsoa raa’an käytännöllisesti: mistä yritykseen tulee rahaa?
Usein kassavirta syntyy kolmesta asiasta. Ensimmäinen on laskutettava asiakastyö. Toinen on myynti, joka tuo uusia töitä sisään. Kolmas on asiakassuhteiden hoitaminen niin hyvin, että asiakkaat ostavat uudelleen, ostavat enemmän tai suosittelevat yritystä muille.
Näiden tehtävien ympärille pitäisi rakentaa yrittäjän kalenteri.
Tämä ei tarkoita, että hallinto, työnjohto, laskutus, markkinointi tai henkilöstöasiat olisivat turhia. Ne ovat tärkeitä. Mutta ne ovat usein tukitoimintoja. Ne mahdollistavat liiketoimintaa, mutta eivät aina itsessään tuo rahaa sisään.
Jos yrittäjä käyttää suurimman osan viikostaan tukitoimintoihin, pitää kysyä: kuka silloin tekee yrityksen kannalta arvokkainta työtä?
Pienessä yrityksessä yrittäjä on usein edelleen paras myyjä, paras asiakasymmärryksen lähde tai erittäin tuottava asiantuntija. Jos tämä ihminen siirtyy kokonaan hallinnolliseen työhön liian aikaisin, yritys voi menettää enemmän kuin voittaa.
Johtaminen on tärkeää, mutta se pitää määritellä.
Pienyrittäjän johtaminen voi tarkoittaa työntekijöiden ohjaamista, asiakaslupauksen varmistamista, työn laadun seurantaa, kassavirran johtamista, rekrytointia, myynnin suuntaamista ja yrityksen kehittämistä. Nämä ovat oikeita johtamistehtäviä.
Mutta jos johtaminen tarkoittaa käytännössä sitä, että yrittäjä istuu toimistolla lukemassa sähköposteja, siirtää tietoja järjestelmästä toiseen, selvittelee kuitteja, päivittää pieniä taulukoita ja osallistuu palavereihin ilman selvää tarkoitusta, kyse ei ole strategisesta johtamisesta. Kyse on hallinnollisesta työstä.
Hallinnollinen työ pitää hoitaa. Mutta pienyrityksen yrittäjän ei pidä romantisoida sitä johtamiseksi, jos se ei oikeasti vie yritystä eteenpäin.
Tässä kohtaa tarvitaan rehellistä kysymystä: mitä sellaista teen toimistolla, mikä tuottaa yritykselle enemmän arvoa kuin se, että olisin asiakkaalla, myisin, laskuttaisin tai tekisin tuotannollista työtä?
Jos vastausta ei löydy, ajankäyttöä pitää muuttaa.
Kun yrityksessä on muutama työntekijä, yrittäjä on usein edelleen yrityksen tärkein monitoimiresurssi. Hän ymmärtää asiakkaat, tuntee palvelun, osaa ratkaista ongelmia ja pystyy tekemään päätöksiä nopeasti.
Tämä on vahvuus, mutta myös riski.
Jos yrittäjä jää kiinni kaikkeen, yritys ei skaalaudu. Mutta jos yrittäjä irrottautuu liian aikaisin tuottavasta työstä ja siirtyy pelkkään hallintoon, kassavirta voi kärsiä.
Tärkeää on löytää oikea tasapaino.
Yrittäjän ei tarvitse tehdä kaikkea asiakastyötä. Hänen ei tarvitse olla jokaisessa projektissa mukana. Hänen ei tarvitse hoitaa jokaista työvaihetta itse. Mutta pienessä yrityksessä voi olla täysin järkevää, että yrittäjä tekee edelleen osan laskutettavasta työstä, hoitaa avainasiakkuuksia, osallistuu myyntiin ja varmistaa, että tuotanto pyörii kannattavasti.
Kasvun alkuvaiheessa yrittäjän oma tuottava työ voi olla se tekijä, joka pitää kassavirran riittävän vahvana uuden henkilöstön, työkalujen ja kasvupanostusten rahoittamiseen.
Pienyrittäjän kannattaa jakaa oma ajankäyttönsä kolmeen luokkaan.
Ensimmäinen luokka on suoraan rahaa tuottava työ. Tämä voi olla laskutettavaa asiakastyötä, myyntiä, tarjousten tekemistä, asiakasneuvotteluja tai olemassa olevien asiakkuuksien kehittämistä.
Toinen luokka on rahaa mahdollistava työ. Tähän kuuluvat työnjohto, perehdytys, prosessien kehittäminen, laadun varmistaminen, markkinoinnin suunnittelu ja tärkeät henkilöstöasiat. Nämä eivät välttämättä näy heti laskulla, mutta ne auttavat yritystä tuottamaan rahaa paremmin.
Kolmas luokka on välttämätön hallinto. Tähän kuuluvat laskutuksen rutiinit, dokumenttien järjestely, tietojen syöttö, kuittien kokoaminen, raporttien valmistelu, kalenterisäätö, sähköpostien lajittelu ja muut vastaavat tehtävät.
Ongelma syntyy, jos kolmas luokka vie yrittäjän viikosta suurimman osan.
Silloin yrittäjä tekee kyllä töitä, mutta ei välttämättä niitä töitä, joista yrityksen kassavirta ja tulos syntyvät.
Pienyrittäjän kannattaa välillä laskea hyvin yksinkertaisesti oman tuntinsa arvo.
Jos yrittäjä pystyy tuottamaan laskutettavaa työtä esimerkiksi 80–120 euroa tunnissa, onko järkevää käyttää kolme tuntia viikossa tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen?
Jos yrittäjän myyntityö voi tuoda yhden uuden asiakkaan kuukaudessa, onko järkevää käyttää parhaat aamupäivät sähköpostien lajitteluun?
Jos yrittäjän asiakasneuvottelu voi kasvattaa olemassa olevan asiakkaan ostoa tuhansilla euroilla vuodessa, kannattaako sama aika käyttää materiaalien tekniseen päivittämiseen?
Kaikki nämä tehtävät pitää hoitaa. Mutta niiden tekijä pitää valita järkevästi.
Tässä kohtaa moni pienyrittäjä huomaa, että ulkopuolinen apu ei olekaan kallista. Kallista on se, että yrittäjä itse tekee matalan lisäarvon töitä ja jättää korkean lisäarvon työt odottamaan.
On hyvä muistaa, että työntekijöiden palkkaaminen ei automaattisesti vähennä yrittäjän työmäärää. Aluksi se voi jopa lisätä sitä.
Työntekijät tarvitsevat perehdytystä, ohjausta, vastauksia, palautetta ja selkeitä toimintatapoja. Jos yrityksen prosessit ovat epäselvät, yrittäjän aika voi kulua jatkuvaan neuvomiseen ja paikkaamiseen.
Siksi pienyrityksessä ajanhallinta ei ole vain yrittäjän henkilökohtainen asia. Se on koko yrityksen toimintamallin kysymys.
Onko työnjako selkeä? Tietävätkö työntekijät, mitä heiltä odotetaan? Onko ohjeet dokumentoitu? Onko asiakastyön prosessi selkeä? Meneekö tieto oikeaan paikkaan? Laskutetaanko tehty työ varmasti? Kuka vastaa mistäkin?
Jos nämä ovat epäselviä, yrittäjä joutuu olemaan koko ajan tulppana tai pelastajana.
Johtaminen on tällöin tärkeää, mutta johtamisen tavoitteena pitää olla se, että yritys tuottaa paremmin, ei se, että yrittäjä hautautuu hallintoon.
Pienyrittäjän ei kannata käyttää työpäiviään tehtäviin, jotka voisi hoitaa joku muu.
Virtuaaliassistentti tai etäassistentti voi auttaa esimerkiksi laskutuksen tukitehtävissä, asiakasrekisterin ylläpidossa, sähköpostien esikäsittelyssä, kalenterin hallinnassa, raporttien kokoamisessa, verkkosivujen päivityksissä, dokumenttien järjestelyssä ja yhteydenpidossa kumppaneihin.
Tämä ei tarkoita, että yrittäjä menettäisi kontrollin. Päinvastoin. Kun rutiinit on sovittu selkeästi ja joku hoitaa ne järjestelmällisesti, yrittäjällä voi olla parempi näkyvyys yrityksen arkeen kuin silloin, kun kaikki on hänen omassa päässään.
Delegoinnin tarkoitus on vapauttaa yrittäjän aikaa siihen, mistä kassavirta ja tulos syntyvät.
Jos assistentti hoitaa viikossa viisi tuntia hallinnollista työtä ja yrittäjä käyttää vapautuneen ajan laskutettavaan työhön, myyntiin tai avainasiakkaisiin, laskelma voi olla hyvin nopeasti järkevä.
Pienessä yrityksessä myynti jää helposti liian vähälle huomiolle. Töitä tehdään silloin, kun niitä on, ja myyntiä tehdään vasta, kun kalenteri alkaa tyhjentyä.
Tämä on vaarallinen rytmi.
Kassavirta syntyy tulevista töistä, ei vain tämän päivän tekemisestä. Siksi yrittäjän pitää varata aikaa myyntiin myös silloin, kun on kiire. Erityisesti silloin, kun on kiire.
Jos myynti loppuu kiireen takia, seurauksena voi olla muutaman kuukauden päästä tyhjä kalenteri. Sitten myydään paniikissa, otetaan huonompia asiakkaita tai tingitään hinnasta.
Pienyrittäjän ajankäytössä myynti on yksi tärkeimmistä prioriteeteista. Se voi tarkoittaa uusien asiakkaiden kontaktointia, vanhojen asiakkaiden läpikäyntiä, tarjousten seurantaa, suosittelujen pyytämistä, markkinointisisältöjen tekemistä tai kumppanien aktivoimista.
Jos yrittäjä on yrityksen paras myyjä, hänen pitää myydä. Ei koko viikkoa, mutta riittävästi.
Liikevaihto ei vielä ole tulosta. Pienyrittäjän pitää katsoa myös katetta ja tehokkuutta.
Jos yrittäjä tekee hallinnollisia töitä, työntekijät odottavat ohjeita, laskutus viivästyy, asiakastiedot ovat sekaisin ja myyntiä tehdään satunnaisesti, tulos kärsii monesta suunnasta.
Tulos syntyy siitä, että oikeat ihmiset tekevät oikeita töitä oikeaan aikaan. Laskutettava työ tehdään tehokkaasti. Myynti tuo sopivia asiakkaita. Hallinto toimii taustalla. Laskutus lähtee ajallaan. Asiakkaista pidetään huolta. Turha säätö minimoidaan.
Tämä ei vaadi ison yrityksen koneistoa. Se vaatii selkeää ajattelua.
Pienyrityksessä yksikin väärin käytetty työpäivä viikossa voi olla iso asia. Jos yrittäjä käyttää päivän hallinnolliseen työhön, jonka assistentti voisi hoitaa, menetetään mahdollisesti kokonainen päivä laskutusta, myyntiä tai asiakkuuksien kehittämistä.
Pienyrittäjän ajankäyttö ja ajanhallinta pitää sitoa kassavirtaan ja tulokseen. Muutama työntekijä ei vielä tarkoita, että yrittäjän kannattaa jäädä toimistolle pyörittämään hallintoa ja kutsua sitä johtamiseksi.
Johtaminen on tärkeää, mutta pienessä yrityksessä yrittäjän pitää usein edelleen osallistua työhön, josta syntyy rahaa: laskutettavaan tekemiseen, myyntiin, asiakkuuksiin ja tuotannon kannattavuuden varmistamiseen.
Hallinnolliset työt pitää hoitaa, mutta ne pitää hoitaa oikealla tavalla ja oikean ihmisen toimesta. Yrittäjän paras työaika ei saa kadota tehtäviin, jotka eivät vaadi hänen osaamistaan.
Kun ajankäyttöä katsotaan kassavirran ja tuloksen kautta, moni asia selkeytyy nopeasti. Mikä tuo rahaa sisään? Mikä mahdollistaa rahan tekemisen? Mikä on välttämätöntä hallintoa? Ja mitä yrittäjän ei kannattaisi tehdä itse?
Pienyrityksen tehokkuus ei synny siitä, että yrittäjä on kiireinen. Se syntyy siitä, että yrittäjä käyttää aikansa oikein.
Jos hallinnolliset työt vievät yrittäjältä aikaa laskutettavasta työstä, myynnistä tai asiakkuuksien kehittämisestä, niitä kannattaa alkaa siirtää pois omalta pöydältä. Se ei ole laiskuutta. Se on tuloksen johtamista.
Kun tarvitset virtuaaliassistentin auttamaan kiireisessä arjessasi, ota meihin yhteyttä!
