Yhteenveto
Pienyrityksen arki on usein kaikkea muuta kuin selkeästi rajattua. Yrittäjä myy, laskuttaa, vastaa asiakkaiden viesteihin, päivittää verkkosivuja, tekee somejulkaisuja, selvittää ohjelmistojen ongelmia, etsii tarjouksia ja yrittää siinä sivussa tehdä myös sitä työtä, josta yritys varsinaisesti saa rahansa.
Tämä on tuttua erityisesti yksinyrittäjille ja mikroyrityksille. Aluksi on luonnollista tehdä kaikki itse, koska muuta vaihtoehtoa ei tunnu olevan. Jossain vaiheessa siitä tulee kuitenkin kasvun este. Yritys ei kehity, jos yrittäjän päivät täyttyvät tehtävistä, jotka ovat kyllä tarpeellisia, mutta eivät vaadi juuri yrittäjän omaa panosta.
Virtuaaliassistentti on tähän käytännöllinen ratkaisu. Kyse ei ole hienosta ulkoistustermistä, vaan hyvin arkisesta asiasta: joku toinen hoitaa sovitut tehtävät etänä, jotta yrittäjän aika vapautuu tärkeämpään tekemiseen.
Virtuaaliassistentti eli VA on etänä työskentelevä ammattilainen, joka auttaa yritystä erilaisissa arjen tehtävissä. Tehtävät voivat liittyä esimerkiksi hallintoon, markkinointiin, myyntiin, asiakaspalveluun, taloushallintoon, tiedonhankintaan tai HR-asioihin.
Käytännössä virtuaaliassistentti voi hoitaa esimerkiksi sähköpostien järjestelyä, kalenterinhallintaa, laskutusta, ostoreskontraa, somekanavien ylläpitoa, asiakasrekisterin päivittämistä, tilausten käsittelyä, verkkosivujen sisältöpäivityksiä, tapahtumajärjestelyjä tai asiakaspalvelua chatissa, sähköpostissa tai puhelimessa.
Oleellista on, että assistentti ei vaadi omaa työpistettä, työsuhdetta tai jatkuvaa täyttä työkuormaa. Pienyritys voi ostaa apua juuri siihen määrään ja tarpeeseen, joka sillä kulloinkin on.
Pienyrityksissä ongelma ei yleensä ole se, etteikö yrittäjä tietäisi mitä pitäisi tehdä. Usein ongelma on se, ettei kaikkea ehdi, jaksa tai osaa tehdä riittävän hyvin. Tämä näkyy nopeasti arjessa.
Sähköposteihin vastataan liian myöhään. Laskutus jää iltaan. Verkkosivujen päivitykset odottavat kuukausia. Somessa julkaistaan silloin, kun muistetaan. Asiakasrekisteri on vähän sinne päin. Tarjousten seuranta unohtuu. Mikään yksittäinen asia ei välttämättä kaada yritystä, mutta yhdessä ne syövät kasvua, asiakaskokemusta ja yrittäjän jaksamista.
Virtuaaliassistentin hyöty tulee juuri tästä: yrityksen perusasiat alkavat liikkua säännöllisemmin. Kun toistuvat tehtävät eivät jää yrittäjän muistin, iltatyön ja viimeisen energian varaan, toiminta muuttuu ammattimaisemmaksi.
Ensimmäinen hyöty on ajansäästö. Jos yrittäjä käyttää viikossa viisi tuntia sähköposteihin, laskutukseen, somepäivityksiin ja asiakasrekisterin siistimiseen, se on kuukaudessa jo noin 20 tuntia. Se on käytännössä useampi työpäivä pois myynnistä, asiakastyöstä tai yrityksen kehittämisestä.
Toinen hyöty on joustavuus. Pienyrityksen työkuorma vaihtelee. Joskus apua tarvitaan pari tuntia viikossa, joskus enemmän esimerkiksi kampanjan, tapahtuman, sesongin tai rekrytoinnin aikana. Virtuaaliassistentin kanssa työmäärää voidaan usein säätää tilanteen mukaan.
Kolmas hyöty on osaaminen. Yrittäjän ei tarvitse opetella kaikkea itse. Jos somekanavat, uutiskirjeet, verkkosivujen päivitykset, raportointi tai asiakaspalvelun prosessit eivät ole ominta aluetta, niihin kannattaa ottaa ihminen, joka tekee niitä työkseen.
Neljäs hyöty on mielenrauha. Tämä kuulostaa pehmeältä, mutta on bisneksen kannalta iso asia. Kun yrittäjä tietää, että sovitut asiat hoituvat, arki ei ole jatkuvaa tulipalojen sammuttamista.
Hyvä lähtökohta on listata kaikki tehtävät, jotka toistuvat, vievät aikaa tai jäävät jatkuvasti roikkumaan. Sen jälkeen ne kannattaa jakaa kolmeen ryhmään: tehtävät, joita et ehdi tehdä; tehtävät, joita et osaa tehdä riittävän hyvin; ja tehtävät, joita et yksinkertaisesti jaksa enää tehdä.
Virtuaaliassistentille sopivia tehtäviä ovat esimerkiksi markkinoinnin avustavat työt, kuten somekanavien ylläpito, verkkosivujen päivitykset ja materiaalien muokkaus. Myynnin puolella apua voi saada tilausten käsittelyyn, asiakasrekisterin hallintaan, tuotetietojen ylläpitoon ja raporttien koostamiseen.
Taloushallinnon puolella assistentti voi auttaa laskutuksessa, myynti- ja ostoreskontrassa, maksusuoritusten käsittelyssä tai tilinpäätöksen valmistelussa. Johdon assistentin roolissa tehtäviä voivat olla tiedonhankinta, kalenterinhallinta, kilpailutukset sekä yhteydenpito kumppaneihin. Lisäksi monelle pienyritykselle asiakaspalvelun ulkoistaminen edes osittain voi olla merkittävä helpotus.
Oikean kumppanin valinta alkaa omista tarpeista. Ei kannata lähteä etsimään “hyvää assistenttia” yleisesti, vaan miettiä ensin, mitä halutaan saada pois omalta pöydältä. Tarvitaanko apua markkinointiin, hallintoon, taloushallintoon, asiakaspalveluun vai kaikkeen vähän?
Seuraavaksi kannattaa arvioida kokemusta. Jos tarvitset apua laskutukseen, valitse ihminen, joka ymmärtää taloushallinnon perusprosessit. Jos tarvitset apua markkinointiin, etsi tekijä, joka osaa tuottaa ja päivittää sisältöjä järkevästi eikä vain “julkaista jotain someen”.
Hyvä virtuaaliassistentti kysyy alussa tarkentavia kysymyksiä. Se on hyvä merkki. Jos tekijä lupaa hoitaa kaiken ilman, että hän ymmärtää yrityksesi toimintaa, asiakkaita tai tavoitteita, kannattaa olla varovainen.
Yhteistyö kannattaa aloittaa pienestä. Valitse yksi selkeä kokonaisuus, esimerkiksi sähköpostien esikäsittely, laskutuksen avustaminen, verkkosivujen päivitykset tai somejulkaisujen ajastus. Kun yhteistyö toimii, tehtäväkenttää voi laajentaa.
Hyvä hetki on usein se, kun samat tehtävät ovat olleet tekemättä liian pitkään. Vielä parempi hetki on ennen kuin yrittäjä on täysin kuormittunut.
Jos huomaat tekeväsi hallinnollisia töitä iltaisin, vastaavasi asiakkaiden viesteihin viiveellä tai lykkääväsi markkinointia viikosta toiseen, kyse ei ole vain ajanhallintaongelmasta. Se on merkki siitä, että yrityksen työmäärä ja resurssit eivät ole tasapainossa.
Virtuaaliassistentti ei ole vain lisäkäsiä. Oikein valittuna hän on kumppani, joka auttaa pitämään yrityksen arjen liikkeessä. Kun rutiinit hoituvat, yrittäjälle jää enemmän tilaa myyntiin, asiakkaisiin, kehittämiseen ja palautumiseen.
Pienyrityksessä tämä voi olla ratkaiseva ero. Kaikkea ei tarvitse tehdä itse, eikä kaikkea kannata tehdä itse. Yrityksen kasvu alkaa usein siitä, että yrittäjä uskaltaa päästää irti tehtävistä, jotka joku muu voi hoitaa paremmin, nopeammin tai tasaisemmin.
