Yhteenveto
Työntekijän palkkaaminen on yksi isoimmista päätöksistä, joita yrittäjä voi tehdä. Se on samaan aikaan mahdollisuus, riski ja merkki siitä, että yrityksessä tapahtuu jotain oikeaan suuntaan.
Kylmä fakta on tämä: yritykset kasvavat ihmisten kautta. Yksinyrittäjä voi saada paljon aikaan, mutta jossain vaiheessa oma aika, osaaminen ja jaksaminen tulevat vastaan. Kun oikea ihminen tulee mukaan, yritys voi ottaa harppauksen eteenpäin. Kun väärä ihminen palkataan väärään rooliin tai huonosti valmisteltuun tilanteeseen, seuraukset voivat olla kalliita.
Ero hyvän ja huonon rekrytoinnin välillä ei ole pieni. Se voi näkyä asiakastyytyväisyydessä, työilmapiirissä, kassavirrassa, yrittäjän jaksamisessa ja koko yrityksen kehityksessä. Siksi työntekijän palkkaamista ei kannata tehdä hetken mielijohteesta.
Silti työntekijän palkkaaminen on lähtökohtaisesti hieno asia. Yritys luo työtä, jakaa vastuuta ja rakentaa tulevaisuutta. Suomi tarvitsee lisää toimivia yrityksiä, lisää työpaikkoja ja lisää ihmisiä, jotka käyvät töissä mielekkäässä ympäristössä.
Yksi yleinen virhe on lähteä palkkaamaan ihmistä ennen kuin on kunnolla määritelty, mitä yritys oikeasti tarvitsee.
“Tarvitsen jonkun avuksi” ei vielä riitä rekrytoinnin pohjaksi. Avuksi mihin? Myyntiin? Asiakaspalveluun? Tuotantoon? Hallintoon? Markkinointiin? Vai kaikkeen vähän?
Pienessä yrityksessä ensimmäiset työntekijät joutuvat usein tekemään monenlaisia tehtäviä. Se on normaalia, mutta sekään ei tarkoita, että rooli voisi olla täysin epämääräinen. Mitä selkeämmin yrittäjä määrittelee työn sisällön, sitä parempi mahdollisuus on löytää oikea ihminen.
Hyvä lähtökohta on kirjoittaa auki kolme asiaa: mitä tehtäviä työntekijä tekee, mitä hänen pitää osata heti ja mitä hän voi oppia työn aikana. Lisäksi kannattaa miettiä, millainen ihminen sopii yrityksen nykyiseen vaiheeseen. Haetaanko kokenutta ammattilaista, kasvupotentiaalia vai käytännön tekijää, joka tarttuu asioihin nopeasti?
Tavoitteena ei aina ole löytää markkinoiden “parasta” työntekijää. Usein tärkeämpää on löytää juuri teidän yrityksenne tilanteeseen sopivin henkilö.
Työntekijän palkkaaminen maksaa. Siihen kuluu aikaa, rahaa ja huomiota. Työpaikkailmoituksen tekeminen, hakemusten käsittely, haastattelut, viestintä, valinta, sopimukset ja perehdytys vievät resursseja.
Lisäksi uusi työntekijä harvoin maksaa itseään takaisin ensimmäisestä päivästä alkaen. Hän tarvitsee perehdytystä, vastauksia, käytännön ohjausta ja aikaa päästäkseen sisään yrityksen tapaan toimia. Usein myös yrittäjän tai muun henkilöstön työ hidastuu hetkellisesti, kun uutta ihmistä autetaan alkuun.
Tämä on täysin normaalia. Se kuuluu asiaan.
Ongelma syntyy silloin, jos rekrytointi tehdään huolimattomasti ja sama prosessi joudutaan aloittamaan alusta muutaman kuukauden päästä. Silloin kustannukset eivät ole enää vain rekrytointikuluja. Mukaan tulevat menetetty aika, keskeneräiset asiakkuudet, mahdolliset virheet, kuormittunut työyhteisö ja yrittäjän turhautuminen.
Vanhan hyvän työntekijän pitäminen talossa on lähes aina halvempaa kuin uuden etsiminen. Tätä ei kannata unohtaa.
Kun työntekijä on palkattu, työ ei lopu siihen. Oikeastaan siitä se vasta alkaa.
Pienessä yrityksessä työnantajuus näkyy nopeasti arjessa. Jos viestintä on epäselvää, vastuut vaihtuvat jatkuvasti, perehdytys jää tekemättä tai työntekijä ei tiedä, mitä häneltä odotetaan, ongelmat tulevat näkyviin nopeasti.
Työntekijöistä huolehtiminen ei tarkoita pehmeää puhetta tai loputonta joustamista. Se tarkoittaa reilua johtamista, selkeitä odotuksia, toimivaa perehdytystä, säännöllistä palautetta ja sitä, että työntekijä ymmärtää oman roolinsa yrityksen kokonaisuudessa.
Jos henkilöstö vaihtuu koko ajan, se on merkki jostain. Totta kai vaihtuvuutta tulee aina. Ihmiset muuttavat, opiskelevat, vaihtavat alaa tai siirtyvät uusiin haasteisiin. Se on normaalia. Mutta jos vaihtuvuus on krooninen ongelma, sitä ei kannata selittää pois huonolla tuurilla.
Silloin kannattaa katsoa peiliin ja selvittää, mistä vaihtuvuus johtuu. Onko rekrytoinnissa annettu väärä kuva työstä? Onko perehdytys puutteellinen? Onko esihenkilötyö epäselvää? Onko palkkaus, työkuorma tai työn organisointi pielessä?
Huono työnantajakuva ei synny yhdessä päivässä, mutta se voi alkaa yhdestä huonosti hoidetusta rekrytointiprosessista.
Jokainen rekrytointi rakentaa kuvaa yrityksestä. Ei vain valitulle työntekijälle, vaan kaikille hakijoille.
Työnhakija arvioi yritystä koko prosessin ajan. Miten ilmoitus on kirjoitettu? Saako hakemukseen vastauksen? Onko haastattelu asiallinen? Kerrotaanko työstä realistisesti? Pidetäänkö aikatauluista kiinni? Ilmoitetaanko päätöksestä myös niille, joita ei valita?
Pienelle yritykselle tämä on erityisen tärkeää. Hakijat voivat olla myös tulevia asiakkaita, suosittelijoita, yhteistyökumppaneita tai myöhempiä työntekijöitä. Jos prosessi hoidetaan huonosti, se jättää jäljen.
Työstä pitää antaa rehellinen kuva. Ei kannata myydä roolia parempana, kevyempänä tai joustavampana kuin se oikeasti on. Se voi houkutella hakijan sisään, mutta pettymys tulee nopeasti vastaan. Rehellinen rekrytointi säästää molempien aikaa.
Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen on monelle yrittäjälle erityisen iso henkinen askel. Siihen asti yrittäjä on vastannut lähinnä itsestään, asiakkaistaan ja yrityksen tuloksesta. Työntekijän myötä mukaan tulee vastuu toisen ihmisen työstä, toimeentulosta ja arjesta.
Samalla yrittäjän pitää opetella päästämään irti. Kaikkea ei voi enää tehdä itse, tarkistaa itse ja päättää itse samalla tavalla kuin ennen. Jos työntekijä palkataan, hänelle pitää antaa myös mahdollisuus onnistua.
Tämä vaatii johtamista. Ei välttämättä raskaita prosesseja tai ison yrityksen HR-malleja, vaan selkeitä käytäntöjä: mitä tehdään, kuka vastaa mistä, milloin asioista puhutaan ja miten palautetta annetaan.
Pienessä yrityksessä hyvä johtaminen on usein hyvin käytännöllistä. Se on sitä, että ihminen tietää mitä hänen pitää tehdä, miksi se on tärkeää ja keneltä hän voi kysyä apua.
Rekrytointi on oma asiantuntijatyönsä. Jokaisen yrittäjän ei tarvitse osata kaikkea itse. Aivan kuten digimarkkinointia, kirjanpitoa tai juridiikkaa voidaan ostaa ulkopuolelta, myös rekrytoinnin ja HR-asioiden kanssa voi käyttää ammattilaista.
Yrittäjän tärkein tehtävä on tietää, mitä yritys tarvitsee ja millainen ihminen sopii mukaan. Ammattilainen voi auttaa esimerkiksi työpaikkailmoituksen rakentamisessa, hakemusten läpikäynnissä, haastattelurungon tekemisessä, viestinnässä, aikataulutuksessa, perehdytysmateriaalien kokoamisessa ja henkilöstöhallinnon käytännön tehtävissä.
Tässä kohtaa HR-assistentti voi olla erittäin hyödyllinen apu. Hän voi hoitaa niitä pieniä mutta tärkeitä asioita, jotka rekrytoinnissa ja työntekijän aloituksessa helposti jäävät yrittäjän kiireen alle. Näitä ovat esimerkiksi hakijaviestintä, haastattelujen sopiminen, perehdytyslistojen päivittäminen, työaikaraporttien hallinta, henkilöstötietojen ylläpito ja yleisten perehdytysten tukeminen.
Kun nämä asiat hoidetaan kunnolla, rekrytoinnista tulee hallitumpi kokonaisuus eikä yrittäjän tarvitse kantaa kaikkea yksin.
Työntekijän palkkaaminen on yritykselle iso ja hieno askel. Se kertoo siitä, että tekemistä riittää ja yrityksellä on mahdollisuus kasvaa. Samalla se on päätös, joka kannattaa tehdä ammattimaisesti.
Hyvä rekrytointi alkaa tarpeen tunnistamisesta. Sen jälkeen tarvitaan realistinen kuva roolista, selkeä prosessi, hyvä hakijaviestintä ja kunnollinen perehdytys. Kun työntekijä on talossa, hänestä pitää myös pitää huolta. Hyvä työntekijä ei pysy yrityksessä vahingossa, vaan siksi, että työ, johtaminen ja arki ovat riittävän hyvällä tasolla.
Yrittäjän ei tarvitse osata rekrytointia ja HR-asioita täydellisesti itse. Tärkeintä on ymmärtää, milloin apua kannattaa ottaa mukaan. Jos rekrytointi, perehdytys tai henkilöstöhallinnon käytännöt vievät liikaa aikaa tai tuntuvat epäselviltä, HR-assistentti voi olla erittäin järkevä tuki.
Työntekijän palkkaaminen ei ole vain uuden ihmisen ottamista töihin. Se on yrityksen seuraavan vaiheen rakentamista. Siksi se kannattaa tehdä kunnolla.
