Hallitsemalla tehokkaasti aikaa vieviä töitä, voit merkittävästi parantaa työn tuottavuutta ja tehokkuutta. Tässä artikkelissa käsitellään kymmentä tyypillistä aikasyöppöä ja annetaan vinkkejä, kuinka niitä voi hallita paremmin ilman ulkopuolista apua.
Vinkki: Käytä sähköpostifilttereitä ja -kansioita tehokkaasti. Älä lue sähköposteja koko ajan, ellei ole aivan pakko. Aseta tietyt ajat päivästä sähköpostien käsittelyyn sen sijaan, että tarkistaisit niitä jatkuvasti. Tällä säästät rutkasti aikaa.
Vinkki: Vähennä tarpeettomia kokouksia ja suosi pystykokouksia, jotka ovat lyhyempiä ja keskittyneempiä. Valmistele kokoukset huolellisesti etukäteen määrittämällä selkeä agenda. Lähetä myös agenda kaikille osallistujille ja anna palaverille selkä aikaikkuna.
Vinkki: Käytä online-työkaluja ja -palveluita, jotka automatisoivat matkajärjestelyt. Pidä kaikki matkustustiedot yhdessä paikassa helposti saatavilla. Jos mahdollista, pyri keskittämään esim. hotellimajoittumisia tiettyihin ketjuihin, jotta voit saada paremmat diilit aikaiseksi. Muista kuitenkin kilpailuttaa palveluntarjoajat säännöllisesti, jotta kustannukset pysyvät kurissa.
Vinkki: Käytä tehokkaita hakutyökaluja ja -tekniikoita. ChatGPT 4.0 on äärimmäisen hyvä työkalu, vaikkakin lähteet on syytä tarkistaa manuaalisesti. Vältä syvällistä tutkimusta aiheista, jotka eivät vaadi sitä, ja keskity vain oleelliseen tietoon.
Vinkki: Automatisoi laskutus ja kirjanpito käyttämällä kirjanpito-ohjelmistoja, jotka vähentävät manuaalista työtä ja siitä koituvia virheitä. Myös erilaiset ohjelmistojen väliset integraatiot ja ohjelmistorobotit ovat loistavia asioita, mutta toki ilmaiseksi niitä on mahdotonta saada.
Vinkki: Käytä aikataulutustyökaluja päivitysten automaattiseen julkaisuun. Määritä sosiaalisen median strategia ja suunnittele sisällöt etukäteen, sillä se säästää valtavasti aikaa pitkässä juoksussa.
Vinkki: Luo pohjia ja makroja yleisimmin käytetyille dokumenteille. Käytä puheentunnistusohjelmistoja nopeuttaaksesi kirjoittamista, etenkin englannin kielisissä teksteissä. Suomeksi puheentunnistusohjelmistoja on, mutta niissä on vielä tällä päivämäärällä melko paljon ikäviä virheitä, joiden korjaamiseen menee aikaa.
Vinkki: Käytä asiakaspalvelun chatboteja ja FAQ-sivuja vähentämään toistuvia kyselyitä. Pyri ylipäätään siihen, että sivustoltasi löytyy kaikkiin yleisimpiin kysymyksiin vastaukset, sillä se vähentää turhien toistuvien kysymysten ilmaantumista. Muista kuitenkin, että hyvä asiakaspalvelu - puhelimessa, sähköpostissa tai vaikka chatissä - on osa myyntiprosessia.
Vinkki: Taas ohjelmistojen merkitys korostuu. Käytä henkilöstöhallinnon ohjelmistoja, jotka keskittävät ja automatisoivat työntekijätietojen hallinnan, rekrytoinnin ja perehdytyksen. Kun tiedot ovat ajan tasalla ja ne löytyvät yhdestä paikasta, on työ helpompaa ja nopeampaa.
Vinkki: Käytä projektinhallintatyökaluja, jotka auttavat seuraamaan tehtäviä, aikatauluja ja resursseja. Esimerkiksi Trello voi toimia oikein hyvänä apuna tehtävien ja aikataulujen ylläpidossa. Priorisoi tehtävät ja delegoi, kun mahdollista, jotta jokaiselle projektin jäsenelle saadaan sellaiset tehtävät pöydälle, jotka he voivat hoitaa mielellään ja tehokkaasti.
Vaikka ajanhallinta voi tuntua haasteelliselta, niin asioita voi tehdä tehokkaammin mutta samalla paremmin. Se, että tekee asioita hyvin kerralla ja tekee asiat yhdessä järjestelmässä, yleensä tarkoittaa samalla myös sitä, että aikaa säästyy - ja paljon. Muista myös, että yksi ihminen ei pysty olemaan kaikessa erinomainen ja nopea, joten älä turhaan työllistä itseäsi, tai muita, sellaisilla työtehtävillä, joihin kyvykkyyttä ei niinkään ole. Pyri siis priorisoimaan ja delegoimaan töitä mahdollisuuksien mukaan.
Jos ajanhallinta johtajan näkökulmasta kiinnostaa, niin lue siitä lisää täältä.
