Yhteenveto
Pienyrittäjän ajankäytössä on yksi harha, johon moni törmää yrityksen kasvaessa.
Kun yritykseen tulee muutama työntekijä, yrittäjä alkaa helposti ajatella, että nyt hänen tehtävänsä on siirtyä pois tuotannollisesta tai laskutettavasta työstä ja alkaa “johtaa”. Ajatus on ymmärrettävä. Onhan yritys kasvanut, työntekijöitä on tullut mukaan ja arki on monimutkaisempaa kuin yksinyrittäjänä.
Mutta tässä kohtaa kannattaa olla rehellinen.
Jos yrityksessä on kolme, viisi tai vaikka kahdeksan työntekijää, se ei automaattisesti tarkoita, että yrittäjän paras paikka on toimistolla hallinnollisten tehtävien keskellä. Usein yrityksen kannalta paras ratkaisu on edelleen se, että yrittäjä tekee itsekin työtä, josta syntyy laskutusta, myyntiä, asiakkuuksia tai muuta suoraa liiketoiminnallista arvoa.
Johtamista tarvitaan. Totta kai tarvitaan. Mutta pienyrityksessä johtaminen ei saa muuttua hallinnolliseksi piilopaikaksi, jossa yrittäjä käyttää päivänsä sähköposteihin, Exceliin, palavereihin ja järjestelmäpäivityksiin samalla, kun kassavirtaa tuottava työ jää liian vähälle huomiolle.
Pienyrityksen ajankäyttöä kannattaa katsoa raa’an käytännöllisesti: mistä yritykseen tulee rahaa?
Usein kassavirta syntyy kolmesta asiasta. Ensimmäinen on laskutettava asiakastyö. Toinen on myynti, joka tuo uusia töitä sisään. Kolmas on asiakassuhteiden hoitaminen niin hyvin, että asiakkaat ostavat uudelleen, ostavat enemmän tai suosittelevat yritystä muille.
Näiden tehtävien ympärille pitäisi rakentaa yrittäjän kalenteri.
Tämä ei tarkoita, että hallinto, työnjohto, laskutus, markkinointi tai henkilöstöasiat olisivat turhia. Ne ovat tärkeitä. Mutta ne ovat usein tukitoimintoja. Ne mahdollistavat liiketoimintaa, mutta eivät aina itsessään tuo rahaa sisään.
Jos yrittäjä käyttää suurimman osan viikostaan tukitoimintoihin, pitää kysyä: kuka silloin tekee yrityksen kannalta arvokkainta työtä?
Pienessä yrityksessä yrittäjä on usein edelleen paras myyjä, paras asiakasymmärryksen lähde tai erittäin tuottava asiantuntija. Jos tämä ihminen siirtyy kokonaan hallinnolliseen työhön liian aikaisin, yritys voi menettää enemmän kuin voittaa.
Johtaminen on tärkeää, mutta se pitää määritellä.
Pienyrittäjän johtaminen voi tarkoittaa työntekijöiden ohjaamista, asiakaslupauksen varmistamista, työn laadun seurantaa, kassavirran johtamista, rekrytointia, myynnin suuntaamista ja yrityksen kehittämistä. Nämä ovat oikeita johtamistehtäviä.
Mutta jos johtaminen tarkoittaa käytännössä sitä, että yrittäjä istuu toimistolla lukemassa sähköposteja, siirtää tietoja järjestelmästä toiseen, selvittelee kuitteja, päivittää pieniä taulukoita ja osallistuu palavereihin ilman selvää tarkoitusta, kyse ei ole strategisesta johtamisesta. Kyse on hallinnollisesta työstä.
Hallinnollinen työ pitää hoitaa. Mutta pienyrityksen yrittäjän ei pidä romantisoida sitä johtamiseksi, jos se ei oikeasti vie yritystä eteenpäin.
Tässä kohtaa tarvitaan rehellistä kysymystä: mitä sellaista teen toimistolla, mikä tuottaa yritykselle enemmän arvoa kuin se, että olisin asiakkaalla, myisin, laskuttaisin tai tekisin tuotannollista työtä?
Jos vastausta ei löydy, ajankäyttöä pitää muuttaa.
Kun yrityksessä on muutama työntekijä, yrittäjä on usein edelleen yrityksen tärkein monitoimiresurssi. Hän ymmärtää asiakkaat, tuntee palvelun, osaa ratkaista ongelmia ja pystyy tekemään päätöksiä nopeasti.
Tämä on vahvuus, mutta myös riski.
Jos yrittäjä jää kiinni kaikkeen, yritys ei skaalaudu. Mutta jos yrittäjä irrottautuu liian aikaisin tuottavasta työstä ja siirtyy pelkkään hallintoon, kassavirta voi kärsiä.
Tärkeää on löytää oikea tasapaino.
Yrittäjän ei tarvitse tehdä kaikkea asiakastyötä. Hänen ei tarvitse olla jokaisessa projektissa mukana. Hänen ei tarvitse hoitaa jokaista työvaihetta itse. Mutta pienessä yrityksessä voi olla täysin järkevää, että yrittäjä tekee edelleen osan laskutettavasta työstä, hoitaa avainasiakkuuksia, osallistuu myyntiin ja varmistaa, että tuotanto pyörii kannattavasti.
Kasvun alkuvaiheessa yrittäjän oma tuottava työ voi olla se tekijä, joka pitää kassavirran riittävän vahvana uuden henkilöstön, työkalujen ja kasvupanostusten rahoittamiseen.
Pienyrittäjän kannattaa jakaa oma ajankäyttönsä kolmeen luokkaan.
Ensimmäinen luokka on suoraan rahaa tuottava työ. Tämä voi olla laskutettavaa asiakastyötä, myyntiä, tarjousten tekemistä, asiakasneuvotteluja tai olemassa olevien asiakkuuksien kehittämistä.
Toinen luokka on rahaa mahdollistava työ. Tähän kuuluvat työnjohto, perehdytys, prosessien kehittäminen, laadun varmistaminen, markkinoinnin suunnittelu ja tärkeät henkilöstöasiat. Nämä eivät välttämättä näy heti laskulla, mutta ne auttavat yritystä tuottamaan rahaa paremmin.
Kolmas luokka on välttämätön hallinto. Tähän kuuluvat laskutuksen rutiinit, dokumenttien järjestely, tietojen syöttö, kuittien kokoaminen, raporttien valmistelu, kalenterisäätö, sähköpostien lajittelu ja muut vastaavat tehtävät.
Ongelma syntyy, jos kolmas luokka vie yrittäjän viikosta suurimman osan.
Silloin yrittäjä tekee kyllä töitä, mutta ei välttämättä niitä töitä, joista yrityksen kassavirta ja tulos syntyvät.
Pienyrittäjän kannattaa välillä laskea hyvin yksinkertaisesti oman tuntinsa arvo.
Jos yrittäjä pystyy tuottamaan laskutettavaa työtä esimerkiksi 80–120 euroa tunnissa, onko järkevää käyttää kolme tuntia viikossa tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen?
Jos yrittäjän myyntityö voi tuoda yhden uuden asiakkaan kuukaudessa, onko järkevää käyttää parhaat aamupäivät sähköpostien lajitteluun?
Jos yrittäjän asiakasneuvottelu voi kasvattaa olemassa olevan asiakkaan ostoa tuhansilla euroilla vuodessa, kannattaako sama aika käyttää materiaalien tekniseen päivittämiseen?
Kaikki nämä tehtävät pitää hoitaa. Mutta niiden tekijä pitää valita järkevästi.
Tässä kohtaa moni pienyrittäjä huomaa, että ulkopuolinen apu ei olekaan kallista. Kallista on se, että yrittäjä itse tekee matalan lisäarvon töitä ja jättää korkean lisäarvon työt odottamaan.
On hyvä muistaa, että työntekijöiden palkkaaminen ei automaattisesti vähennä yrittäjän työmäärää. Aluksi se voi jopa lisätä sitä.
Työntekijät tarvitsevat perehdytystä, ohjausta, vastauksia, palautetta ja selkeitä toimintatapoja. Jos yrityksen prosessit ovat epäselvät, yrittäjän aika voi kulua jatkuvaan neuvomiseen ja paikkaamiseen.
Siksi pienyrityksessä ajanhallinta ei ole vain yrittäjän henkilökohtainen asia. Se on koko yrityksen toimintamallin kysymys.
Onko työnjako selkeä? Tietävätkö työntekijät, mitä heiltä odotetaan? Onko ohjeet dokumentoitu? Onko asiakastyön prosessi selkeä? Meneekö tieto oikeaan paikkaan? Laskutetaanko tehty työ varmasti? Kuka vastaa mistäkin?
Jos nämä ovat epäselviä, yrittäjä joutuu olemaan koko ajan tulppana tai pelastajana.
Johtaminen on tällöin tärkeää, mutta johtamisen tavoitteena pitää olla se, että yritys tuottaa paremmin, ei se, että yrittäjä hautautuu hallintoon.
Pienyrittäjän ei kannata käyttää työpäiviään tehtäviin, jotka voisi hoitaa joku muu.
Virtuaaliassistentti tai etäassistentti voi auttaa esimerkiksi laskutuksen tukitehtävissä, asiakasrekisterin ylläpidossa, sähköpostien esikäsittelyssä, kalenterin hallinnassa, raporttien kokoamisessa, verkkosivujen päivityksissä, dokumenttien järjestelyssä ja yhteydenpidossa kumppaneihin.
Tämä ei tarkoita, että yrittäjä menettäisi kontrollin. Päinvastoin. Kun rutiinit on sovittu selkeästi ja joku hoitaa ne järjestelmällisesti, yrittäjällä voi olla parempi näkyvyys yrityksen arkeen kuin silloin, kun kaikki on hänen omassa päässään.
Delegoinnin tarkoitus on vapauttaa yrittäjän aikaa siihen, mistä kassavirta ja tulos syntyvät.
Jos assistentti hoitaa viikossa viisi tuntia hallinnollista työtä ja yrittäjä käyttää vapautuneen ajan laskutettavaan työhön, myyntiin tai avainasiakkaisiin, laskelma voi olla hyvin nopeasti järkevä.
Pienessä yrityksessä myynti jää helposti liian vähälle huomiolle. Töitä tehdään silloin, kun niitä on, ja myyntiä tehdään vasta, kun kalenteri alkaa tyhjentyä.
Tämä on vaarallinen rytmi.
Kassavirta syntyy tulevista töistä, ei vain tämän päivän tekemisestä. Siksi yrittäjän pitää varata aikaa myyntiin myös silloin, kun on kiire. Erityisesti silloin, kun on kiire.
Jos myynti loppuu kiireen takia, seurauksena voi olla muutaman kuukauden päästä tyhjä kalenteri. Sitten myydään paniikissa, otetaan huonompia asiakkaita tai tingitään hinnasta.
Pienyrittäjän ajankäytössä myynti on yksi tärkeimmistä prioriteeteista. Se voi tarkoittaa uusien asiakkaiden kontaktointia, vanhojen asiakkaiden läpikäyntiä, tarjousten seurantaa, suosittelujen pyytämistä, markkinointisisältöjen tekemistä tai kumppanien aktivoimista.
Jos yrittäjä on yrityksen paras myyjä, hänen pitää myydä. Ei koko viikkoa, mutta riittävästi.
Liikevaihto ei vielä ole tulosta. Pienyrittäjän pitää katsoa myös katetta ja tehokkuutta.
Jos yrittäjä tekee hallinnollisia töitä, työntekijät odottavat ohjeita, laskutus viivästyy, asiakastiedot ovat sekaisin ja myyntiä tehdään satunnaisesti, tulos kärsii monesta suunnasta.
Tulos syntyy siitä, että oikeat ihmiset tekevät oikeita töitä oikeaan aikaan. Laskutettava työ tehdään tehokkaasti. Myynti tuo sopivia asiakkaita. Hallinto toimii taustalla. Laskutus lähtee ajallaan. Asiakkaista pidetään huolta. Turha säätö minimoidaan.
Tämä ei vaadi ison yrityksen koneistoa. Se vaatii selkeää ajattelua.
Pienyrityksessä yksikin väärin käytetty työpäivä viikossa voi olla iso asia. Jos yrittäjä käyttää päivän hallinnolliseen työhön, jonka assistentti voisi hoitaa, menetetään mahdollisesti kokonainen päivä laskutusta, myyntiä tai asiakkuuksien kehittämistä.
Pienyrittäjän ajankäyttö ja ajanhallinta pitää sitoa kassavirtaan ja tulokseen. Muutama työntekijä ei vielä tarkoita, että yrittäjän kannattaa jäädä toimistolle pyörittämään hallintoa ja kutsua sitä johtamiseksi.
Johtaminen on tärkeää, mutta pienessä yrityksessä yrittäjän pitää usein edelleen osallistua työhön, josta syntyy rahaa: laskutettavaan tekemiseen, myyntiin, asiakkuuksiin ja tuotannon kannattavuuden varmistamiseen.
Hallinnolliset työt pitää hoitaa, mutta ne pitää hoitaa oikealla tavalla ja oikean ihmisen toimesta. Yrittäjän paras työaika ei saa kadota tehtäviin, jotka eivät vaadi hänen osaamistaan.
Kun ajankäyttöä katsotaan kassavirran ja tuloksen kautta, moni asia selkeytyy nopeasti. Mikä tuo rahaa sisään? Mikä mahdollistaa rahan tekemisen? Mikä on välttämätöntä hallintoa? Ja mitä yrittäjän ei kannattaisi tehdä itse?
Pienyrityksen tehokkuus ei synny siitä, että yrittäjä on kiireinen. Se syntyy siitä, että yrittäjä käyttää aikansa oikein.
Jos hallinnolliset työt vievät yrittäjältä aikaa laskutettavasta työstä, myynnistä tai asiakkuuksien kehittämisestä, niitä kannattaa alkaa siirtää pois omalta pöydältä. Se ei ole laiskuutta. Se on tuloksen johtamista.
Kun tarvitset virtuaaliassistentin auttamaan kiireisessä arjessasi, ota meihin yhteyttä!
Yhteenveto
Yksinyrittäjän arjessa on yksi karu totuus: kukaan ei tule pelastamaan kalenteriasi puolestasi.
Asiakkaat odottavat vastauksia. Laskut pitää lähettää. Tarjoukset pitää tehdä. Verkkosivut pitäisi päivittää. Somekanavissa pitäisi näkyä. Kirjanpitäjä pyytää aineistoa. Joku yhteistyökumppani odottaa kommentteja. Samaan aikaan pitäisi tehdä laskutettavaa työtä, hankkia uusia asiakkaita ja kehittää yritystä eteenpäin.
Jos kaiken antaa tulla samalle viivalle, yksinyrittäjä on nopeasti pulassa. Päivä täyttyy tekemisestä, mutta illalla on epäselvä olo: sainko oikeasti mitään tärkeää aikaan?
Tässä kohtaa priorisointi nousee kuninkaaksi. Ei siksi, että se kuulostaa hienolta johtamispuheelta, vaan siksi, että ilman priorisointia yksinyrittäjän aika menee helposti muiden ihmisten kiireiden, sähköpostien ja pienten hallinnollisten tehtävien alle.
Yksinyrittäjän pitää ymmärtää, että kaikki työ ei ole yrityksen kannalta samanarvoista.
Laskun lähettäminen on tärkeää. Asiakkaan viestiin vastaaminen on tärkeää. Somejulkaisu voi olla tärkeä. Mutta ovatko ne juuri nyt tärkeämpiä kuin uuden asiakkaan kontaktointi, tarjouksen viimeistely tai laskutettava asiakastyö?
Jos yrittäjän tunti menee tehtävään, jonka joku muu voisi tehdä yhtä hyvin, se tunti on pois tehtävästä, jossa yrittäjä voi oikeasti tuottaa arvoa. Tämä on yksinyrittäjälle erityisen tärkeää, koska käytössä ei ole tiimiä, joka automaattisesti paikkaa väärää ajankäyttöä.
Priorisointi alkaa siitä, että yrittäjä tunnistaa oman työnsä arvon. Missä tehtävissä yritys hyötyy eniten juuri sinun osaamisestasi? Onko se myynnissä, asiakastyössä, asiantuntijapalvelussa, suunnittelussa, tuotannossa vai asiakassuhteiden hoitamisessa?
Kun tämä on selvillä, kalenterin pitäisi alkaa näyttää samalta. Jos tärkein työsi on myynti, kalenterissa pitää olla myyntiaikaa. Jos tärkein työsi on asiakastyö, parhaiden tuntien pitää mennä siihen. Jos yrityksesi kasvu vaatii näkyvyyttä, markkinoinnille pitää olla oma paikkansa.
Jos tärkeimmät asiat jäävät aina iltaan, viikonloppuun tai “sitten kun ehdin” -osastolle, ajanhallinta ei ole kunnossa.
Yksinyrittäjä ei voi parantaa ajankäyttöään, jos hän ei tiedä, mihin aika oikeasti katoaa.
Hyvä harjoitus on kirjata viikon ajan ylös kaikki työtehtävät. Ei vain isoja kokonaisuuksia, vaan myös pienet tehtävät: sähköpostit, puhelut, laskutus, some, asiakastyö, tarjousten tekeminen, tiedon etsiminen, järjestelmien päivittäminen, palaverit ja kaikenlainen säätö.
Viikon jälkeen kuva on usein yllättävä. Moni yrittäjä huomaa käyttävänsä paljon aikaa tehtäviin, joita hän ei olisi itse nimennyt tärkeimmiksi. Sähköposti vie tunnin sieltä, toinen tunti menee tiedostojen etsimiseen, kolmas järjestelmäpäivityksiin, neljäs viestiketjuihin, joista ei synny mitään.
Tämä ei tarkoita, että yrittäjä olisi huono. Se tarkoittaa, että arki on päässyt johtamaan yrittäjää eikä toisin päin.
Kun ajankäyttö on näkyvillä, tehtävät voi jakaa kolmeen koriin.
Ensimmäinen kori on “tee itse”. Sinne kuuluvat tehtävät, joissa yrittäjän oma osaaminen on ratkaisevaa. Esimerkiksi tärkeät asiakaskohtaamiset, myynti, laskutettava asiantuntijatyö, päätöksenteko ja yrityksen suunnan määrittäminen.
Toinen kori on “delegoi”. Sinne kuuluvat tehtävät, jotka pitää tehdä, mutta jotka eivät vaadi yrittäjän henkilökohtaista panosta. Esimerkiksi laskutuksen avustavat tehtävät, asiakasrekisterin päivitys, somejulkaisujen ajastus, verkkosivujen sisältöpäivitykset, sähköpostien esikäsittely ja raporttien kokoaminen.
Kolmas kori on “poista”. Sinne kuuluvat tehtävät, joilla ei ole enää järkevää tarkoitusta. Jokaisella yrityksellä on vanhoja tapoja, joita tehdään vain siksi, että niitä on aina tehty.
Yksinyrittäjän ajanhallinta ei kaadu yleensä siihen, ettei yrittäjä tekisi tarpeeksi. Useammin ongelma on se, että yrittäjä tekee liikaa kaikenlaista.
Priorisointi tarkoittaa väistämättä kieltäytymistä. Kaikkeen ei voi tarttua heti. Kaikille ei voi vastata samalla minuutilla. Jokainen idea ei ansaitse toteutusta. Jokainen asiakas ei ole hyvä asiakas. Jokainen palaveri ei ole tarpeellinen.
Tämä voi tuntua aluksi vaikealta, koska yksinyrittäjä on usein tottunut olemaan joustava. Joustavuus on hyvä ominaisuus, mutta rajattomana se muuttuu kuormitukseksi.
Jos yrittäjä sanoo kaikkeen kyllä, hän sanoo samalla ei jollekin tärkeämmälle. Usein se tärkeämpi asia on myynti, oma palautuminen, palvelun kehittäminen tai laadukas asiakastyö.
Siksi yrittäjän kannattaa suojata kalenteristaan parhaat tunnit tärkeimmille tehtäville. Monelle tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että aamupäivä varataan keskittymistä vaativalle työlle ja sähköpostit katsotaan vasta myöhemmin. Toiselle se tarkoittaa kahta selkeää myyntipäivää viikossa. Kolmannelle se tarkoittaa sitä, että hallinnolliset tehtävät niputetaan yhteen iltapäivään eikä niitä tehdä pitkin viikkoa pieninä keskeytyksinä.
Yksinyrittäjän pahimpia aikasyöppöjä ovat pienet tehtävät, jotka näyttävät nopeilta mutta rikkovat työpäivän.
“Vastaan tähän nopeasti.”
“Katson tämän laskun äkkiä.”
“Päivitän tuon yhden jutun sivuille.”
“Lähetän tämän materiaalin saman tien.”
“Etsin vain yhden tiedoston.”
Yksittäinen tehtävä voi viedä viisi minuuttia. Mutta kun näitä on päivän aikana kymmeniä, varsinainen työ pirstaloituu. Keskittyminen katoaa ja päivän tärkein työ jää kesken.
Sähköpostia ei kannata lukea jatkuvasti, ellei työ oikeasti vaadi päivystämistä. Monelle yrittäjälle riittää, että sähköpostit käsitellään kaksi tai kolme kertaa päivässä. Sama koskee viestisovelluksia ja muita ilmoituksia. Jos kaikki kanavat ovat auki koko päivän, yrittäjä ei johda omaa aikaansa vaan reagoi muiden ärsykkeisiin.
Tässä virtuaaliassistentti voi olla iso apu. Assistentti voi esikäsitellä sähköposteja, merkitä tärkeät viestit, vastata rutiinikysymyksiin, päivittää tietoja järjestelmiin ja huolehtia siitä, ettei kaikki päädy yrittäjän pöydälle sellaisenaan.
Yksinyrittäjän yrityksessä hallinto ei katoa mihinkään. Laskut, kuitit, asiakastiedot, sopimukset, markkinointimateriaalit, verkkosivut ja raportit pitää hoitaa.
Virhe on ajatella, että koska jokin tehtävä on tärkeä, yrittäjän pitää tehdä se itse.
Taloushallinnon aineiston kokoaminen on tärkeää. Silti se ei välttämättä ole yrittäjän parasta ajankäyttöä. Verkkosivujen päivitys on tärkeää. Silti yrittäjän ei välttämättä kannata käyttää siihen parhaita myyntituntejaan. Somekanavien ylläpito on tärkeää. Silti jokaisen julkaisun tekninen ajastaminen ei ehkä vaadi yrittäjän omaa panosta.
Kun hallinnolliset tehtävät on tunnistettu, niille pitää päättää paikka. Ne voidaan tehdä tiettynä aikana, automatisoida, ohjeistaa tai delegoida.
Tärkeintä on, etteivät ne valu koko työviikon päälle ja syö kaikkea keskittymistä.
Toimiva ajanhallinta ei vaadi täydellistä järjestelmää. Se vaatii riittävän selkeän mallin, jota yrittäjä oikeasti käyttää.
Yksi käytännöllinen malli on seuraava.
Määritä ensin viikon kolme tärkeintä tavoitetta. Ei kahtakymmentä, vaan kolme. Ne voivat liittyä myyntiin, asiakastyöhön, laskutukseen, markkinointiin tai kehittämiseen.
Varaa sen jälkeen kalenterista ajat näille tehtäville. Älä jätä niitä tyhjän ajan varaan, koska tyhjää aikaa ei yleensä tule.
Niputa pienet tehtävät yhteen. Sähköpostit, laskutus, järjestelmäpäivitykset ja muut rutiinit kannattaa tehdä erissä, ei pitkin päivää.
Tunnista tehtävät, jotka toistuvat joka viikko ja joita et halua enää tehdä itse. Nämä ovat hyviä ensimmäisiä delegointikohteita.
Lopuksi tee viikoittainen katsaus. Mikä vei aikaa? Mikä tuotti tulosta? Mikä jäi roikkumaan? Mitä pitää muuttaa ensi viikolla?
Tällä pääsee jo pitkälle.
Delegointi ei vaadi sitä, että yritys on iso. Itse asiassa yksinyrittäjälle delegointi voi olla kaikkein tärkeintä, koska kaikki muuten kasautuu samalle ihmiselle.
Virtuaaliassistentti voi auttaa esimerkiksi sähköpostien hallinnassa, kalenterin ylläpidossa, laskutuksen tukena, asiakasrekisterin päivittämisessä, somejulkaisujen ajastamisessa, verkkosivujen päivityksissä, tiedonhankinnassa ja dokumenttien järjestämisessä.
Delegoinnin tarkoitus ei ole tehdä yrittäjästä hienompaa johtajaa. Tarkoitus on vapauttaa yrittäjän aika tehtäviin, joissa hänen panoksensa tuottaa eniten arvoa.
Jos assistentin avulla vapautuu viikossa kolme tuntia myyntiin tai laskutettavaan asiakastyöhön, vaikutus voi olla iso. Kyse ei ole vain ajansäästöstä, vaan yrityksen suunnan korjaamisesta.
Yksinyrittäjän ajankäytössä priorisointi on kuningas. Ilman sitä kaikki tehtävät alkavat näyttää tärkeiltä, ja lopulta yrittäjän kalenteria johtavat kiire, sähköposti ja muiden ihmisten tarpeet.
Hyvä ajanhallinta alkaa siitä, että yrittäjä tunnistaa, missä hänen oma panoksensa tuottaa eniten arvoa. Sen jälkeen tehtävät pitää jakaa: mitä teen itse, mitä delegoin ja mitä lopetan kokonaan.
Yksinyrittäjän ei tarvitse tehdä kaikkea itse. Eikä hänen kannata tehdä kaikkea itse. Yrityksen kasvu, yrittäjän jaksaminen ja asiakkaiden parempi palveleminen syntyvät usein siitä, että aika käytetään rohkeasti oikeisiin asioihin.
Aikaa ei tule lisää. Siksi sitä pitää käyttää paremmin.
Kun tarvitset virtuaaliassistentin auttamaan kiireisessä arjessasi, ota meihin yhteyttä!
Yhteenveto
Pienyrityksen arki on usein kaikkea muuta kuin selkeästi rajattua. Yrittäjä myy, laskuttaa, vastaa asiakkaiden viesteihin, päivittää verkkosivuja, tekee somejulkaisuja, selvittää ohjelmistojen ongelmia, etsii tarjouksia ja yrittää siinä sivussa tehdä myös sitä työtä, josta yritys varsinaisesti saa rahansa.
Tämä on tuttua erityisesti yksinyrittäjille ja mikroyrityksille. Aluksi on luonnollista tehdä kaikki itse, koska muuta vaihtoehtoa ei tunnu olevan. Jossain vaiheessa siitä tulee kuitenkin kasvun este. Yritys ei kehity, jos yrittäjän päivät täyttyvät tehtävistä, jotka ovat kyllä tarpeellisia, mutta eivät vaadi juuri yrittäjän omaa panosta.
Virtuaaliassistentti on tähän käytännöllinen ratkaisu. Kyse ei ole hienosta ulkoistustermistä, vaan hyvin arkisesta asiasta: joku toinen hoitaa sovitut tehtävät etänä, jotta yrittäjän aika vapautuu tärkeämpään tekemiseen.
Virtuaaliassistentti eli VA on etänä työskentelevä ammattilainen, joka auttaa yritystä erilaisissa arjen tehtävissä. Tehtävät voivat liittyä esimerkiksi hallintoon, markkinointiin, myyntiin, asiakaspalveluun, taloushallintoon, tiedonhankintaan tai HR-asioihin.
Käytännössä virtuaaliassistentti voi hoitaa esimerkiksi sähköpostien järjestelyä, kalenterinhallintaa, laskutusta, ostoreskontraa, somekanavien ylläpitoa, asiakasrekisterin päivittämistä, tilausten käsittelyä, verkkosivujen sisältöpäivityksiä, tapahtumajärjestelyjä tai asiakaspalvelua chatissa, sähköpostissa tai puhelimessa.
Oleellista on, että assistentti ei vaadi omaa työpistettä, työsuhdetta tai jatkuvaa täyttä työkuormaa. Pienyritys voi ostaa apua juuri siihen määrään ja tarpeeseen, joka sillä kulloinkin on.
Pienyrityksissä ongelma ei yleensä ole se, etteikö yrittäjä tietäisi mitä pitäisi tehdä. Usein ongelma on se, ettei kaikkea ehdi, jaksa tai osaa tehdä riittävän hyvin. Tämä näkyy nopeasti arjessa.
Sähköposteihin vastataan liian myöhään. Laskutus jää iltaan. Verkkosivujen päivitykset odottavat kuukausia. Somessa julkaistaan silloin, kun muistetaan. Asiakasrekisteri on vähän sinne päin. Tarjousten seuranta unohtuu. Mikään yksittäinen asia ei välttämättä kaada yritystä, mutta yhdessä ne syövät kasvua, asiakaskokemusta ja yrittäjän jaksamista.
Virtuaaliassistentin hyöty tulee juuri tästä: yrityksen perusasiat alkavat liikkua säännöllisemmin. Kun toistuvat tehtävät eivät jää yrittäjän muistin, iltatyön ja viimeisen energian varaan, toiminta muuttuu ammattimaisemmaksi.
Ensimmäinen hyöty on ajansäästö. Jos yrittäjä käyttää viikossa viisi tuntia sähköposteihin, laskutukseen, somepäivityksiin ja asiakasrekisterin siistimiseen, se on kuukaudessa jo noin 20 tuntia. Se on käytännössä useampi työpäivä pois myynnistä, asiakastyöstä tai yrityksen kehittämisestä.
Toinen hyöty on joustavuus. Pienyrityksen työkuorma vaihtelee. Joskus apua tarvitaan pari tuntia viikossa, joskus enemmän esimerkiksi kampanjan, tapahtuman, sesongin tai rekrytoinnin aikana. Virtuaaliassistentin kanssa työmäärää voidaan usein säätää tilanteen mukaan.
Kolmas hyöty on osaaminen. Yrittäjän ei tarvitse opetella kaikkea itse. Jos somekanavat, uutiskirjeet, verkkosivujen päivitykset, raportointi tai asiakaspalvelun prosessit eivät ole ominta aluetta, niihin kannattaa ottaa ihminen, joka tekee niitä työkseen.
Neljäs hyöty on mielenrauha. Tämä kuulostaa pehmeältä, mutta on bisneksen kannalta iso asia. Kun yrittäjä tietää, että sovitut asiat hoituvat, arki ei ole jatkuvaa tulipalojen sammuttamista.
Hyvä lähtökohta on listata kaikki tehtävät, jotka toistuvat, vievät aikaa tai jäävät jatkuvasti roikkumaan. Sen jälkeen ne kannattaa jakaa kolmeen ryhmään: tehtävät, joita et ehdi tehdä; tehtävät, joita et osaa tehdä riittävän hyvin; ja tehtävät, joita et yksinkertaisesti jaksa enää tehdä.
Virtuaaliassistentille sopivia tehtäviä ovat esimerkiksi markkinoinnin avustavat työt, kuten somekanavien ylläpito, verkkosivujen päivitykset ja materiaalien muokkaus. Myynnin puolella apua voi saada tilausten käsittelyyn, asiakasrekisterin hallintaan, tuotetietojen ylläpitoon ja raporttien koostamiseen.
Taloushallinnon puolella assistentti voi auttaa laskutuksessa, myynti- ja ostoreskontrassa, maksusuoritusten käsittelyssä tai tilinpäätöksen valmistelussa. Johdon assistentin roolissa tehtäviä voivat olla tiedonhankinta, kalenterinhallinta, kilpailutukset sekä yhteydenpito kumppaneihin. Lisäksi monelle pienyritykselle asiakaspalvelun ulkoistaminen edes osittain voi olla merkittävä helpotus.
Oikean kumppanin valinta alkaa omista tarpeista. Ei kannata lähteä etsimään “hyvää assistenttia” yleisesti, vaan miettiä ensin, mitä halutaan saada pois omalta pöydältä. Tarvitaanko apua markkinointiin, hallintoon, taloushallintoon, asiakaspalveluun vai kaikkeen vähän?
Seuraavaksi kannattaa arvioida kokemusta. Jos tarvitset apua laskutukseen, valitse ihminen, joka ymmärtää taloushallinnon perusprosessit. Jos tarvitset apua markkinointiin, etsi tekijä, joka osaa tuottaa ja päivittää sisältöjä järkevästi eikä vain “julkaista jotain someen”.
Hyvä virtuaaliassistentti kysyy alussa tarkentavia kysymyksiä. Se on hyvä merkki. Jos tekijä lupaa hoitaa kaiken ilman, että hän ymmärtää yrityksesi toimintaa, asiakkaita tai tavoitteita, kannattaa olla varovainen.
Yhteistyö kannattaa aloittaa pienestä. Valitse yksi selkeä kokonaisuus, esimerkiksi sähköpostien esikäsittely, laskutuksen avustaminen, verkkosivujen päivitykset tai somejulkaisujen ajastus. Kun yhteistyö toimii, tehtäväkenttää voi laajentaa.
Hyvä hetki on usein se, kun samat tehtävät ovat olleet tekemättä liian pitkään. Vielä parempi hetki on ennen kuin yrittäjä on täysin kuormittunut.
Jos huomaat tekeväsi hallinnollisia töitä iltaisin, vastaavasi asiakkaiden viesteihin viiveellä tai lykkääväsi markkinointia viikosta toiseen, kyse ei ole vain ajanhallintaongelmasta. Se on merkki siitä, että yrityksen työmäärä ja resurssit eivät ole tasapainossa.
Virtuaaliassistentti ei ole vain lisäkäsiä. Oikein valittuna hän on kumppani, joka auttaa pitämään yrityksen arjen liikkeessä. Kun rutiinit hoituvat, yrittäjälle jää enemmän tilaa myyntiin, asiakkaisiin, kehittämiseen ja palautumiseen.
Pienyrityksessä tämä voi olla ratkaiseva ero. Kaikkea ei tarvitse tehdä itse, eikä kaikkea kannata tehdä itse. Yrityksen kasvu alkaa usein siitä, että yrittäjä uskaltaa päästää irti tehtävistä, jotka joku muu voi hoitaa paremmin, nopeammin tai tasaisemmin.
Yhteenveto
Yksinyrittäjän arki on usein yhdistelmä vapautta ja jatkuvaa vastuuta. Kukaan ei hengitä niskaan, mutta kukaan ei myöskään automaattisesti hoida asioita puolestasi. Asiakkaat pitää palvella, laskut lähettää, tarjoukset tehdä, sähköposteihin vastata, some päivittää, verkkosivut pitää kunnossa ja taloushallinnon asiat saada ajoissa eteenpäin.
Paperilla moni näistä tehtävistä näyttää pieneltä. Käytännössä ne syövät päivän sieltä, toisen täältä. Lopputulos on se, että yrittäjä tekee iltaisin “nopeasti vielä pari juttua” ja huomaa pian käyttävänsä suuren osan viikosta tehtäviin, jotka eivät varsinaisesti kasvata liiketoimintaa.
Tässä kohtaa virtuaaliassistentti voi olla yksinyrittäjälle erittäin järkevä ratkaisu. Ei siksi, että yrittäjä ei osaisi hoitaa asioitaan. Vaan siksi, että kaikkea ei kannata tehdä itse.
Virtuaaliassistentti, etäassistentti ja etäsihteeri tarkoittavat käytännössä samaa asiaa: etänä työskentelevää ammattilaista, joka auttaa yrityksen arjen tehtävissä. Hän voi toimia yrittäjän apuna esimerkiksi markkinoinnissa, asiakaspalvelussa, laskutuksessa, kalenterinhallinnassa, tiedonhankinnassa, kumppaniviestinnässä tai muissa hallinnollisissa töissä.
Yksinyrittäjälle tämä on usein kevyempi ratkaisu kuin työntekijän palkkaaminen. Virtuaaliassistentti ei tarvitse työpistettä, työvälineitä yrityksen tiloissa eikä jatkuvaa täyttä työkuormaa. Apua voi ostaa esimerkiksi muutaman tunnin viikossa, tiettyyn projektiin tai sesonkia varten.
Tärkein ajatus on yksinkertainen: yrittäjä maksaa tehdystä työstä ja saa käyttöönsä osaamista juuri siihen kohtaan, jossa oma aika, jaksaminen tai osaaminen ei riitä.
Moni yksinyrittäjä ajattelee liian pitkään, että “kyllä minä tämän vielä itse hoidan”. Se on ymmärrettävää, mutta usein huono kasvustrategia.
Yrittäjän työaika on rajallinen. Jos siitä iso osa menee rutiineihin, selvittelyyn ja keskeneräisten asioiden paikkaamiseen, aikaa ei jää riittävästi myyntiin, asiakassuhteisiin, palvelun kehittämiseen tai yrityksen näkyvyyden parantamiseen.
Kasvu ei yleensä pysähdy siihen, etteikö yrittäjä tekisi tarpeeksi töitä. Useammin kasvu pysähtyy siihen, että yrittäjä tekee liikaa vääränlaisia töitä.
Virtuaaliassistentin avulla yrittäjä voi siirtää pois tehtäviä, jotka ovat tärkeitä mutta eivät välttämättä vaadi yrittäjän omaa asiantuntijuutta. Tämä voi olla esimerkiksi laskujen lähettämistä, asiakasrekisterin päivittämistä, sähköpostien esikäsittelyä, somejulkaisujen ajastamista, verkkosivujen sisältöpäivityksiä tai asiakaspalveluviestien hoitamista.
Virtuaaliassistentin tehtäväkenttä riippuu aina yrityksen tarpeesta. Yksinyrittäjällä avuntarve liittyy usein siihen, että samat pienet työt toistuvat viikosta toiseen ja vievät huomaamatta paljon aikaa.
Asiakaspalvelussa virtuaaliassistentti voi vastata sähköposteihin, hoitaa verkkosivuston chatia, käsitellä yhteydenottoja tai ohjata asiakkaiden kysymyksiä eteenpäin. Tämä on tärkeää, koska asiakkaan näkökulmasta nopea vastaus on usein osa hyvää palvelua. Yrittäjän näkökulmasta taas jokainen keskeytys katkaisee oman työn rytmin.
Markkinoinnissa assistentti voi auttaa somekanavien ylläpidossa, verkkosivujen päivittämisessä, blogitekstien viemisessä sivustolle, uutiskirjeiden kokoamisessa, materiaalien päivittämisessä ja tapahtumien käytännön järjestelyissä. Monella yksinyrittäjällä markkinointi jää tekemättä juuri siksi, että asiakastyö menee aina edelle. Se on inhimillistä, mutta pitkällä aikavälillä vaarallista.
Taloushallinnon rutiineissa virtuaaliassistentti voi auttaa laskutuksessa, myynti- ja ostoreskontrassa, maksusuoritusten seurannassa sekä aineistojen valmistelussa kirjanpitäjälle. Näissä tehtävissä tarkkuus ja säännöllisyys ovat tärkeitä. Kun laskutus ei laahaa perässä, myös kassavirta pysyy paremmin hallinnassa.
Hallinnollisissa tehtävissä apu voi tarkoittaa kalenterinhallintaa, sähköpostien järjestelyä, tiedonhankintaa, kilpailutuksia, muistutuksia, dokumenttien päivittämistä tai yhteydenpitoa kumppaneihin. Nämä ovat juuri niitä asioita, jotka eivät välttämättä näy asiakkaalle, mutta joiden puuttuminen tuntuu yrittäjän arjessa kaaoksena.
Lisäksi virtuaaliassistentti voi auttaa projektinhallinnassa ja viestinnässä. Hän voi seurata aikatauluja, muistuttaa sovituista asioista, pitää yhteyttä alihankkijoihin ja varmistaa, että asiat eivät jää yksinyrittäjän muistin varaan.
Virtuaaliassistentin arvoa ei kannata mitata vain sillä, montako tuntia hän tekee töitä. Tärkeämpää on katsoa, mitä yrittäjän ajalle tapahtuu sen jälkeen, kun rutiinit eivät enää vie samaa määrää energiaa.
Jos yrittäjältä vapautuu viikossa viisi tuntia, sen voi käyttää esimerkiksi myyntipuheluihin, tarjousten tekemiseen, nykyisten asiakkaiden palvelemiseen, uuden palvelun kehittämiseen tai omaan palautumiseen. Kaikki nämä voivat olla liiketoiminnan kannalta arvokkaampia kuin sähköpostilaatikon siivoaminen tai somejulkaisun muotoilu keskellä kiireisintä työpäivää.
Kasvu vaatii usein myös jatkuvuutta. Markkinointia ei kannata tehdä vain silloin, kun kalenterissa sattuu olemaan tyhjä hetki. Asiakasrekisteriä ei kannata päivittää vasta silloin, kun tiedot ovat jo sekaisin. Laskutusta ei kannata hoitaa vasta kuukauden lopussa paniikissa.
Virtuaaliassistentti tuo arkeen rakennetta. Kun sovitut tehtävät hoituvat säännöllisesti, yrityksen perustoiminta muuttuu tasaisemmaksi. Se näkyy parempana asiakaskokemuksena, selkeämpänä viestintänä ja yrittäjän parempana työrauhana.
Hyvä assistentti voi myös huomata asioita, joihin yrittäjä on itse jo tottunut. Hän voi ehdottaa parempaa tapaa käsitellä yhteydenottoja, selkeyttää tiedostoja, parantaa asiakasviestien pohjia tai tehdä markkinoinnin arjesta suunnitelmallisempaa. Ulkopuolinen silmä näkee usein nopeasti, missä aikaa hukkuu.
Hyvä nyrkkisääntö on tämä: jos sama tehtävä jää jatkuvasti tekemättä, se kannattaa joko poistaa, automatisoida tai delegoida. Jos tehtävä on liiketoiminnalle tärkeä, mutta ei vaadi juuri sinun osaamistasi, se on hyvä ehdokas virtuaaliassistentille.
Toinen merkki on se, että teet toistuvasti hallinnollisia töitä iltaisin tai viikonloppuisin. Kolmas merkki on se, että asiakkaille vastaaminen, laskuttaminen, markkinointi tai kumppaniviestintä alkaa viivästyä. Nämä eivät ole vain pieniä arjen ongelmia. Ne voivat vaikuttaa suoraan myyntiin, kassavirtaan ja asiakastyytyväisyyteen.
Virtuaaliassistenttia ei tarvitse ottaa mukaan vasta sitten, kun tilanne on kaoottinen. Usein paras hetki on silloin, kun yritys on jo toiminnassa, mutta yrittäjä huomaa oman kapasiteettinsa tulevan vastaan.
Oikean virtuaaliassistentin valinta alkaa rehellisestä tehtävälistasta. Kirjoita ylös, mihin aikasi kuluu viikon aikana. Merkitse erikseen tehtävät, jotka tuottavat rahaa, tukevat asiakassuhteita tai kehittävät yritystä. Sen jälkeen katso, mitkä tehtävät ovat välttämättömiä mutta eivät vaadi sinun henkilökohtaista panostasi.
Kun tiedät tarpeen, oikean kumppanin valinta helpottuu. Jos tarvitset apua markkinointiin, etsi markkinointiassistenttia. Jos ongelma on laskutus ja taloushallinnon rutiinit, tarvitset erilaista osaamista. Jos taas suurin kuorma tulee sähköposteista, aikatauluista ja kumppaniviestinnästä, johdon assistentin tyyppinen apu voi olla järkevin ratkaisu.
Kiinnitä huomiota myös viestintään. Hyvä virtuaaliassistentti ei vain odota tehtäviä, vaan osaa kysyä oikeita kysymyksiä, ehdottaa toimintatapoja ja pitää sinut ajan tasalla. Yksinyrittäjälle tämä on tärkeää, koska yhteistyön pitää vähentää kuormaa, ei lisätä sitä.
Aloita mieluummin rajatulla kokonaisuudella kuin epämääräisellä “auta vähän kaikessa” -mallilla. Esimerkiksi ensimmäinen kuukausi voi keskittyä sähköpostin hallintaan, laskutuksen tukemiseen tai markkinointisisältöjen julkaisuun. Kun yhteistyö toimii, tehtäviä voi lisätä vaiheittain.
Virtuaaliassistentti voi olla yksinyrittäjälle paljon enemmän kuin apukäsi kiireeseen. Oikein käytettynä hän auttaa rakentamaan arkea, jossa tärkeät asiat eivät jää tekemättä ja yrittäjä voi keskittyä siihen, missä hänen panoksensa on arvokkain.
Kaikkea ei tarvitse tehdä itse. Itse asiassa kasvun kannalta kaikkea ei edes kannata tehdä itse. Yksinyrittäjän yritys kasvaa yleensä vasta silloin, kun yrittäjä saa vapautettua aikaa myyntiin, asiakastyöhön, kehittämiseen ja omaan jaksamiseen.
Virtuaaliassistentti ei poista yrittäjän vastuuta, mutta hän voi poistaa paljon turhaa kuormaa. Se voi olla juuri se ero, jonka ansiosta yritys ei vain pysy pystyssä, vaan alkaa mennä järjestelmällisesti eteenpäin.
Yhteenveto
Työntekijän palkkaaminen on yksi isoimmista päätöksistä, joita yrittäjä voi tehdä. Se on samaan aikaan mahdollisuus, riski ja merkki siitä, että yrityksessä tapahtuu jotain oikeaan suuntaan.
Kylmä fakta on tämä: yritykset kasvavat ihmisten kautta. Yksinyrittäjä voi saada paljon aikaan, mutta jossain vaiheessa oma aika, osaaminen ja jaksaminen tulevat vastaan. Kun oikea ihminen tulee mukaan, yritys voi ottaa harppauksen eteenpäin. Kun väärä ihminen palkataan väärään rooliin tai huonosti valmisteltuun tilanteeseen, seuraukset voivat olla kalliita.
Ero hyvän ja huonon rekrytoinnin välillä ei ole pieni. Se voi näkyä asiakastyytyväisyydessä, työilmapiirissä, kassavirrassa, yrittäjän jaksamisessa ja koko yrityksen kehityksessä. Siksi työntekijän palkkaamista ei kannata tehdä hetken mielijohteesta.
Silti työntekijän palkkaaminen on lähtökohtaisesti hieno asia. Yritys luo työtä, jakaa vastuuta ja rakentaa tulevaisuutta. Suomi tarvitsee lisää toimivia yrityksiä, lisää työpaikkoja ja lisää ihmisiä, jotka käyvät töissä mielekkäässä ympäristössä.
Yksi yleinen virhe on lähteä palkkaamaan ihmistä ennen kuin on kunnolla määritelty, mitä yritys oikeasti tarvitsee.
“Tarvitsen jonkun avuksi” ei vielä riitä rekrytoinnin pohjaksi. Avuksi mihin? Myyntiin? Asiakaspalveluun? Tuotantoon? Hallintoon? Markkinointiin? Vai kaikkeen vähän?
Pienessä yrityksessä ensimmäiset työntekijät joutuvat usein tekemään monenlaisia tehtäviä. Se on normaalia, mutta sekään ei tarkoita, että rooli voisi olla täysin epämääräinen. Mitä selkeämmin yrittäjä määrittelee työn sisällön, sitä parempi mahdollisuus on löytää oikea ihminen.
Hyvä lähtökohta on kirjoittaa auki kolme asiaa: mitä tehtäviä työntekijä tekee, mitä hänen pitää osata heti ja mitä hän voi oppia työn aikana. Lisäksi kannattaa miettiä, millainen ihminen sopii yrityksen nykyiseen vaiheeseen. Haetaanko kokenutta ammattilaista, kasvupotentiaalia vai käytännön tekijää, joka tarttuu asioihin nopeasti?
Tavoitteena ei aina ole löytää markkinoiden “parasta” työntekijää. Usein tärkeämpää on löytää juuri teidän yrityksenne tilanteeseen sopivin henkilö.
Työntekijän palkkaaminen maksaa. Siihen kuluu aikaa, rahaa ja huomiota. Työpaikkailmoituksen tekeminen, hakemusten käsittely, haastattelut, viestintä, valinta, sopimukset ja perehdytys vievät resursseja.
Lisäksi uusi työntekijä harvoin maksaa itseään takaisin ensimmäisestä päivästä alkaen. Hän tarvitsee perehdytystä, vastauksia, käytännön ohjausta ja aikaa päästäkseen sisään yrityksen tapaan toimia. Usein myös yrittäjän tai muun henkilöstön työ hidastuu hetkellisesti, kun uutta ihmistä autetaan alkuun.
Tämä on täysin normaalia. Se kuuluu asiaan.
Ongelma syntyy silloin, jos rekrytointi tehdään huolimattomasti ja sama prosessi joudutaan aloittamaan alusta muutaman kuukauden päästä. Silloin kustannukset eivät ole enää vain rekrytointikuluja. Mukaan tulevat menetetty aika, keskeneräiset asiakkuudet, mahdolliset virheet, kuormittunut työyhteisö ja yrittäjän turhautuminen.
Vanhan hyvän työntekijän pitäminen talossa on lähes aina halvempaa kuin uuden etsiminen. Tätä ei kannata unohtaa.
Kun työntekijä on palkattu, työ ei lopu siihen. Oikeastaan siitä se vasta alkaa.
Pienessä yrityksessä työnantajuus näkyy nopeasti arjessa. Jos viestintä on epäselvää, vastuut vaihtuvat jatkuvasti, perehdytys jää tekemättä tai työntekijä ei tiedä, mitä häneltä odotetaan, ongelmat tulevat näkyviin nopeasti.
Työntekijöistä huolehtiminen ei tarkoita pehmeää puhetta tai loputonta joustamista. Se tarkoittaa reilua johtamista, selkeitä odotuksia, toimivaa perehdytystä, säännöllistä palautetta ja sitä, että työntekijä ymmärtää oman roolinsa yrityksen kokonaisuudessa.
Jos henkilöstö vaihtuu koko ajan, se on merkki jostain. Totta kai vaihtuvuutta tulee aina. Ihmiset muuttavat, opiskelevat, vaihtavat alaa tai siirtyvät uusiin haasteisiin. Se on normaalia. Mutta jos vaihtuvuus on krooninen ongelma, sitä ei kannata selittää pois huonolla tuurilla.
Silloin kannattaa katsoa peiliin ja selvittää, mistä vaihtuvuus johtuu. Onko rekrytoinnissa annettu väärä kuva työstä? Onko perehdytys puutteellinen? Onko esihenkilötyö epäselvää? Onko palkkaus, työkuorma tai työn organisointi pielessä?
Huono työnantajakuva ei synny yhdessä päivässä, mutta se voi alkaa yhdestä huonosti hoidetusta rekrytointiprosessista.
Jokainen rekrytointi rakentaa kuvaa yrityksestä. Ei vain valitulle työntekijälle, vaan kaikille hakijoille.
Työnhakija arvioi yritystä koko prosessin ajan. Miten ilmoitus on kirjoitettu? Saako hakemukseen vastauksen? Onko haastattelu asiallinen? Kerrotaanko työstä realistisesti? Pidetäänkö aikatauluista kiinni? Ilmoitetaanko päätöksestä myös niille, joita ei valita?
Pienelle yritykselle tämä on erityisen tärkeää. Hakijat voivat olla myös tulevia asiakkaita, suosittelijoita, yhteistyökumppaneita tai myöhempiä työntekijöitä. Jos prosessi hoidetaan huonosti, se jättää jäljen.
Työstä pitää antaa rehellinen kuva. Ei kannata myydä roolia parempana, kevyempänä tai joustavampana kuin se oikeasti on. Se voi houkutella hakijan sisään, mutta pettymys tulee nopeasti vastaan. Rehellinen rekrytointi säästää molempien aikaa.
Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen on monelle yrittäjälle erityisen iso henkinen askel. Siihen asti yrittäjä on vastannut lähinnä itsestään, asiakkaistaan ja yrityksen tuloksesta. Työntekijän myötä mukaan tulee vastuu toisen ihmisen työstä, toimeentulosta ja arjesta.
Samalla yrittäjän pitää opetella päästämään irti. Kaikkea ei voi enää tehdä itse, tarkistaa itse ja päättää itse samalla tavalla kuin ennen. Jos työntekijä palkataan, hänelle pitää antaa myös mahdollisuus onnistua.
Tämä vaatii johtamista. Ei välttämättä raskaita prosesseja tai ison yrityksen HR-malleja, vaan selkeitä käytäntöjä: mitä tehdään, kuka vastaa mistä, milloin asioista puhutaan ja miten palautetta annetaan.
Pienessä yrityksessä hyvä johtaminen on usein hyvin käytännöllistä. Se on sitä, että ihminen tietää mitä hänen pitää tehdä, miksi se on tärkeää ja keneltä hän voi kysyä apua.
Rekrytointi on oma asiantuntijatyönsä. Jokaisen yrittäjän ei tarvitse osata kaikkea itse. Aivan kuten digimarkkinointia, kirjanpitoa tai juridiikkaa voidaan ostaa ulkopuolelta, myös rekrytoinnin ja HR-asioiden kanssa voi käyttää ammattilaista.
Yrittäjän tärkein tehtävä on tietää, mitä yritys tarvitsee ja millainen ihminen sopii mukaan. Ammattilainen voi auttaa esimerkiksi työpaikkailmoituksen rakentamisessa, hakemusten läpikäynnissä, haastattelurungon tekemisessä, viestinnässä, aikataulutuksessa, perehdytysmateriaalien kokoamisessa ja henkilöstöhallinnon käytännön tehtävissä.
Tässä kohtaa HR-assistentti voi olla erittäin hyödyllinen apu. Hän voi hoitaa niitä pieniä mutta tärkeitä asioita, jotka rekrytoinnissa ja työntekijän aloituksessa helposti jäävät yrittäjän kiireen alle. Näitä ovat esimerkiksi hakijaviestintä, haastattelujen sopiminen, perehdytyslistojen päivittäminen, työaikaraporttien hallinta, henkilöstötietojen ylläpito ja yleisten perehdytysten tukeminen.
Kun nämä asiat hoidetaan kunnolla, rekrytoinnista tulee hallitumpi kokonaisuus eikä yrittäjän tarvitse kantaa kaikkea yksin.
Työntekijän palkkaaminen on yritykselle iso ja hieno askel. Se kertoo siitä, että tekemistä riittää ja yrityksellä on mahdollisuus kasvaa. Samalla se on päätös, joka kannattaa tehdä ammattimaisesti.
Hyvä rekrytointi alkaa tarpeen tunnistamisesta. Sen jälkeen tarvitaan realistinen kuva roolista, selkeä prosessi, hyvä hakijaviestintä ja kunnollinen perehdytys. Kun työntekijä on talossa, hänestä pitää myös pitää huolta. Hyvä työntekijä ei pysy yrityksessä vahingossa, vaan siksi, että työ, johtaminen ja arki ovat riittävän hyvällä tasolla.
Yrittäjän ei tarvitse osata rekrytointia ja HR-asioita täydellisesti itse. Tärkeintä on ymmärtää, milloin apua kannattaa ottaa mukaan. Jos rekrytointi, perehdytys tai henkilöstöhallinnon käytännöt vievät liikaa aikaa tai tuntuvat epäselviltä, HR-assistentti voi olla erittäin järkevä tuki.
Työntekijän palkkaaminen ei ole vain uuden ihmisen ottamista töihin. Se on yrityksen seuraavan vaiheen rakentamista. Siksi se kannattaa tehdä kunnolla.
Yhteenveto
Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen on jännittävä hetki. Se on sitä käytännössä jokaiselle yrittäjälle, eikä sitä tarvitse peitellä.
Kyse ei ole vain siitä, että yritykseen tulee uusi ihminen tekemään töitä. Kyse on siitä, että yrittäjän rooli muuttuu. Ennen olet vastannut kaikesta itse. Jatkossa vastaat myös siitä, että joku toinen ihminen pystyy tekemään työnsä hyvin, turvallisesti ja järkevästi.
Samalla ensimmäinen työntekijä on usein merkki siitä, että yrityksellä on mahdollisuus kasvaa. Kaikkea ei voi tehdä yksin loputtomiin. Tai voi yrittää, mutta silloin vastaan tulee yleensä joko aika, jaksaminen tai asiakkaiden määrä.
Yksinyrittäjyys voi näyttää ulospäin kevyeltä ja hallittavalta, mutta siihen liittyy myös iso riski. Jos yksinyrittäjä sairastuu, kuka tekee työt? Usein vastaus on: ei kukaan. Jos sairausloma venyy pitkäksi, tulot voivat pudota nopeasti. Kela ja vakuutukset voivat auttaa jonkin verran, mutta ne eivät yleensä korvaa sitä, että yrityksen päivittäinen tekeminen pysähtyy.
Sama koskee jaksamista. Moni yksinyrittäjä pystyy tekemään kovia kuukausia, kun tilauksia tulee ovista ja ikkunoista. Liikevaihto näyttää hyvältä ja kalenteri on täynnä. Mutta jos kasvu perustuu vain siihen, että yrittäjä tekee enemmän ja enemmän tunteja, se ei ole kestävä malli.
Liian moni ajaa itsensä tilanteeseen, jossa hyvät myyntikuukaudet vaihtuvat pitkään toipumisjaksoon. Sitä kannattaa välttää viimeiseen asti.
Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen on yritykselle iso askel, mutta myös yhteiskunnallisesti hyvä asia. Suomi tarvitsee kasvavia yrityksiä, uusia työpaikkoja ja yrittäjiä, jotka uskaltavat rakentaa toimintaa itseään suuremmaksi.
Erityisen arvokkaita ovat yritykset, joilla on mahdollisuus kasvaa kannattavasti ja parhaassa tapauksessa myös kansainvälisesti. Mutta kasvu ei synny pelkästä tahdosta. Se vaatii rakenteita, osaamista, myyntiä, kassavirtaa ja ihmisiä.
Siksi ensimmäistä työntekijää ei kannata palkata hetken mielijohteesta. Ei siksi, että palkkaaminen olisi huono asia, vaan siksi, että se on niin tärkeä asia. Huonosti valmisteltu palkkaus voi aiheuttaa yritykselle isoja ongelmia. Hyvin valmisteltu palkkaus taas voi olla käännekohta, jonka jälkeen yritys pääsee seuraavalle tasolle.
Moni yrittäjä alkaa miettiä työntekijän palkkaamista siinä vaiheessa, kun kalenteri on liian täynnä. Se on ymmärrettävää, mutta pelkkä kiire ei vielä riitä perusteeksi.
Ennen palkkaamista pitää katsoa numeroita. Onko yrityksellä riittävä kassavirta? Onko tulevaa työmäärää näkyvissä riittävästi? Onko myyntiputkessa oikeasti töitä, vai perustuuko tilanne vain yhteen hyvään kuukauteen? Kestääkö yritys sen, että uusi työntekijä ei heti ensimmäisestä päivästä alkaen tuota täyttä tehoa?
Uusi työntekijä tarvitsee perehdytystä. Hän kysyy, opettelee, tekee aluksi hitaammin ja tarvitsee tukea. Tämä on täysin normaalia. Siksi olisi hyvä, että yrityksellä on hieman taloudellista puskuria ennen palkkausta.
Tilitoimiston kanssa kannattaa käydä läpi palkkaamisen vaikutukset. Mitä työntekijä maksaa kokonaisuudessaan? Miten palkanmaksu hoidetaan? Mitä sivukuluja, vakuutuksia ja ilmoituksia pitää huomioida? Näissä ei kannata arvailla.
Työntekijän palkkaaminen ei ole vain “sovitaan palkka ja aloitetaan maanantaina” -tyyppinen asia. Mukana on työsopimus, työaika, palkka, mahdollinen työehtosopimus, vakuutukset, työterveyshuolto, tietosuoja, perehdytys ja monta muuta yksityiskohtaa.
Näissä asioissa kannattaa käyttää asiantuntijaa. Jos yrittäjällä ei ole kokemusta työnantajana toimimisesta, HR-ammattilaisen tai osaavan kumppanin apu voi olla erittäin arvokasta. Virheet sopimuksissa, ehdoissa tai prosessissa voivat tulla myöhemmin kalliiksi.
Ensimmäinen työntekijä on usein myös ensimmäinen kerta, kun yrittäjä joutuu rakentamaan yritykseen työnantajan käytäntöjä. Se kannattaa tehdä alusta asti kunnolla. Ei raskaasti, ei byrokraattisesti, mutta selkeästi.
Ensimmäisen työntekijän kohdalla rekrytoinnin merkitys korostuu. Pienessä yrityksessä yksi ihminen vaikuttaa paljon. Hän vaikuttaa asiakaskokemukseen, tekemisen laatuun, työilmapiiriin ja yrittäjän arkeen.
Siksi on tärkeää miettiä tarkasti, millaista henkilöä etsitään. Haetaanko kokenutta tekijää, joka pystyy ottamaan vastuuta nopeasti? Vai haetaanko oppimiskykyistä ihmistä, jonka voi kouluttaa yrityksen toimintatapaan? Tarvitaanko itsenäistä ongelmanratkaisijaa vai ihmistä, joka tekee tarkasti tietyn prosessin mukaan?
Tärkeää ei ole aina löytää paperilla “paras” henkilö. Tärkeää on löytää juuri tähän yritykseen, tähän vaiheeseen ja tähän rooliin sopiva henkilö.
Jos yrittäjällä ei ole kokemusta rekrytoinnista, kumppanin käyttäminen on usein fiksu päätös. Ammattilainen voi auttaa työpaikkailmoituksen laatimisessa, hakijoiden arvioinnissa, haastattelujen suunnittelussa, lakiasioiden huomioinnissa ja siinä, että prosessi pysyy asiallisena alusta loppuun.
Rekrytointi on myös markkinointia. Hakijat muodostavat yrityksestä mielikuvan sen perusteella, miten heitä kohdellaan. Jos viestintä on hidasta, rooli epäselvä tai lupaukset ylimitoitettuja, se kertoo yrityksestä paljon.
Hyvä rekrytointi voi mennä hukkaan, jos perehdytys epäonnistuu.
Ensimmäinen työntekijä ei voi tietää kaikkea yrittäjän päästä. Monessa pienessä yrityksessä toimintatavat ovat vuosien aikana syntyneet yrittäjän omiksi rutiineiksi. Ne eivät välttämättä ole missään dokumentoituna. Kun uusi työntekijä tulee taloon, nämä asiat pitää tehdä näkyviksi.
Miten asiakkaille vastataan? Miten työ kirjataan? Mistä tiedostot löytyvät? Miten laskutus etenee? Mitä tehdään, jos tulee ongelma? Kuka päättää mistäkin? Millainen palvelutaso asiakkaille luvataan?
Perehdytys ei ole vain ensimmäisen päivän esittelykierros. Se on prosessi, jonka aikana työntekijä oppii tekemään työnsä yrityksen tavalla. Hyvä perehdytys säästää aikaa, vähentää virheitä ja auttaa työntekijää pääsemään tuottavaksi nopeammin.
Yksi fiksu tapa valmistautua on vapauttaa yrittäjän aikaa jo ennen palkkausta. Tämä kuulostaa yksinkertaiselta, mutta on käytännössä tärkeä kasvun väline.
Jos yrittäjän kalenteri on täynnä hallinnollisia töitä, laskujen lähettelyä, kuittien etsimistä, sisältöjen päivittämistä, sähköpostien järjestelyä ja tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen, myynnille ja tuotannolliselle työlle jää liian vähän aikaa.
Ennen ensimmäisen työntekijän palkkaamista yrittäjän kannattaa pyrkiä lisäämään omaa kapasiteettiaan niissä tehtävissä, jotka tuovat rahaa sisään. Se tarkoittaa myyntiä, asiakastyötä ja tuotannollista tekemistä. Kaikki muu, mikä on välttämätöntä mutta ei vaadi yrittäjän omaa osaamista, kannattaa arvioida delegoitavaksi.
Tässä virtuaaliassistentti, etäassistentti tai toimistoassistentti voi olla erittäin hyvä apu. Kaikki yritykset eivät tarvitse kokopäiväistä assistenttia. Monelle riittää esimerkiksi 10–20 tuntia kuukaudessa apua toimistotöihin, laskutuksen tukemiseen, verkkosivujen päivityksiin, asiakasrekisterin ylläpitoon, sähköpostien järjestelyyn tai muihin käytännön tehtäviin.
Kun nämä työt eivät ole yrittäjän pöydällä, yrittäjä voi käyttää vapautuvan ajan myyntiin ja asiakastyöhön. Se voi vahvistaa kassavirtaa ennen ensimmäisen työntekijän aloittamista.
Kaikki kasvu ei vaadi heti työsuhteista työntekijää. Joskus järkevämpi ensimmäinen askel on ostaa apua ulkopuolelta.
Virtuaaliassistentti voi auttaa tilanteessa, jossa töitä on enemmän kuin yrittäjä ehtii hoitaa, mutta kokoaikaisen työntekijän palkkaaminen tuntuu vielä liian isolta askeleelta. Tämä antaa yrittäjälle mahdollisuuden testata delegointia, rakentaa prosesseja ja vapauttaa omaa aikaa ilman täyttä työnantajariskiä.
Samalla yrittäjä oppii johtamaan työtä. Mitä tehtäviä kannattaa antaa muille? Miten ohjeistetaan? Miten seurataan työn etenemistä? Mitä pitää dokumentoida? Nämä ovat samoja taitoja, joita tarvitaan myöhemmin työntekijän kanssa.
Kun ensimmäinen työntekijä lopulta aloittaa, yrityksessä voi olla jo parempi rakenne. Osa hallinnollisista töistä on ulkoistettu, yrittäjällä on enemmän aikaa myyntiin ja uudelle työntekijälle löytyy selkeämpi tuotannollinen rooli.
Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen on iso, jännittävä ja parhaimmillaan erittäin hieno askel. Se voi viedä yrityksen uudelle tasolle ja vähentää yksinyrittäjyyteen liittyvää henkilöriippuvuutta.
Palkkaamista ei kuitenkaan kannata tehdä kiireessä. Ennen rekrytointia pitää katsoa kassavirtaa, työmäärää, sopimuksia, lakisääteisiä velvoitteita, perehdytystä ja sitä, millainen ihminen yritykseen oikeasti tarvitaan.
Yrittäjän ei tarvitse tehdä tätä yksin. Tilitoimisto, HR-ammattilainen ja käytännön arkea helpottava virtuaaliassistentti voivat kaikki olla mukana rakentamassa hallitumpaa kasvua.
Aikaa on rajallisesti. Jos yrittäjä käyttää parhaat tuntinsa kuittien etsimiseen, tietojen siirtelyyn, laskujen lähettämiseen tai verkkosivupäivityksiin, se aika on pois myynnistä ja asiakkaista. Siksi delegointi ei ole laiskuutta, vaan kasvun edellytys.
Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen onnistuu parhaiten silloin, kun yritys valmistellaan siihen ajoissa. Fiksusti, tehokkaasti ja kestävästi.
Yhteenveto
Sihteeripalvelut etänä ovat tätä päivää. Enää hyvin harva toimistotyö vaatii sitä, että ihminen istuu fyysisesti samassa tilassa yrittäjän tai muun tiimin kanssa.
Laskut kulkevat sähköisesti. Asiakasrekisterit ovat pilvipalveluissa. Tarjoukset tehdään järjestelmissä. Palaverit hoituvat videoyhteyksillä. Kalenterit, dokumentit, sähköpostit, tehtävälistat ja raportit ovat käytännössä kaikkialla mukana, kunhan oikeudet ja toimintatavat ovat kunnossa.
Ja hyvä niin.
Etänä toimiva sihteeri, etäsihteeri, virtuaaliassistentti tai toimistoassistentti tekee pohjimmiltaan samaa työtä kuin sihteerit ovat tehneet aina ennenkin: pitää arjen kasassa ja vapauttaa muiden aikaa niihin tehtäviin, joissa heidän panoksensa on yritykselle arvokkain.
Yrittäjän näkökulmasta tämä tarkoittaa yleensä yhtä asiaa: aikaa pitää saada pois rutiineista ja takaisin myyntiin, asiakastyöhön, tuotantoon, kehittämiseen ja johtamiseen.
Etänä tehtävä sihteeripalvelu tarkoittaa käytännössä sitä, että yrityksen arjen hallinnollisia ja avustavia tehtäviä hoidetaan ilman fyysistä toimistolla olemista. Työ voi olla säännöllistä viikoittaista apua tai yksittäisiä kokonaisuuksia tarpeen mukaan.
Sihteeripalvelu voi liittyä esimerkiksi myyntiin, taloushallintoon, asiakaspalveluun, johdon tukemiseen, markkinointiin tai yleisiin toimistotöihin.
Myyntisihteeri voi auttaa tarjousten valmistelussa, tilausten käsittelyssä, asiakasrekisterin päivittämisessä, tuotetietojen ylläpidossa ja raporttien kokoamisessa. Taloussihteeri voi auttaa laskutuksessa, myynti- ja ostoreskontrassa, maksusuoritusten seurannassa tai aineiston kokoamisessa kirjanpitäjälle. Johdon assistentti voi puolestaan hoitaa kalenterinhallintaa, sähköpostien järjestelyä, tiedonhankintaa, kilpailutuksia ja yhteydenpitoa kumppaneihin.
Tehtävänimike ei ole olennaisin asia. Olennaista on se, että oikeat tehtävät siirtyvät oikealle ihmiselle.
Hyvä sihteeri ei ole yrityksessä koriste tai vanhanaikainen hallintorooli. Hyvä sihteeri on tehokkuuden mahdollistaja.
Yrityksessä on paljon tehtäviä, jotka ovat pakollisia mutta eivät välttämättä järkevintä ajankäyttöä yrittäjälle. Esimerkiksi bulkkitarjousten tekeminen, kuittien etsiminen, laskujen lähettäminen, tietojen vieminen järjestelmästä toiseen, sähköpostien järjestely, kokousmuistioiden viimeistely tai asiakasrekisterin siivoaminen voivat olla täysin tarpeellisia töitä.
Mutta ovatko ne juuri yrittäjän tärkeimpiä töitä?
Usein eivät.
Jos yrittäjän tunti on yrityksen kannalta arvokkaimmillaan myynnissä, asiakastyössä, asiantuntijatyössä tai uuden liiketoiminnan rakentamisessa, hänen ei kannata käyttää parasta työaikaansa toistuviin toimistotöihin. Ne pitää kyllä tehdä, mutta kysymys kuuluu: kenen ne kannattaa tehdä?
Tässä kohtaa etäsihteeri tuo yritykseen suoraa hyötyä. Hän ei vain “auta vähän”, vaan mahdollistaa sen, että yrittäjän aika ohjautuu oikein.
Parhaat yrittäjät ja työntekijät eivät ole parhaita siksi, että he tekisivät kaikkea. He ovat hyviä siksi, että he käyttävät aikansa oikein.
Huippumyyjä ymmärtää, mihin asiakkuuksiin kannattaa panostaa ja mistä kannattaa kohteliaasti kieltäytyä. Hyvä yrittäjä ymmärtää, milloin oma aika pitää käyttää myyntiin, milloin investoinnin valmisteluun, milloin asiakkaan ongelman ratkaisemiseen ja milloin yrityksen suunnan kirkastamiseen.
Sama logiikka pätee toimistotöihin. Jos yritys tarvitsee uuden investoinnin, uuden myyntikanavan, paremman asiakasprosessin tai lisää kauppaa, yrittäjän ei kannata samaan aikaan käyttää tunteja tietojen kopioimiseen järjestelmästä toiseen.
Aikaa on rajallisesti. Meillä kaikilla on käytännössä vain tietty määrä laadukkaita työtunteja päivässä. Jos ne käytetään väärin, yritys ei mene eteenpäin, vaikka yrittäjä olisi koko ajan kiireinen.
Tässä on iso ero: on eri asia olla töissä kuin tehdä töitä. Ja vielä tarkemmin: on eri asia tehdä kaikenlaista kuin tehdä niitä töitä, joita oikeasti pitäisi tehdä.
Etäsihteeri auttaa poistamaan yrittäjän työpäivästä sellaista tekemistä, joka vie energiaa mutta ei välttämättä kasvata yritystä. Samalla yrittäjä pysyy paremmin kiinni siinä, missä hänen oma panoksensa tuottaa eniten arvoa.
Monessa pienyrityksessä ongelma ei ole yhden suuren asian puuttuminen, vaan kymmenien pienten asioiden kasaantuminen.
Yksi lasku odottaa lähettämistä. Yksi tarjous pitää viimeistellä. Asiakkaan viestiin piti palata jo eilen. Verkkosivulle pitäisi päivittää uusi tieto. Kirjanpitäjä pyysi aineistoa. Kalenteriin pitäisi löytää aika palaverille. Yhteistyökumppanille piti lähettää materiaali. CRM:ssä on vanhentuneita tietoja.
Yksittäin nämä ovat pieniä asioita. Yhdessä ne muodostavat henkisen kuorman, joka seuraa yrittäjää koko ajan.
Sihteeripalvelun arvo näkyy usein juuri tässä. Kun sovitut asiat hoituvat säännöllisesti, yrittäjän ei tarvitse pitää kaikkea omassa päässään. Toiminta muuttuu järjestelmällisemmäksi. Asiat eivät jää roikkumaan. Asiakkaat saavat vastauksia nopeammin. Kirjanpitoaineisto pysyy paremmin kasassa. Markkinoinnin päivitykset eivät unohdu viikoiksi.
Tämä ei ole vain mukavuuskysymys. Se vaikuttaa myös asiakaskokemukseen, kassavirtaan ja yrityksen ammattimaiseen vaikutelmaan.
Hyvä sihteeri ei ole pelkkä tehtävälista. Kun sihteeri oppii tuntemaan yrityksen, yrittäjän ja toimintatavat, hän alkaa nähdä asioita, joihin yrittäjä on itse jo sokeutunut.
Yrittäjä katsoo yritystä usein hyvin läheltä. Se on luonnollista, koska hän elää yrityksen arkea joka päivä. Sihteeri taas näkee paljon käytännön tekemistä, mutta hieman eri kulmasta. Hän huomaa, jos samat asiat toistuvat turhaan, jos tieto liikkuu huonosti, jos järjestelmät eivät palvele tekemistä tai jos yrittäjän aikaa valuu jatkuvasti samoihin rutiineihin.
Joskus arvo syntyy yhdestä oikeasta kysymyksestä.
“Miksi tämä tehdään aina käsin?”
“Voisiko tähän tehdä valmiin pohjan?”
“Kannattaisiko nämä yhteydenotot ohjata yhteen paikkaan?”
“Miksi tämä tieto viedään kahteen järjestelmään?”
“Voisiko laskutus lähteä aina tiettynä päivänä?”
Tällaiset kysymykset voivat tuntua pieniltä, mutta ne voivat avata isoja parannuksia yrityksen arkeen.
Etäsihteeripalvelu sopii erityisesti yrittäjälle tai pienyritykselle, joka tarvitsee apua, mutta ei vielä kokopäiväistä työntekijää.
Tarve voi olla esimerkiksi 10, 15 tai 20 tuntia kuukaudessa. Se voi olla säännöllistä viikoittaista apua tai tiettyyn projektiin liittyvä kokonaisuus. Tärkeintä on, että apu mitoitetaan todellisen tarpeen mukaan.
Etäsihteeri sopii hyvin tilanteisiin, joissa yrittäjän to do -lista kasvaa nopeammin kuin se lyhenee. Jos kahdeksan tunnin työpäivä ei riitä olennaisiin töihin, ratkaisu ei aina ole pidempi työpäivä. Usein ratkaisu on parempi työnjako.
Tyypillisiä merkkejä avuntarpeesta ovat esimerkiksi nämä: laskutus viivästyy, sähköpostit ruuhkautuvat, asiakasrekisteri ei pysy ajan tasalla, markkinointipäivitykset jäävät tekemättä, kirjanpitoaineistoa etsitään paniikissa, tarjoukset lähtevät myöhässä tai yrittäjä tekee toimistotöitä iltaisin ja viikonloppuisin.
Silloin ei ole kyse siitä, että yrittäjä olisi huono organisoimaan. Kyse voi olla yksinkertaisesti siitä, että tekemistä on liikaa yhdelle ihmiselle.
Sihteeripalvelut etänä ovat käytännöllinen ja nykyaikainen tapa lisätä yrityksen tehokkuutta ilman, että tarvitsee palkata heti omaa kokopäiväistä työntekijää.
Hyvä etäsihteeri auttaa pitämään arjen kasassa. Hän hoitaa sovittuja tehtäviä, vapauttaa yrittäjän aikaa, parantaa työn rytmiä ja tuo usein myös uusia näkökulmia siihen, miten yrityksen tekemistä voisi selkeyttää.
Yrittäjän ei tarvitse tehdä kaikkea itse. Eikä hänen kannata tehdä kaikkea itse. Jos paras työaika menee kuittien etsimiseen, tietojen siirtämiseen, sähköpostien järjestelyyn tai kalenterisäätöön, se aika on pois niistä töistä, jotka vievät yritystä eteenpäin.
Etäsihteeri, virtuaaliassistentti tai etäassistentti voi olla juuri se apu, joka palauttaa työpäivään järjen. Kun arjen rutiinit hoituvat, yrittäjä pystyy keskittymään siihen, missä hänestä on yritykselle eniten hyötyä.
Se on fiksua, tehokasta ja kestävää tekemistä.
Yhteenveto
Assistenttipalvelut ovat yleistymässä Suomessa, ja se on hyvä asia. Taustalla on yksinkertainen mutta tärkeä oivallus: kaikkea ei tarvitse tehdä itse.
Moni yrittäjä on vuosien ajan tottunut siihen, että omaan pöytään kuuluu vähän kaikkea. Asiakastyöt, myynti, laskutus, sähköpostit, somepäivitykset, verkkosivujen pienet korjaukset, Excelit, sopimiset, selvittelyt ja kirjanpitäjän pyytämät aineistot. Kun yritys on pieni, tämä tuntuu aluksi luonnolliselta. Jossain vaiheessa siitä tulee kuitenkin kasvun este.
Yrittäjän tai johdon tärkein tehtävä ei ole tehdä kaikkea mahdollista. Tärkein tehtävä on käyttää oma aika niihin asioihin, jotka vievät yritystä eteenpäin. Usein tämä tarkoittaa myyntiä, asiakkuuksia, palvelun kehittämistä, rekrytointia, johtamista tai strategisia päätöksiä.
Kaikki muu pitää silti hoitaa. Siksi assistentti palveluna on monelle yritykselle erittäin järkevä ratkaisu.
Delegointi on helppoa teoriassa, mutta käytännössä monessa pienessä yrityksessä vastaan tulee heti yksi ongelma: kenelle tehtävät delegoidaan?
Jos yrityksessä ei ole valmiiksi henkilöä, jolle lisätöitä voisi antaa, yrittäjä jää helposti tekemään kaiken itse. Toisaalta kokoaikaisen assistentin palkkaaminen ei välttämättä ole järkevää, jos työtä ei ole vielä riittävästi tai tarve vaihtelee kuukaudesta toiseen.
Tällöin assistentin ostaminen palveluna on hyvä välimalli. Yritys saa käyttöönsä osaamista ja työaikaa ilman, että sen tarvitsee palkata omaa työntekijää. Apua voidaan ostaa esimerkiksi tietty määrä tunteja kuukaudessa tai erillisiin projekteihin.
Tämä sopii erityisen hyvin yrityksille, joissa työmäärä vaihtelee. Välillä tarvitaan apua markkinointimateriaalien päivittämiseen, välillä laskutukseen, välillä asiakasrekisterin siivoukseen ja välillä tapahtuman järjestelyihin. Palveluna ostettava assistentti joustaa paremmin kuin oma työntekijä tilanteessa, jossa avuntarve ei ole tasainen.
Rakkaalla lapsella on monta nimeä. Puhutaan virtuaaliassistentista, etäassistentista, etäsihteeristä, toimistoassistentista tai etäassarista. Käytännössä kyse on samasta perusajatuksesta: ammattilainen hoitaa sovittuja tehtäviä yritykselle etänä.
Nykypäivänä suuri osa toimistotöistä ei vaadi fyysistä läsnäoloa. Laskutus, asiakasrekisterit, verkkosivut, somekanavat, tiedostot, kalenterit, sähköpostit, uutiskirjeet ja raportit ovat digitaalisissa järjestelmissä. Kun käyttöoikeudet, ohjeistus ja toimintatavat ovat kunnossa, työ voidaan hoitaa tehokkaasti mistä päin tahansa.
Tämä tekee assistenttipalvelusta kustannustehokkaan ja käytännöllisen vaihtoehdon. Yritys ei tarvitse erillistä työpistettä, laitteita tai kokoaikaista henkilöstöresurssia. Se tarvitsee vain selkeän tarpeen ja luotettavan tekijän.
Assistentille kannattaa siirtää tehtäviä, jotka pitää hoitaa, mutta jotka eivät vaadi yrittäjän tai johdon omaa erityisosaamista.
Hyvä kysymys on tämä: mikä työ vie aikaa, hermoja tai keskittymistä, mutta ei oikeasti edellytä juuri sinun osaamistasi?
Tällaisia tehtäviä ovat usein esimerkiksi esitteiden, materiaalien, somejulkaisujen tai verkkosivujen päivittäminen. Samoin taloushallinnon aineistojen kokoaminen, kuittien etsiminen, tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen, asiakasrekisterin ylläpito, tilausten käsittely, raporttien koostaminen tai yhteydenpito kumppaneihin.
Assistentti voi auttaa myös tapahtumien käytännön järjestelyissä, palaverien sopimisessa, sähköpostien järjestelyssä, kalenterinhallinnassa, tarjousten valmistelussa, tuotetietojen ylläpidossa ja asiakaspalvelun tukitehtävissä.
Moni yrittäjä ei heti edes huomaa, kuinka paljon tällaista työtä omassa arjessa on. Siksi kannattaa tarkastella omaa työviikkoa rehellisesti. Mihin aika oikeasti kuluu? Mitkä tehtävät toistuvat? Mitkä työt jäävät aina viimeiseksi? Mitkä asiat vievät energiaa, vaikka ne eivät ole yrityksen kasvun kannalta ratkaisevia?
Usein vastaus löytyy kalenterista, sähköpostista ja to do -listasta.
Yksi tavallinen tilanne on se, että yrityksen paras myyjä on yrittäjä itse. Hän tuntee asiakkaat, osaa perustella palvelun arvon ja pystyy tekemään kauppaa.
Samaan aikaan sama yrittäjä käyttää viikossa useita tunteja Excel-tietojen siirtelyyn, laskujen lähettämiseen, verkkosivujen sisältöjen päivittämiseen tai materiaalien korjailuun. Nämä ovat kaikki tarpeellisia tehtäviä, mutta ne eivät välttämättä ole yrittäjän parasta ajankäyttöä.
Jos yrittäjän myyntityö tuo yritykselle suoraan lisää liikevaihtoa, miksi hänen pitäisi käyttää parhaat työtuntinsa tehtäviin, jotka joku muu voisi hoitaa yhtä hyvin tai paremmin?
Tämä ei ole arvostuskysymys. Kaikki työ on tärkeää. Mutta kaikki työ ei ole oikean henkilön työtä.
Assistenttipalvelun ydin on juuri tässä: vapautetaan yrittäjän ja johdon aikaa niihin tehtäviin, joissa heidän panoksensa on vaikeimmin korvattavissa.
Kun assistentti hankitaan palveluna, sopimuksen joustavuus on tärkeää. Pienen yrityksen arki ei aina mene tasaisesti. Yhtenä kuukautena apua tarvitaan enemmän, toisena vähemmän.
Siksi kannattaa selvittää, millaisella tuntimäärällä yhteistyö alkaa, miten lisätunnit sovitaan ja millaisia tehtäviä assistentti voi hoitaa. Mitä monipuolisemmin assistentti pystyy auttamaan, sitä enemmän palvelusta voi saada hyötyä.
Hyvä assistentti ei ole vain yksittäisen tehtävän tekijä. Hän voi ajan myötä oppia yrityksen toimintatavat, asiakkaat, järjestelmät ja toistuvat rutiinit. Silloin yhteistyö tehostuu, eikä kaikkea tarvitse selittää alusta asti uudelleen.
Tämä on yksi assistenttipalvelun suurimmista hyödyistä. Kun sama tekijä tuntee yrityksen, hän pystyy ottamaan vastuuta arjen sujuvuudesta eikä vain suorittamaan irrallisia tehtäviä.
Assistenttipalvelun hinta riippuu palveluntarjoajasta, tehtävien vaativuudesta, tuntimäärästä ja sopimuksen sisällöstä. Suomessa virtuaaliassistenttien tuntihinnat liikkuvat usein noin 43–50 euron tuntumassa lisättynä voimassa olevalla arvonlisäverolla.
Esimerkiksi jos tuntihinta on 45 euroa ja minimituntimäärä 10 tuntia kuukaudessa, puhutaan 450 eurosta kuukaudessa ilman arvonlisäveroa. Monelle yritykselle tämä on varsin kohtuullinen kustannus, jos sillä vapautetaan yrittäjältä tai johdolta useita tunteja tärkeämpään työhön.
Hintaa ei kannata katsoa pelkkänä kuluna. Oleellisempi kysymys on, mitä vapautuneella ajalla tehdään. Jos yrittäjä käyttää säästyneet tunnit myyntiin, asiakastyöhön tai laskutettavaan tekemiseen, assistenttipalvelu voi maksaa itsensä takaisin nopeasti.
Toisaalta hyöty voi näkyä myös vähemmän kiireenä, parempana asiakaspalveluna, ajantasaisempana laskutuksena, selkeämpinä prosesseina ja siinä, että asiat eivät jää roikkumaan.
Assistenttipalvelun kanssa kannattaa lähteä liikkeelle yksinkertaisesti. Kirjaa viikon ajan ylös tehtävät, joita teet työpäivän aikana. Merkitse erityisesti ne, jotka vievät aikaa mutta eivät vaadi juuri sinun osaamistasi.
Sen jälkeen valitse 2–3 tehtäväkokonaisuutta, jotka olisi järkevintä siirtää assistentille ensimmäisenä. Hyvä aloitus voi olla esimerkiksi laskutuksen tuki, materiaalien päivittäminen, asiakasrekisterin siistiminen, sähköpostien esikäsittely tai verkkosivujen sisältöpäivitykset.
Kaikkea ei tarvitse ulkoistaa kerralla. Usein paras tapa on aloittaa rajatusti, rakentaa toimintatavat kuntoon ja laajentaa yhteistyötä, kun luottamus ja rutiinit syntyvät.
Tärkeintä on päästä liikkeelle. Jos yrittäjä vain toteaa kuukaudesta toiseen, että “pitäisi delegoida”, mikään ei muutu. Delegointi on taito, joka kehittyy tekemällä.
Assistentti palveluna on järkevä ratkaisu yritykselle, joka tarvitsee apua arjen tehtäviin mutta ei halua tai pysty palkkaamaan omaa assistenttia.
Kyse ei ole vain kiireen helpottamisesta. Kyse on siitä, että yrityksen tärkeimmät ihmiset käyttävät aikansa oikein. Yrittäjän ja johdon pitää keskittyä tehtäviin, jotka vievät liiketoimintaa eteenpäin. Muut tarpeelliset tehtävät kannattaa hoitaa mahdollisimman fiksusti, tehokkaasti ja luotettavasti.
Virtuaaliassistentti, etäassistentti tai etäsihteeri voi auttaa esimerkiksi markkinoinnin, taloushallinnon, asiakaspalvelun, myynnin tukitehtävien ja hallinnon rutiineissa. Hyvin rakennettu yhteistyö vapauttaa aikaa, vähentää kuormaa ja parantaa yrityksen arjen hallintaa.
Jos oma to do -lista kasvaa nopeammin kuin se lyhenee, kyse ei välttämättä ole huonosta ajanhallinnasta. Kyse voi olla siitä, että teet edelleen itse tehtäviä, jotka olisi jo aika siirtää jollekin toiselle.
Silloin assistenttipalvelu ei ole ylimääräinen kulu. Se voi olla yksi järkevimmistä investoinneista yrityksen tehokkuuteen.
Yhteenveto
Työllistävät ja kasvavat yritykset ovat Suomen kaltaisessa maassa hyvinvoinnin selkäranka. Siksi on hienoa, jos yrittäjällä on halu kasvattaa yritystään paremmaksi, kannattavammaksi ja enemmän ihmisiä työllistäväksi.
Kasvu ei kuitenkaan ole itseisarvo. Isompi yritys ei automaattisesti tarkoita parempaa yritystä. Jos perusta on vinossa, kasvu ei korjaa ongelmia, vaan yleensä kasvattaa niitä. Pieni sekava yritys voi muuttua isoksi sekavaksi yritykseksi, jossa ongelmat maksavat enemmän ja niiden korjaaminen on vaikeampaa.
Siksi yrityksen kasvua kannattaa miettiä rauhassa ja käytännön kautta. Mitä halutaan kasvattaa? Liikevaihtoa, katetta, henkilöstöä, asiakasmäärää, markkinaosuutta vai yrittäjän vapautta? Nämä eivät ole aina sama asia.
Kasvu on parhaimmillaan suunniteltua, kannattavaa ja kestävää. Ei pelkkää kiirettä, lisää tunteja ja jatkuvaa venymistä.
Ensimmäinen kysymys on yksinkertainen, mutta tärkeä: miksi haluat yrityksesi kasvavan?
Tähän ei ole yhtä oikeaa vastausta. Joku haluaa rakentaa itselleen paremman tulotason. Toinen haluaa työllistää ihmisiä. Kolmas haluaa tehdä yrityksestä myytävän. Neljäs haluaa vähentää omaa riippuvuuttaan päivittäisestä asiakastyöstä. Viides näkee markkinassa mahdollisuuden ja haluaa ottaa siitä osansa.
Kaikki nämä voivat olla hyviä syitä.
Tärkeintä on, että yrittäjä tunnistaa omat ajurinsa. Kasvun aikana tulee väistämättä hetkiä, jolloin epävarmuus kasvaa. Pitää investoida ennen kuin raha tulee takaisin. Pitää palkata ennen kuin kaikki on täysin varmaa. Pitää tehdä päätöksiä, joissa on riskiä.
Jos oma miksi on epäselvä, tiukoissa paikoissa päätöksenteko vaikeutuu. Silloin on helppo lähteä poukkoilemaan, peruuttaa liian aikaisin tai ottaa riskejä vääristä syistä.
Kasvu vaatii vatsaa. Siksi yrittäjän pitää tietää, minkä takia hän sitä tavoittelee.
Yrityksen perustehtävä on ratkaista asiakkaan ongelma. Tämä kuulostaa itsestään selvältä, mutta kiireessä se unohtuu yllättävän helposti.
Jos yritys haluaa kasvaa kannattavasti, sen pitää ymmärtää tarkasti, mitä ongelmaa se ratkaisee, kenelle se ratkaisee sen ja miksi asiakas valitsee juuri tämän yrityksen.
Kasvu ei yleensä löydy rönsyilystä. Moni pieni yritys yrittää kasvattaa liikevaihtoa ottamalla vastaan vähän kaikkea kaikille. Hetken aikaa se voi toimia, mutta usein seurauksena on sekava palveluvalikoima, vaikea myynti, huono kate ja yrittäjän jatkuva kuormitus.
Fokus on kasvun ystävä.
Kun yritys tietää, mikä sen ydinosaaminen on, se pystyy kehittämään palvelunsa paremmaksi, myymään sitä selkeämmin ja rakentamaan prosesseja sen ympärille. Kasvu ei silloin perustu sattumaan, vaan toistettavuuteen.
Samalla pitää katsoa rehellisesti markkinaa. Onko kasvulle tilaa? Onko kysyntää riittävästi? Onko tuote tai palvelu oikeasti kunnossa? Jos ravintola ei saa 50 asiakaspaikkaa täyteen, 100 asiakaspaikan avaaminen ei todennäköisesti ratkaise ongelmaa. Ensin pitää ymmärtää, miksi nykyinen kapasiteetti ei täyty.
Sama pätee lähes jokaiseen yritykseen. Ensin tuote, palvelu, asiakasymmärrys ja toimituskyky kuntoon. Sitten kasvua päälle.
Yritys ei voi kasvaa loputtomiin vain yrittäjän omalla työajalla. Jossain vaiheessa tarvitaan lisää käsiä, lisää osaamista tai molempia.
Tässä kohtaa moni yrittäjä jarruttaa. Se on ymmärrettävää. Palkkaaminen on iso päätös, etenkin ensimmäisten työntekijöiden kohdalla. Uuteen ihmiseen liittyy aina riski. Onko hän oikea henkilö? Riittääkö työmäärä? Kestääkö kassavirta? Osaanko johtaa? Entä jos rekrytointi epäonnistuu?
Nämä ovat hyviä kysymyksiä. Niitä ei pidä ohittaa.
Samalla pitää ymmärtää, että kasvua ei synny ilman kapasiteettia. Jos myynti vetää, mutta kukaan ei ehdi toimittaa, kasvu muuttuu nopeasti asiakastyytymättömyydeksi. Jos yrittäjä tekee kaiken itse, pullonkaula pysyy aina samassa paikassa.
Yksi tapa pienentää palkkaamisen riskiä on varmistaa ennen rekrytointia, että nykyinen tekeminen on mahdollisimman tehokasta. Kun tuotanto toimii järkevästi ja kate on kunnossa, uuden työntekijän ei tarvitse olla heti ensimmäisestä kuukaudesta alkaen superkannattava. Hänelle jää aikaa oppia ja päästä sisään työhön.
Monessa yrityksessä kasvuun haetaan lisää myyntiä, vaikka ensin pitäisi katsoa, mihin aika kuluu.
Lähes jokaisessa yrityksessä on aikasyöppöjä. Ne ovat tehtäviä, jotka vievät aikaa mutta eivät tuota vastaavaa arvoa. Niitä ei aina huomata, koska ne ovat muuttuneet osaksi normaalia arkea.
Aikasyöppöjä voivat olla esimerkiksi tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen, turhat hyväksyntäkierrokset, epäselvät työohjeet, manuaaliset kirjaukset, kuittien etsiminen, huonosti organisoidut asiakastiedot, liian pitkä sähköpostiketjuttelu tai se, että kallis asiantuntija tekee toistuvasti töitä, jotka joku muu voisi hoitaa.
Paras tapa löytää nämä on yksinkertainen: seuratkaa viikon ajan, mihin työaika oikeasti menee. Kirjatkaa tehtävät mahdollisimman tarkasti. Jo viikon jälkeen näkyy usein asioita, jotka yllättävät.
Sen jälkeen kysytään: mitä tästä voidaan poistaa, automatisoida, yksinkertaistaa tai delegoida?
Tämä on kasvun kannalta erittäin tärkeää. Jos yritys kasvaa tehottoman toimintamallin päälle, tehottomuus kasvaa mukana.
Kuvitellaan palveluyritys, jossa työntekijä käy päivän aikana useissa asiakaskohteissa. Jokaisen käynnin jälkeen hän kirjaa puhelimella järjestelmään, mitä tehtiin, kauanko työ kesti ja mitä pitää huomioida seuraavaksi.
Kirjaamiseen menee noin 10 minuuttia per kohde. Jos kohteita on viisi päivässä, kirjauksiin kuluu 50 minuuttia työaikaa päivässä. Tämä on lähes tunti pois asiakastyöstä.
Jos työntekijä sen sijaan jättää minuutin mittaisen ääniviestin jokaisen kohteen jälkeen ja toimistolla assistentti hoitaa kirjaukset järjestelmään tehokkaasti tietokoneella, työntekijältä vapautuu aikaa. Hän voi ajaa suoraan seuraavaan kohteeseen ja mahdollisesti hoitaa päivän aikana yhden asiakaskäynnin enemmän.
Jos yksi lisäkäynti tuo 100 euroa liikevaihtoa ja assistentin työ maksaa selvästi vähemmän kuin lisäkäynnin kate, tehostus on järkevä. Kyse ei ole vain säästämisestä, vaan resurssien oikeasta käytöstä.
Juuri tällaisissa tilanteissa virtuaaliassistentti voi olla erittäin hyvä apu. Hän voi hoitaa kirjauksia, järjestelmien päivittämistä, raportointia, laskutuksen tukitehtäviä, asiakasrekisterin ylläpitoa ja muita töitä, jotka vievät tuotannolta aikaa mutta eivät vaadi suorittavan työn tekijän läsnäoloa.
Pienet parannukset voivat muuttua isoiksi euroiksi, kun ne toistuvat joka päivä.
Kun tekeminen on tehostettu ja myyntiä halutaan lisää, vastaan tulee usein seuraava kysymys: mistä saadaan lisää ihmisiä?
Monella alalla kasvu on suoraan kiinni osaajien saatavuudesta. Jos tekijöitä ei saada lisää, myynti ei auta. Konsulttikooditalo, remonttifirma, tilitoimisto, hoiva-alan yritys tai asiantuntijapalvelu ei voi toimittaa loputtomasti enempää ilman osaavia ihmisiä.
Siksi myös pienen yrityksen kannattaa miettiä henkilöstöstrategiaa. Ei sen tarvitse olla raskas PowerPoint-harjoitus. Riittää, että yrittäjä miettii käytännön kysymyksiä.
Millaisia ihmisiä tarvitsemme seuraavaksi? Pitääkö kaikkien olla kokeneita ammattilaisia, vai voisimmeko kouluttaa junior-tason tekijöitä? Miten perehdytys hoidetaan? Miten varmistamme, että hyvät työntekijät pysyvät? Miten työntekijöiden tyytyväisyyttä seurataan? Miten esihenkilötyö hoidetaan, kun yritys kasvaa?
Vanha hyvä työntekijä on yleensä halvempi kuin uuden etsiminen. Siksi henkilöstöstä huolehtiminen ei ole pehmeä sivujuonne, vaan kannattavuuskysymys.
HR-asioita ei tarvitse osata yksin. Rekrytointia, perehdytystä, henkilöstökyselyitä, työaikaraportteja ja henkilöstötietojen hallintaa voi hoitaa myös ulkopuolisen avun kanssa.
Kasvua ei tule ilman myyntiä. Tämä on kylmä fakta.
Mutta yhtä tärkeä fakta on tämä: myyntiä ei kannata kasvattaa sokkona ennen kuin yrityksen tausta-asiat ovat kunnossa. Jos myyjät myyvät enemmän kuin tuotanto pystyy toimittamaan, seurauksena on pettyneitä asiakkaita ja kuormittunut henkilöstö.
Kun toimituskyky on kunnossa, myyntiin ja markkinointiin pitää panostaa määrätietoisesti. Harva yritys kasvaa sillä, että asiakkaat ilmestyvät tyhjästä.
Markkinoinnin tehtävä on tehdä yritys näkyväksi oikealle kohderyhmälle. Sen pitää auttaa asiakasta huomaamaan oma ongelmansa, ymmärtämään miksi ongelma kannattaa ratkaista ja miksi juuri teidän yrityksenne on hyvä valinta.
Myynnin tehtävä on viedä keskustelut maaliin. Hyvä myyjä tunnistaa oikeat asiakkaat, rakentaa luottamusta, ymmärtää tarpeet ja varmistaa, että sovitut asiat etenevät. Myynti ei ole vain tyrkyttämistä. Se on asiakkaan auttamista päätöksenteossa.
Pienessä yrityksessä myynti ja markkinointi jäävät usein yrittäjän harteille. Jos kasvua halutaan, tähän pitää varata aikaa ja resursseja. Jos yrittäjän aika menee hallinnolliseen sälään, myynti kärsii ensimmäisenä.
Tässäkin assistentti voi auttaa. Hän ei välttämättä tee strategista myyntityötä yrittäjän puolesta, mutta hän voi vapauttaa yrittäjän kalenterista tunteja sille työlle. Lisäksi hän voi auttaa markkinoinnin käytännön tekemisessä, kuten somepäivityksissä, verkkosivujen ylläpidossa, materiaalien päivittämisessä, uutiskirjeissä ja asiakasrekisterin hallinnassa.
Kasvava yritys tarvitsee osaamista. Kaikkea osaamista ei tarvitse palkata taloon, eikä kaikkea tarvitse opetella itse.
Jos yritys tarvitsee apua rekrytointiin, HR-asioihin, taloushallintoon, markkinointiin, järjestelmiin, prosessien kehittämiseen tai hallinnollisiin tehtäviin, apua voi ostaa ulkopuolelta. Fiksu yrittäjä ei mittaa ulkopuolisen avun arvoa vain laskun loppusummalla, vaan sillä, mitä virheitä vältetään ja mitä aikaa vapautuu.
Jos asiantuntijan käyttäminen maksaa tuhat euroa mutta säästää kymmenien tuhansien eurojen rekrytointivirheen, päätös on ollut halpa. Jos assistentti vapauttaa yrittäjältä joka kuukausi tunteja myyntiin, hän ei ole pelkkä kulu vaan mahdollinen kasvun mahdollistaja.
Yrittäjän tärkeä taito on tunnistaa omat vahvuutensa. Mitä minun kannattaa tehdä itse? Mitä jonkun toisen kannattaa tehdä? Mitä ei kannattaisi tehdä ollenkaan?
Näihin kysymyksiin vastaaminen on usein kasvun alku.
Pienen yrityksen kasvattaminen isommaksi on hieno tavoite, mutta sitä ei kannata tehdä pää edellä seinään. Kasvu vaatii suunnitelmaa, fokusta, kassavirtaa, ihmisiä, myyntiä ja kykyä kehittää yrityksen arkea.
Ensin pitää ymmärtää, miksi kasvua halutaan. Sen jälkeen pitää kirkastaa, mitä ongelmaa yritys ratkaisee ja kenelle. Kun perusta on kunnossa, kannattaa etsiä aikasyöpöt ja parantaa nykyisen tekemisen tehokkuutta. Vasta sen jälkeen lisämyynti, rekrytointi ja uudet investoinnit rakentuvat terveemmälle pohjalle.
Kasvu ei tarkoita sitä, että yrittäjä tekee enemmän kaikkea. Usein kasvu tarkoittaa sitä, että yrittäjä tekee vähemmän vääriä asioita ja enemmän oikeita asioita.
Suomi tarvitsee kasvavia yrityksiä. Mutta ennen kaikkea Suomi tarvitsee kannattavasti kasvavia yrityksiä, joissa yrittäjät, työntekijät ja asiakkaat voivat hyvin.
Kaikkea parasta sinulle, joka olet kasvattamassa yritystäsi. Teitä tarvitaan.
Yhteenveto
Kun uusi yritys aloittaa toimintansa, ensimmäinen iso kysymys on yksinkertainen: mistä saadaan asiakkaita?
Ilman asiakkaita ei ole liikevaihtoa. Ilman liikevaihtoa ei ole kassavirtaa. Ja ilman kassavirtaa yrittäjän arki muuttuu nopeasti aika ankeaksi. Kuten vanha kansa voisi sanoa: ruoka-aikana alahuulen päälle pitäisi saada muutakin kuin ylähuuli.
Asiakkaiden hankkiminen on uuden yrityksen tärkeimpiä tehtäviä. Se ei ole asia, jonka voi jättää sattuman, puskaradion tai “kyllä ne meidät löytävät” -ajattelun varaan. Eivät löydä, jos yritys ei näy, ei kontaktoi eikä kerro riittävän selkeästi, miksi asiakkaan kannattaisi ostaa juuri siltä.
Myyntityö on monelle yrittäjälle epämukavaa. Se on täysin ymmärrettävää. Kaikki eivät ole luontaisia myyjiä, eikä kaikista tarvitse tulla sellaisia. Silti jokaiselle yrittäjälle tekee hyvää hankkia edes jonkin verran myyntikokemusta. Kun yrittäjä on itse ollut kontaktissa asiakkaisiin, hän oppii valtavasti siitä, mikä asiakkaita kiinnostaa, mikä ei kiinnosta ja millä sanoilla oma ratkaisu kannattaa esitellä.
Samalla arvostus ammattimyyjiä kohtaan kasvaa. Hyvä myyntityö ei ole tuputtamista. Se on asiakkaan ongelman ymmärtämistä ja ratkaisun tarjoamista oikeaan hetkeen.
B2B-myynnissä on yksi hyvä puoli: potentiaalisia asiakkaita voi usein lähestyä suoraan.
Jos yrityksesi myy toisille yrityksille, voit ottaa puhelimen käteen ja soittaa ihmiselle, joka mahdollisesti hyötyy palvelustasi. Tämä on nopeaa, edullista ja oikein tehtynä edelleen erittäin tehokasta.
Kylmäsoittelu ei kuitenkaan tarkoita sitä, että soitetaan satunnaisesti kaikille ja toivotaan parasta. Hyvä B2B-kontaktointi vaatii pohjatyötä.
Ensin pitää tietää, mitä ongelmaa yrityksesi ratkaisee. Sen jälkeen pitää ymmärtää, kenelle ongelma on riittävän iso, jotta siitä ollaan valmiita maksamaan. Lisäksi pitää osata kertoa lyhyesti, miksi juuri sinun ratkaisusi on asiakkaalle järkevä.
Puhelussa ei tarvitse myydä koko palvelua. Usein tavoite on paljon pienempi: selvittää, onko aihe asiakkaalle ajankohtainen ja olisiko järkevää sopia tarkempi keskustelu. Tämä voi olla etäpalaveri, tapaaminen tai jatkopuhelu.
Hyvä myyntipuhelu ei ole monologi. Vaikka sinä olet aktiivinen osapuoli, tärkein tehtäväsi on kuunnella. Asiakas kertoo usein suoraan, miksi ratkaisu kiinnostaa tai miksi se ei kiinnosta. Varsinkin uudelle yritykselle tämä palaute on kullanarvoista.
Jos kuulet kymmeneltä potentiaaliselta asiakkaalta saman vastaväitteen, kyse ei ole enää yksittäisestä mielipiteestä. Se on markkinatietoa.
Sähköpostikontaktointi voi toimia, mutta uudelle yritykselle puhelin on usein tehokkaampi oppimisen väline.
Puhelimessa saat heti jonkinlaisen vastauksen. Kuulet asiakkaan reaktion, äänenpainon ja ensimmäiset kommentit. Jos aihe ei kiinnosta, voit kysyä miksi. Jos ajoitus on huono, voit sopia uuden ajankohdan. Jos tarve on olemassa, pääset nopeasti eteenpäin.
Sähköpostissa ongelma on se, että hiljaisuus ei kerro mitään. Eikö viesti mennyt perille? Oliko otsikko huono? Eikö asia ollut ajankohtainen? Oliko tarjous epäselvä? Vai oliko vastaanottajalla vain kiire?
Sähköpostia voi ja kannattaa käyttää, mutta sen varaan ei kannata rakentaa koko uusasiakashankintaa, varsinkaan alkuvaiheessa. Paras yhdistelmä on usein se, että yritys tekee fiksua taustatyötä, kontaktoi puhelimitse ja käyttää sähköpostia tukena: lähettää lisätiedot, kalenterikutsut, materiaalit ja tiivistelmät sovitusta.
B2B-yritykselle LinkedIn on usein erittäin hyödyllinen kanava. Se ei kuitenkaan toimi hyvin, jos sitä käyttää vain kylmien myyntiviestien lähettämiseen.
LinkedInissä kannattaa rakentaa verkostoa ihmisistä, jotka voisivat olla asiakkaita, suosittelijoita, yhteistyökumppaneita tai alan vaikuttajia. Sen jälkeen pitää tuoda esiin omaa osaamista tavalla, joka auttaa kohderyhmää.
Hyviä julkaisuja voivat olla esimerkiksi havainnot asiakkaiden yleisistä ongelmista, käytännön vinkit, onnistumistarinat, virheiden välttämiseen liittyvät neuvot tai näkemykset alan kehityksestä.
Tärkeää on, ettei oma tekeminen muutu tyrkyttämiseksi. Kukaan ei pidä siitä, että uusi kontakti lähettää heti pitkän myyntiviestin. Parempi tapa on osallistua keskusteluun, jakaa hyödyllisiä ajatuksia ja aloittaa keskusteluja luontevasti.
Henkilökohtainen asiantuntijanäkyvyys voi olla uudelle B2B-yritykselle todella arvokasta. Ihmiset ostavat lopulta ihmisiltä, varsinkin asiantuntijapalveluissa.
B2C-yrityksen asiakashankinnassa painopiste on usein erilainen. Kuluttajamyynnissä näkyvyys, sijainti, ostamisen helppous ja tunnettuus korostuvat.
Jos yritys toimii kivijalassa, sijainnin merkitystä ei voi ohittaa. Hyvä paikka ei yksin takaa menestystä, mutta huono paikka tekee asiakashankinnasta monesti todella vaikeaa. Jos asiakasvirtaa ei ole, yrittäjä joutuu tekemään valtavasti töitä saadakseen ihmiset paikalle.
Halpa vuokra ei aina ole hyvä uutinen. Se voi kertoa siitä, että paikka ei vedä ihmisiä, alueella ei ole ostovoimaa tai liiketila ei sovi kyseiseen käyttöön. Kivijalkayrittäjän pitää ymmärtää asiakasvirtojen merkitys. Yksittäinen uusi yritys ei yleensä pysty nopeasti muuttamaan kokonaisen alueen kulkutottumuksia.
Kun sijainti on kunnossa, pitää asiakkaat saada sisään. Taktiset kampanjat ja alennukset voivat toimia hyvin, mutta niitä ei kannata tehdä vain alennuksen vuoksi. Alennuksella pitää olla tavoite. Haluatko saada uuden asiakkaan kokeilemaan? Haluatko tyhjentää varastoa? Haluatko kerätä asiakastietoja? Haluatko saada ihmiset liittymään kanta-asiakaslistalle?
Alennus ilman jatkosuunnitelmaa on usein vain katteen leikkaamista.
Yksi suurimmista virheistä, joita erityisesti pienet B2C-yritykset tekevät, on asiakasrekisterin laiminlyönti.
Jos asiakas käy ostamassa kerran eikä hänestä jää mitään tietoa, yritys ei voi myöhemmin tavoittaa häntä. Ei voi lähettää tarjousta. Ei voi kutsua tapahtumaan. Ei voi kertoa uutuudesta. Ei voi muistuttaa olemassaolosta.
Tämä on valtava hukattu mahdollisuus.
Asiakkuudenhallintajärjestelmän ei tarvitse alussa olla monimutkainen. Tärkeintä on, että yritys kerää luvallisesti ja järjestelmällisesti asiakkaiden yhteystietoja sekä tietoa ostokäyttäytymisestä. Sähköpostilista, kanta-asiakasrekisteri tai CRM-järjestelmä voi olla uuden yrityksen tärkeimpiä työkaluja.
Korona-aika näytti karulla tavalla, miten suuri merkitys tällä on. Monella pitkään toimineella yrityksellä ei ollut tietoa siitä, keitä vanhat asiakkaat olivat. Kun tilanne vaikeutui, asiakkaita ei voitu kontaktoida suoraan. Markkinointi jäi somen, maksetun mainonnan tai satunnaisen näkyvyyden varaan.
Jos yrityksellä olisi ollut toimiva asiakasrekisteri, se olisi voinut viestiä suoraan omille asiakkailleen: tarvitsemme nyt tukeanne, tässä on etu vanhoille asiakkaille, tervetuloa ostoksille.
Tällainen viesti voi tehdä vaikeana hetkenä ison eron.
Olit sitten B2B- tai B2C-yritys, tietyt perusasiat pitää laittaa kuntoon mahdollisimman varhain.
Yrityksellä pitää olla selkeä verkkosivusto tai verkkokauppa. Sivujen ei tarvitse olla alussa täydelliset, mutta asiakkaan pitää ymmärtää nopeasti, mitä yritys tarjoaa, kenelle, miksi se kannattaa ja miten yritykseen saa yhteyden.
Somekanavat kannattaa valita sen mukaan, missä asiakkaat ovat. Kaikissa kanavissa ei tarvitse olla aktiivinen, mutta valituissa kanavissa pitää näkyä säännöllisesti. Jos yrityksen viimeisin päivitys on puolen vuoden takaa, se ei herätä luottamusta.
Google-näkyvyys on myös tärkeä. Google Business Profile, Google Search Console, Google Analytics ja tarvittaessa Google Ads ovat monelle yritykselle peruspaketti. Paikalliselle yritykselle Google Business Profile voi olla erityisen tärkeä, koska moni asiakas etsii palveluita suoraan kartasta tai hakutuloksista.
Maksettu mainonta voi auttaa alkuun, mutta sitäkään ei kannata tehdä sokkona. Paikalliselle yritykselle muutaman sadan euron kuukausibudjetti voi olla järkevä testausvaiheessa. Laajemmalle alueelle tai koko Suomeen myyvä yritys tarvitsee yleensä isomman budjetin, jos tuloksia halutaan nopeasti.
Lisäksi kannattaa miettiä reaalimaailman kanavia. Missä asiakkaasi liikkuvat? Onko heitä harrastusryhmissä, tapahtumissa, messuilla, yrittäjäverkostoissa, BNI-ryhmissä, paikallisissa Facebook-ryhmissä tai alan yhteisöissä?
Yhdestä kanavasta ei yleensä saa kaikkia asiakkaita. Siksi asiakashankinta kannattaa rakentaa useamman kanavan varaan.
Uuden yrityksen markkinoinnissa iso ongelma on usein epäsäännöllisyys. Yrittäjä tekee kampanjan silloin, kun on hiljaista, ja lopettaa markkinoinnin heti, kun tulee kiire.
Tämä on ymmärrettävää, mutta huono malli.
Markkinoinnin tehtävä on pitää yritys asiakkaiden mielessä jo ennen kuin ostotarve on akuutti. Jos yritys näkyy vain satunnaisesti, asiakkaan on vaikea muistaa sitä oikealla hetkellä.
Säännöllinen tekeminen ei tarkoita sitä, että yrittäjän pitää käyttää kaikki aikansa someen, uutiskirjeisiin tai verkkosivujen päivityksiin. Osa näistä töistä kannattaa tarvittaessa delegoida. Esimerkiksi virtuaaliassistentti voi auttaa somejulkaisujen ajastamisessa, verkkosivujen päivittämisessä, uutiskirjeiden kokoamisessa, asiakasrekisterin ylläpidossa ja kampanjamateriaalien päivittämisessä.
Yrittäjän oma aika kannattaa käyttää erityisesti siihen, missä hän on vaikeimmin korvattavissa: asiakkaiden kohtaamiseen, myyntiin, palvelun kehittämiseen ja yrityksen suunnan määrittämiseen.
Uuden asiakkaan hankkiminen on tärkeää, mutta nykyisistä asiakkaista huolehtiminen on usein vielä tärkeämpää.
Kun asiakas valitsee uuden yrityksen, hän ottaa pienen riskin. Hän antaa rahansa, aikansa ja luottamuksensa yritykselle, jolla ei välttämättä vielä ole pitkää historiaa. Tätä ei pidä pitää itsestäänselvyytenä.
Hyvä asiakaskokemus tuo asiakkaan takaisin. Erinomainen asiakaskokemus saa hänet suosittelemaan yritystä muille.
Siksi uuden yrityksen kannattaa miettiä jo alussa, miten asiakkaita kiitetään, miten heihin pidetään yhteyttä, miten palautetta kerätään ja miten ostamisen jälkeen syntyy syy palata uudelleen.
Kanta-asiakkaat ovat monelle pienelle yritykselle elinehto. He tuovat tasaista kassavirtaa, suosittelevat yritystä ja ostavat usein uudelleen pienemmällä markkinointipanoksella kuin täysin uudet asiakkaat.
Älä siis käytä kaikkea energiaa vain uusien asiakkaiden perässä juoksemiseen. Pidä huolta myös niistä, jotka ovat jo valinneet sinut.
Uuden yrityksen asiakashankinta ei ole yhden tempun varassa. Asiakkaita saadaan, kun yritys tekee oikeita asioita riittävän pitkäjänteisesti.
B2B-yritykselle suora kontaktointi, puhelut, LinkedIn ja henkilökohtainen verkostoituminen voivat olla nopeimpia tapoja saada ensimmäisiä asiakkaita. B2C-yritykselle sijainti, näkyvyys, kampanjat, ostamisen helppous ja asiakasrekisteri ovat usein ratkaisevia.
Molemmissa tapauksissa perusasiat pitää hoitaa kuntoon. Verkkosivut, somekanavat, Google-näkyvyys, asiakasrekisteri, säännöllinen markkinointi ja hyvä asiakaspalvelu eivät ole mukavia lisäasioita. Ne ovat uuden yrityksen myynnin perusta.
Asiakkaat eivät voi ostaa yritykseltä, jonka olemassaolosta he eivät tiedä. Se ei ole asiakkaan vika. Se on yrityksen tehtävä korjata.
Kun asiakkaita alkaa tulla, pidä heistä huolta. Kiitä, palvele hyvin, kerää yhteystiedot luvallisesti, viesti säännöllisesti ja anna syy ostaa uudelleen.
Uuden yrityksen ensimmäiset asiakkaat ovat arvokkaita. He eivät tuo vain rahaa kassaan, vaan myös palautetta, oppia, suosituksia ja uskoa siihen, että yrityksellä on paikka markkinassa.
