Yrityksen perustaminen on jännää puuhaa, erityisesti ensimmäisen yrityksen kanssa. Ensimmäinen yritys on monesti kuin esikoinen, eli monesti alkuun tunteet, fiilikset sekä innostus vievät. Jotta yritystaival olisi mahdollisimman sujuvaa - ei helppoa, vaan sujuvaa - on tärkeää, että perusasiat ovat alusta asti kondiksessa.
Lyhyt ja yksinkertaistettu tiivistelmä yrityksen perustamisesta:
Koko yrityksen liiketoiminta kiteytyy siihen, että maailmassa on jokin ongelma, jonka yritys poistaa tai ratkaisee. Yksinkertainen konsepti.
Se, että maailmassa on ongelmia ja niitä ratkotaan, niin se ei vielä yksin riitä menestykseen. Potentiaalisten asiakkaiden pitää kokea ongelma sen verran isoksi, että siitä ollaan valmiita myös maksamaan. Tämä on yksi isoimmista haasteista, joita uudet yritykset kohtaavat, etenkin silloin, kun yrityksen ratkaisu on uusi tai asiakkaille tuntematon.
On kuitenkin äärimmäisen tärkeää, että heti alusta asti yrityksen perustajilla on selkeä käsitys siitä, että mikä on se ongelma, jota lähdetään ratkomaan. On toki hyvä tietää myös perusajatus siitä, että miten ongelma ratkaistaan, mutta tämä saattaa matkan aikana vaihtua - sekin on täysin normaalia.
Liiketoimintasuunnitelma, joka tässä vähän niin kuin ohimennen käydäänkin pintapuolisesti läpi, on varsin hyvä työkalu siihen, että asioita on oikeasti mietitty ennen yritystoiminnan aloittamista. Vaikka intoa olisi mielin määrin, kannattaa ajatustyötä tehdä ihan rauhassa ja siihen liiketoimintasuunnitelma (LTS) on oikein mainio työkalu - siitä on myös hyötyä rahoitusneuvotteluissa.
Tässä tekstissä keskitytään kahteen yritysmuotoon: osakeyhtiöön (oy) ja toiminimeen (tmi). Yritysmuodon valinta on todella tärkeää, sillä se määrittää toiminnan vastuita hyvin pitkälle. Myöskin, jos perustajia on useampi kappale, niin silloin yritysmuodoksi tulee pääsääntöisesti osakeyhtiö, kun tietenkään toiminimi ei usean perustajan firmalle käy.
Tärkein yksittäinen asia oy:n ja toiminimen välillä on, että kuka on mistäkin vastuussa. Osakeyhtiössä olet lähtökohtaisesti vastuussa vain sijoittamasi pääoman verran, kun taas toiminimessä olet vastuussa HENKILÖKOHTAISESTI.
Esimerkki:
1. jos otat 100 000 euron lainan osakeyhtiölle mutta valitettavasti yrityksesi menee konkurssiin, menetät vain sen, mitä olet pääomaa yritykseesi sijoittanut. That's it.
2. jos otat 100 000 euron lainan toiminimellesi ja menet maksukyvyttömäksi, olet henkilökohtaisesti vastuussa ottamastasi lainasta. Sinä maksat henkilökohtaisesti lainan takaisin, vaikka kuinka toiminimesi olisi jo kuopattu.
Näitä toiminimiyrittäjien kauhutarinoita on yrittäjäryhmät pullollaan, joten tämä on syytä oikeasti ottaa huomioon.
Milloin toiminimiyrittäjyys on hyvä? Silloin kun haluat laskuttaa esim. omasta asiantuntijuudestasi helpolla tavalla. Jos yritystoimintaasi liittyy esimerkiksi isoja ostoja tai haluat työllistää muita ihmisiä, on osakeyhtiö ilman muuta the weapon of choice. Esimerkiksi en näe missään tilanteessa järkevänä, että kivijalkakauppaa pyörittäisi toiminimi, jolloin ostot tapahtuvat toiminimen kautta, jolloin riskit ovat suuret. Osakeyhtiössä ei näitä riskejä ole, ellet ole itseäsi kirjannut takaajaksi.
Kuten tästä voi huomata, niin henkilökohtaisesti suositellen osakeyhtiötä yhtiömuodoksi aina, kun toiminta on päätoimista ja yritystä halutaan kehittää isommaksi.
Friends, family and fools - kolme perinteistä uuden yrityksen rahoitusmuotoa. On niitä toki muitakin.
Totta kai yrittäjän tulee luottaa omaan yritysideaansa sillä tavoin, että on valmis itsekin laittamaan ahteriaan ja lompakkoaan peliin. Olisi varsin huvittavaa, jos rahaa haetaan pelkästään kaikkialta muualta paitsi omasta taskusta.
Uuden yrityksen rahoittamisessa pankit ovat varsin tiukkoja kumppaneita. Liiketoimintasuunnitelma on aivan ehdoton eivätkä erityisesti isot pankit lähde rahoittamaan mitään, jos liikeidea on pelkästään omassa päänupissa tai kirjoitettu vessapaperin puhtaalle puolelle puolellatoista lauseella. Sama asia pätee enkelisijoittajiin, eli liiketoimintasuunnitelma ja lyhyempi pitch deck ovat syytä olla huolella tehtyjä.
Oli kyseessä pankki tai enkelisijoittaja, niin pitää muistaa, että jokainen neuvottelu on omansa etkä voi lähteä yhteenkään neuvotteluun henkselit paukkuen. On todennäköistä, että joudut käymään useita, ellei jopa kymmeniä neuvotteluja ennen kuin saat mitään tarjousta mistään. Ja muista myös, ettei pankkien kilpailutus tässäkään tarkoita pelkästään isoimpia pankkeja, vaan kannattaa kääntää katse myös maalaispankkeihin.
Yleisesti ottaen uudelle yritykselle on olemassa melko vähän tukia ja avustuksia. Business Finland ja Ely-keskukset ovat yleensä tarkoitettu firmoille, joilla liiketoiminta jo pyörii, vaikka yritys olisikin varsin uusi.
Uudelle yrittäjälle suosittelen, että ennen yrityksen rekisteröintiä kannattaa ottaa yhteyttä paikalliseen yrityskeskukseen. Sieltä voi saada hyvää tietoa, onko esimerkiksi juuri sillä hetkellä ylimääräisiä tukia tai starttirahoja tarjolla.
Maalaisseuduille on tarjolla myös Leader-rahoitus, joka on kuulemani mukaan äärimmäisen hyvä rahoitusmalli. Sen yhtenä, mutta kenties tärkeimpänä, vaatimuksena on, että yritys toimii kaupunkien ulkopuolella tai ainakin ulkokehällä. Ajatus on siinä, että Leader-rahoituksen avulla turvataan alueen elinkelpoisuutta myös yritystoiminnan osalta.
Starttiraha on maksimissaan 12 kuukaudelle oleva tuki, jolla autetaan päätoimisiksi yrittäjiksi alkavia. Tukea ei saa, jos y-tunnus on valmiina, joten hae starttirahaa ennen kuin perustat yritystä virallisesti. Starttirahan myöntää TE-toimisto ja tukea haetaan aina 6 kuukauden pompseissa. Starttirahan määrä on n. 740€ per kuukausi.
Yrityksen rekisteröinti on helppoa ja nopeaa. Suuntaa ensimmäiseksi osoitteeseen https://www.prh.fi/fi/kaupparekisteri/osakeyhtio/perustaminen.html ja seuraa ohjeita. Hinta yrityksen rekisteröinnille on alkaen 280€ (alv0), joten suurista summista ei puhuta. Osakeyhtiöön ei välttämättä enää tarvitse edes laittaa pääomaakaan, joten suuria summia ei tähän hommaan heti tarvitse.
YTJ:n palvelusta löytyy käytännössä kaikki asiakirjat valmiina, joten ellei yrityksessäsi ole jotain erikoista tai muuten et tarvitse mitään esim. erityissääntöjä yhtiöjärjestyksen osalta, niin homma on erittäin helppo.
Ei tästä sen enempää.
Jos et ole kirjanpidon ammattilainen, suosittelen, että hankit itsellesi sinulle sopivan kirjanpitäjän. Kirjanpito maksaa 50 eurosta ylöspäin mutta älä mene hinta edellä, vaan laatuedellä. Älä sitoudu mihinkään pitkiin sopimuksiin vaan sinun tulee olla helppo vaihtaa tilitoimistoasi, jos näin tarvitsee tehdä.
Kun teet sopimuksen tilitoimistosi kanssa, muista tehdä sopimukseen pykälä, jossa tilitoimisto velvoitetaan avustamaan ripeästi ja kaikilta osin, jos ja kun vaihdat tilitoimistoa. Näitäkin tarinoita on satoja, jossa tilitoimisto häviää kuin pieru Saharassa, kun olet ilmoittanut heille vaihtavasi tilitoimistoa. Aivan naurettavaa. Pidä siis huoli, että tällainen merkintä on sopimuksessa ja mielellään jonkin laisen uhkasakon kera.
Verotuksellisesti kirjanpitäjäsi on lähtökohtaisesti se, joka voi neuvoa sinua myös verotusasioissa, mutta kirjanpitäjä ei ole välttämättä minkään sortin verotusexpertti. On siis tärkeää ymmärtää, ettei kirjanpitäjä ole yli-ihminen tai että kirjanpitäjän vastuulla olisi kaikissa tilanteissa osata yrityksesi verotusvaihtoehtomahdollisuudet ulkomuistista - verotusasiat on syytä yrittäjän tietää myös itse.
Voiko yrittäjä itse hoitaa kirjanpidon? Voi. Mutta. Yrittäjän duuni on rankkaa. Siinä on valtavasti asioita, joita pitää opetella eikä kirjanpito ole välttämättä se akuutein asia, johon yrittäjän kannattaa kiinnittää valtavasti energiaa, ellei kyseessä ole asia, joka aidosti ja oikeasti kiehtoo ja inspiroi. Yrittäjälläkin on päivässä aikaa vain se 24 tuntia ja siitä työaika pitäisi olla se 8 tuntia. Keskitä aikasi niihin asioihin, jotka tuovat yrityksellesi suoraan myyntiä ja kassavirtaa. Siinä on yleensä jo aika paljon tekemistä.
Luvat, ilmoitukset ja vakuutukset kulkevat käsikädessä - hyvin alakohtaisia asioita. Esimerkiksi, jos perustat ravintolan, niin luultavasti tarvitset anniskeluluvan. Jos taas perustat terveydenhuoltoon liittyvän yrityksen, tarvitset siihen oman lupansa.
Lupien, toimialan ja yritystoiminnan yhteissummasta alkaa muodostumaan myös vakuutusten tarve ja niiden kokoluokka. Halvimmillaan vakuutukset eivät paria sataa euroa enempää maksa, esim. turvallisessa ja istumalihaksia vaativassa konsulttiduunissa, mutta kun lähdetään perustamaan lentoyhtiötä tai yritystä, jossa tarvitaan paljon työvoimaa, koneita tai ihmisiä, niin hinnat luonnollisesti nousevat.
Vakuutuksien kanssa on syytä olla tarkkana ja pitää mielessä myös, että yritystoiminnassa 1000 euroa on paljon pienempi raha kuin yksityiselämässä. ja missä tämä asia kannattaa ottaa huomioon? Esimerkiksi siinä, että onko järkeä vakuuttaa esim. käytettyä tietokonetta ellei kyseessä ole todella kallis tietokone. Jotkut yrittäjät laskevat asian niin, että alle 2500 euron tavaroita ei vakuuteta. Eli kannattaa yrittää miettiä asiaa hieman toiselta näkökannalta kuin miltä summat ja asiat vaikuttavat sinusta henkilökohtaisella tasolla.
Kun hankintoja tekee uudelle yritykselle, kannattaa lähteä asioita miettimään kassavirran kannalta - ei suoraan sen, paljonko mikäkin lopulta maksaa. Siihen ei nimittäin aluksi ole välttämättä varaa.
Se mitä tällä tarkoitan, on, että välttämättä sinun ei kannata ostaa uusia tietokoneita omaksi, vaan ne voidaan leasing-sopparilla vuokrata pariksi vuodeksi ilman, että joudut niistä maksamaan heti täyden hinnan tai olemaan laitteiden kanssa naimisissa. Toki kaikissa pitkäaikaisemmissa sopimuksissa pitää pyrkiä siihen, että niistä pääsee eroon, jos sellainen akuuttihätä tulee.
Kun teet erilaisia maksu- tai leasing-sopimuksia, niin muista pitää niistä tarkkaa Excel-kirjaa, ettei homma vaan lähde lapasesta. Ja se lapasesta lähteminen tarkoittaa tässä yhteydessä sitä, että ostetaan kaikkea mahdollista osamaksudiileillä ja yhtäkkiä näitä diilejä on enemmän kuin mitä tulee rahaa sisään - eli tällöinhän meillä on kyseessä negatiivinen kassavirta. Ja tätä ei haluta mielellään saavuttaa.
Henkilökunta on yrityksesi voimavara. Lähtökohtaisesti homma menee niin, että mitä parempia ja osaavampia ihmisiä rekrytoit, sitä kalliimpia he ovat, mutta taas toisaalta, sitä parempaa työnjälkeä saat, joka luultavasti näkyy myös yrityksesi liikevaihdossa erittäin positiivisesti.
Kun lähdet rekrytoimaan ihmisiä, ole selkeä siitä mitä tarjoat ja paljonko palkkaa ko. työntekijä voisi työstään saada. Rekryilmoitukset ovat nykyään todella kilpailtuja, joten niihin on syytäkin kiinnittää huomiota, jos haluat saada parhaat henkilöt hakemaan yritykseesi töihin.
Yrittäjänä ensimmäisen työntekijän palkkaaminen on monesti haastavaa, mutta kun HR-asiat ovat kunnossa ja tulevalle työntekijälle on hyvin selvää, että mitä hänen pitää tehdä ja mitä häneltä odotetaan, niin silloin asiat menevät yleensä huomattavasti helpommin.
Jos tuntuu siltä, että oman ensimmäisen työntekijän rekrytointi on liian iso pala kakkua tai liian riskistä, voit yrittää hankkia osaajan laskulla (eli esim. toiminimiyrittäjän) tai ostaa palvelun henkilöstövuokrausfirmasta. Henkilöstövuokrausfirma maksaa hieman enemmän kuin mitä oman työntekijäkulut olisivat yrityksellesi, mutta vastapainona on, että jos henkistövuokrausfirman työntekijä osoittautuu vääräksi ttyypiksi, niin yhdellä soitolla yhteistyö voidaan päättää. Tämä asia pitää kuitenkin varmistaa sopimuksesta.
Mutta oli miten oli, niin omat työntekijät tai ulkoistetut työntekijät ovat yrityksesi voimavara, ja näitä ihmisiä on syytä vaalia, jotta heidän työntekonsa olisi mahdollisimman mukavaa, antoisaa ja tuottavaa kaikille osapuolille.
Hyvä tuote ei itseään myy automaattisesti.
Uuden yrittäjän ja uuden yrityksen tärkein yksittäinen tehtävä on saada rahavirrat auki - etenkin ne positiiviset rahavirrat. Tässä palataan kirjoituksen alussa kerrottuun asiaan eli minkä ongelman yritys on ratkaisemassa ja miten se ongelma ratkaistaan.
Suurin yksittäinen ongelma suomalaisissa PK-yrityksissä on, että kohderyhmä ei tunne yritystäsi. Eli ne ihmiset, joiden elämään olet keksinyt helpottavan ratkaisun ja joiden pitäisi ratkaisusi myös ostaa, eivät tunne yritystäsi. Eikö ole aika kinkkinen tilanne?
Tätä asiaa kun mietitään vielä syvällisemmin, niin ostavatko ihmiset ratkaisuja tutuilta firmoilta vai tuntemattomilta firmoilta? Tutuilta tietenkin! Se on tuttua huttua, ja vieläpä turvallista sellaista. Tai ainakin näin aina ajatellaan.
Mikä tähän haasteeseen on ratkaisu?
Pitkä ja lyhyt peli. Pitkällä pelillä tarkoitetaan bränditunnettuutta ja ylipäätään brändimarkkinointia. Tämän tehtävä on saada kohderyhmän edustajat tietämään yrityksesi, tietämään mitä voit heille tarjota ja saada heidät pitämään sinua kiinnostavana. Mietipä tilanne, jossa edellä mainitut asiat ovat jo hoidossa. Kävisikö kauppa, jos olet hoitanut bisneksesi asiakasystävällisesti ja kohderyhmä tietää sinut, tuntee ratkaisusi ja yrityksesi on heidän mielestään kiinnostava? No aivan varmasti kävisi kauppa.
Lyhyt peli voidaan jakaa kahteen alakategoriaan. Ensimmäinen on ns. performance-markkinointi, eli suomeksi erilaiset kampanjat tai muut markkinointikeinot, joilla yritetään saada asiakas ostamaan tai vähintäänkin ilmineeraamaan kiinnostuksestaan yrityksesi palveluja kohtaan. Toinen osa on suora myyntityö, joka on äärimmäisen arvokas ja arvostettava työnkuva jokaisessa yrityksessä.
Ongelma yleisesti ottaen on vain se, että yrittäjät pelaavat lyhyttä peliä paljon mieluummin kuin pitkää peliä. Tästä nousee ongelma, joka on se, ettei lyhyttä peliä voida ainakaan performance-markkinoinnin avulla tehdä kovin hyvin, jos pitkä peli ei ole kunnossa. Ihmiset, eli asiakkaat, eivät ole tyhmiä tai lauma lampaita, jotka vain tekevät ja ostavat asioita, kun heitä niin käsket. Homma ei vain mene niin, kuten monet gurut kertovat.
Muista tehdä sekä pitkää että lyhyttä peliä. Muista tehdä sitä kovaa, rankkaa mutta äärimmäisen arvostettavaa suoraa myyntityötä, jossa lähdet soittamaan kohderyhmääsi läpi ja myymään ratkaisujasi heille. Muista kuitenkin, että esim. B2B-bisneksessä puhelinsoiton tai pelkän sähköpostin ei pidä välttämättä suoraan myydä mitään, vaan sen tehtävä on saada asiakas pitämään tarkempi palaveri kanssasi.
Jos alusta ei ohjaa, ei alus luultavasti päädy sinne minne olisit halunnut mennä. Laivaa on tästä syystä syytä ohjata jatkuvasti.
On selvää, etteivät suunnitelmasi mene kerralla oikein. Tämä on syytä muistaa, että suunnitelma on suunnitelma, ja toteutunut transaktio asiakkaan ja yrityksesi välillä on todellinen mittari suunnitelman hyvyydelle.
Uuden yrityksen ongelma on monesti se, ettei yritystä ehditä johtamaan. Siihen luultavasti ovat syyllistyneet lähes kaikki eli siitäkään ei kannata aiheuttaa itselleen stressiä, vaan yrittää miettiä, että miten aikaa jäisi enemmän sille, että voit oikeasti miettiä asioita, analysoida tuloksia, tehdä uusia skenaarioita ja ylipäätään suunnitella tulevaan. Monesti esimerkiksi työntekijän tai meidän tapauksessa virtuaaliassistentin palkkaaminen luo sen verran lisää aikaa työpäivää, että johtaminen on oikeasti mahdollista.
Mitä aiemmin aloitat johtamisen, sitä parempi. Vaikka olisit yksinyrittäjä, on sinun syytä johtaa yritystäsi kuin siinä olisi jo useita työntekijöitä. Saat silloin luotua jo sellaisen johtamisen kulttuurin ja toimintatavat, joita tulet jatkossa aivan varmasti tarvitsemaan.
Monen yrittäjän pitäisi miettiä yritystään enemmän omistajuuden kannalta eikä pelkästään yrittäjän näkökulmasta. Jos hankin yrityksen X osakkeita, analysoit ja arvostelevat varmasti sijoitustasi ja yritys X:ää tarkemmin kuin silloin, kun olet yrittäjänä yritys Y:ssä. Tämäkin on täysin luonnollista, onhan kyseessä lähes oma lapsesi, jolle olet antanut sielusi ja kaiken voimavarasi.
Silti on hyvä kehittää kaksoisidentiteetti, Tarkan Markan Omistaja, joka valvoo ja käy yrityksesi tilannetta läpi esim. kaksi tai kolme kertaa vuodessa. Silloin on hyvä ottaa yrittäjyydestä etäisyyttä ja olla omistaja, joka valvoo omistamansa yrityksen kehitystä, niin analyyttisesti ja objektiivisesti kuin mahdollista.
Jos tulee kysymyksiä mieleen, otathan meihin yhteyttä! Menestystä matkallesi!
Käydään tämä asia heti kättelyssä läpi. Kukaan ei voi varmaksi kertoa sinulle sitä, onko jokin yritysidea menestyvä vai ei. Maailmassa on tuhansia ja tuhansia yrityksiä ja yrittäjiä, joiden ideaan kukaan ei alkuun uskonut. Myös Suomessa on vastaavia keissejä. Esimerkiksi vain harva autoalan ammattilainen uskoi Autolle.comin bisnesideaan.
Toki löytyy paljonkin erilaisia tapoja, joiden avulla voit selvittää bisnesideasi menestyspotentiaalia - muista laittaa painoa sanalle "potentiaali".
Lähtökohtaisesti: yritysideasi arvo on nolla. Se ei tee ideaasi yhtään huonommaksi vaikka näin asia onkin. Maailmassa on miljoonittain erilaisia ideoita, ja monesti on vieläpä niin, että ideasi on jo keksitty, kukaan ei vain ole vielä vienyt sitä konkretiaan. Toinen mahdollisuus on se, että alkuperäinen idea on jo ajat sitten viety konkretiaan ja testattu, mutta testitulokset ovat olleet huonoja, jolloin idea on haudattu vähän äänin. Usein vain käy niin, että jokin idea on syntynyt hieman liian aikaisin, jolloin kyseiselle idealle ei löytynyt markkinaa.
Jotta yritysidealle kasvaa jokin arvo, täytyy sen takana olla jo hieman konkretiaa. Konkretia voi olla esimerkiksi tietty prosessi, ennakkotilaukset tai jokin tuotesuojaus. Mutta jos rahaa lähdetään hakemaan alkuvaiheen yritykselle, on sijoittajille tyypillisesti tärkeämpää se, että ketkä yritysideaa ovat tekemässä kuin itse idea. Se kertoo jo paljon siitä, että itse idealle ei anneta hirveästi arvoa alussa vaan sijoitus tehdään siihen tiimiin, joka yritysideaa vie eteenpäin.
Monesti voisi ajatella, että olisi mahtavaa, jos kilpailua ei ole idealle vielä olemassa. Mutta asia ei ole ihan näin yksinkertainen. Jos ei ole kilpailua, ei ole myöskään jo olemassa olevaa markkinaa, jossa olisi siis kysyntää. Jos kysyntää ei ole, ei ole myöskään ostavia asiakkaita. Ainakaan heti.
Senpä takia onkin ihan alkuun tunnistettava, että onko ideasi sopiva tietylle jo olemassa olevalle markkinalle vai pitääkö myyntiä varten lähteä luomaan uusi markkina. Uusi markkina tarkoittaa sitä, että kysyntää on luotava markkinoinnilla ja kovalla myyntityöllä. Aina sekään ei auta, sillä ihmismieli ei ole yleisesti ottaen hirveän innokas täysin uusille asioille. Uuden markkinan käynnistäminen vaatii usein paljon rahaa.
Jos taas ideasi on jokin lisäys olemassa olevalle markkinalle, on syytä selvittää, että markkinan koko ja sen potentiaali. Onko markkina jatkamassa kasvu-uralla vai ollaanko jo hiipumaan päin.
Hyvä yritysidea korjaa jonkun ongelman. Hyvin yksinkertaista. Jos katsot menestyviä yrityksiä Suomessa tai maailmalla, niin lähtökohtana on useimmiten ollut se, että alkuperäinen yritysidea on korjannut jonkin tietyn asian. Asia voi olla hyvinkin yksinkertainen. Parhaimmillaan ja yksinkertaisimmillaan yritysidea on voinut olla se, että markkinoilla toimivat kilpailijat tekevät työtään ilman toimivaa asiakaspalvelua, jolloin yritysidean lähtökohtana on ollut loistava asiakaspalvelu, joka erottuu kilpailijoista välittömästi. Toinen tyypillinen hyvän yritysidean lähtökohta on on ollut se, että luodaan olemassa olevaan markkinaan jokin lisätuote, joka entisestään parantaa / helpottaa / nopeuttaa olemassa olevan ongelman poistamista.
Jotta voit jatkojalostaa ideaasi, kannattaa sinun olla tehokas. Ajanhallinta ja ajankäyttö ovat äärimmäisen merkityksellisiä, sillä jos projektisi koko kasvaa hallitsemattomasti, voi hyvin käydä niin, että ideastasi tulee niin suuri, ettei sitä pysty kukaan normaali ihminen viemään läpi. Määrittele tarkasti se, että mihin asiaan keskityt aluksi: mikä on se ydinongelma, jonka haluat korjata.
Mitä asioita itse osaat parhaiten ja mikä sinua itseäsi kiinnostaa? Mitkä asiat ovat taas niitä, joita et osaa ja tarvitset niihin apua? On hyvä ymmärtää, että mitä monialaisempi ratkaisusi on, sitä enemmän yleensä tarvitset tiimiä ympärillesi. Ei ole häppee, vaikket kaikkea itse osaisikaan.
Asiakaskyselyt. Asiakaskyselyt ratkaisun jalostamiseksi ovat äärimmäisen tärkeitä. Totta kai, jos teet esimerkiksi tuotteen omaan käyttöösi, voi se sellaisenakin ratkaista monien muidenkin ihmisten ongelmat. Tästä hyvänä esimerkkinä kirves, joka yhdellä iskulla palastelee pölkyn sopiviksi klapeiksi. Mutta jos ideasi on esim. jonkin sortin palveluratkaisu tai järjestelmäratkaisu, niin siihen monesti tarvitaan potentiaalisilta asiakkailta näkemystä, että mitä ongelmia he haluavat ratkaista. Ongelmiahan on pilvin pimein, mutta vain osa ongelmista on sellaisia, jotka yritykset kokevat niin isoiksi, että ne halutaan oikeasti ratkaista. Tämän selvittäminen on todella tärkeää.
On hyvin klassinen ongelma, että kun kysyt palautetta ja mielipidettä ideastasi perheeltä ja kavereiltasi, he pitävät ideaasi loistavana. He antava siihen kenties jatkoideoita ja ajatuksia, mutta yleinen palaute on todella positiivinen.
Mutta kun tulee se hetki, jolloin ratkaisusi olisi myyntikunnossa, yksikään perheenjäsenistäsi tai kavereistasi eivät ratkaisuasi osta. Mitä tässä on päässyt käymään? Bisnesmaailma on varsin kylmä ja suoraviivainen. Läheisesi taas ajattelevat sinusta ja ajatuksistasi yleensä vain parasta ja haluavat sinun olevan onnellinen. Liiketoimintajumalat eivät valittavasti näitä ajatuksia jaa tai mieti.
Myynti, liikevaihto ja kassavirta ovat niitä asioita, jotka lopulta päättävät, että onko yritysideasi hyvä vai ei. Todella kylmää, todella suoraviivaista.
Toki on olemassa tapauksia, joissa ratkaisua tehdään kymmenen vuotta, samalla yritys tuottaa pelkkää tappiota ja myynti laahaa. Tämä on karrikoiden monien startupien, kuten Woltin, tapa kehittyä yksisarviseksi eli miljardiliikevaihtoa pyörittäväksi firmaksi. Mutta tähän vaaditaan rahoittajia ja useita, useita rahoituskierroksia, jossa rahaa pumputaan yrityksen sisään valtavia määriä. Monelle meistä, kuten esim. allekirjoittaneelle, tämä bisnesmalli on todella kaukainen eikä se kuvasta tietyllä tavalla reaalimaailman totuuksia.
Mutta myynti kuvastaa. Useat verkkokurssien tekijäthän myyvät uutta kurssiaan ensin ennakkomyynnillä ja jos kurssi myy hyvin, kurssia lähdetään vasta sitten tekemään. Jos kurssi myy ennakkomyynnissä huonosti, koko kurssia ei tehdä vaan rahat palautetaan asiakkaille. Näin voidaan minimoida se riski, että tehdään turhaa työtä viikkojen ellei jopa kuukausien ajan ja vasta sitten huomataan, että hups, eihän tämä kurssi myy ollenkaan. Ennakkomyynneille iso peukku!
Tekijät tekee, jahkaajat jahkaavat. Kylmä fakta on, että pelkällä miettimisellä ja pohtimisella et tule selvittämään sitä, että onko ideasi hyvä vai ei. Luultavasti epäonnistut, mutta mitä sitten? Epäonnistuminen voi hyvinkin johtaa seuraavaan ideaan, joka vie sinut ja yrityksesi miljoonien äärelle.
Vaikka menestyminen onkin myös tuurista kiinni, ei menestyminen kolkuta lähtökohtaisesti koskaan niiden ovelle, jotka jäävät vain odottamaan. Pitää uskaltaa tehdä ja kokeilla. Pitää uskaltaa perustaa yritys.
Jos luulit, että Supercell teki miljoonansa jo ensimmäisellä pelillään, olet väärässä.
Yrittäjän työuupumus on kasvava ja vakava ongelma, joka vaikuttaa merkittävästi sekä yrittäjien henkilökohtaiseen hyvinvointiin että yritysten toimintaan. Vaikka työuupumusta voidaan aluksi pitää lievänä ongelmana, hoitamattomana se voi johtaa vakavaan burnoutiin eli loppuunpalamiseen. Tässä artikkelissa tarkastelemme, mitä työuupumus tarkoittaa yrittäjän näkökulmasta, mitkä ovat sen syyt, oireet ja seuraukset, sekä miten sitä voidaan ehkäistä ja hoitaa.
Huom.! Jos koet työuupumusta, burnoutia tai loppuunpalamista, muista hakea apua – älä jää yksin! Muista myös, että vaikka työterveyshuolto ei ole yrittäjälle pakollinen, on se silti erittäin suositeltava.
Tiivistelmä:
Työuupumus on pitkäkestoisen stressin seuraus, jossa fyysinen ja psyykkinen uupumus heikentävät työkykyä ja elämänlaatua. Työuupumus kehittyy usein hitaasti ja voi jäädä huomaamatta, kunnes se on jo vakavassa vaiheessa. Se on yleistä erityisesti yrittäjien keskuudessa, sillä heidän työkuormansa ja vastuualueensa ovat usein erittäin laajoja.
Yrittäjät ovat erityisen alttiita työuupumukselle monista syistä. Pitkät työpäivät ilman riittävää lepoa voivat kuluttaa fyysisesti ja henkisesti. Taloudellinen paine yrityksen taloudellisen tilanteen ylläpitämisestä ja kasvattamisesta on jatkuva stressin lähde. Yrittäjät kantavat usein yksin vastuun yrityksen menestyksestä, mikä lisää henkistä kuormitusta. Usein yrittäjät toimivat monissa eri rooleissa, kuten johtajana, myyjänä ja talousvastaavana, mikä voi johtaa ylikuormitukseen. Lisäksi yrittäjyyden epävarmuus ja riskit aiheuttavat jatkuvaa stressiä, joka kuluttaa yrittäjää pitkäjänteisesti.
Työuupumuksen oireet voidaan jakaa fyysisiin, henkisiin ja käyttäytymiseen liittyviin oireisiin. Fyysisiä oireita ovat jatkuva väsymys, univaikeudet, päänsärky, ruoansulatusongelmat sekä kipu ja lihasjännitys. Henkisiä oireita ovat keskittymisvaikeudet, muistiongelmat, ahdistus, masennus ja itsetunnon lasku. Käyttäytymiseen liittyviä oireita ovat vetäytyminen sosiaalisista tilanteista, lisääntynyt alkoholin tai lääkkeiden käyttö, aggressiivisuus, työn välttely ja motivaatio-ongelmat. On tärkeää tunnistaa nämä oireet varhaisessa vaiheessa, jotta voidaan ryhtyä toimenpiteisiin ennen kuin tila pahenee vakavaksi burnoutiksi.
Lievä työuupumus voi ilmetä jatkuvana väsymyksenä, keskittymisvaikeuksina, ärtyneisyytenä ja motivaation puutteena. Nämä oireet saattavat tuntua arjen normaaleilta haasteilta, mutta jos ne jatkuvat pitkään ja alkavat vaikuttaa negatiivisesti työkykyyn ja elämänlaatuun, on syytä ottaa ne vakavasti. Tunnistamalla oireet ajoissa voidaan estää niiden paheneminen ja vakavien terveysongelmien kehittyminen.
Hoitamattomana työuupumus voi johtaa vakaviin fyysisiin ja psyykkisiin terveysongelmiin. Pitkittynyt uupumus voi johtaa sydän- ja verisuonitauteihin, masennukseen ja ahdistukseen. Se voi myös heikentää yrittäjän kykyä hoitaa yritystään tehokkaasti, mikä voi vaarantaa yrityksen toiminnan jatkuvuuden. Lisäksi työuupumus voi heikentää ihmissuhteita ja elämänlaatua yleisesti.
Työuupumuksen ehkäisy on mahdollista, kun kiinnitetään huomiota omaan hyvinvointiin ja tehdään tarvittavia muutoksia arkeen. Ajanhallinta on yrittäjyydessä välttämätöntä: suunnittele työpäiväsi huolellisesti ja varaa aikaa myös levolle ja vapaa-ajalle. Pidä kiinni säännöllisistä työajoista ja varmista, että saat riittävästi unta. Delegoi tehtäviä muille aina kun mahdollista, jotta voit keskittyä tärkeimpiin tehtäviin. Hyödynnä verkostojasi ja hae tukea muilta yrittäjiltä, perheeltä ja ystäviltä. Keskustele haasteista ja jaa kokemuksia.
Huolehdi fyysisestä kunnostasi liikkumalla säännöllisesti, syömällä terveellisesti ja välttämällä liiallista alkoholin käyttöä. Ota aikaa rentoutumiseen ja palautumiseen. Harjoita mindfulnessia, meditaatiota tai muita rentoutumistekniikoita. Aseta realistiset tavoitteet ja priorisoi tehtäväsi. Vältä täydellisyyden tavoittelua ja opettele sanomaan ei silloin, kun työkuorma kasvaa liian suureksi. Älä epäröi hakea ammatillista apua, kuten työterveyspsykologin tai terapeutin palveluita, jos koet tarvitsevasi tukea.
Jos olet jo kokenut lievää työuupumusta, on tärkeää hakea apua ja ryhtyä toimenpiteisiin toipumisen edistämiseksi. Lievän työuupumuksen hoito voi sisältää lepoa ja palautumista. Tämä voi tarkoittaa lyhytaikaista työstä poissaoloa tai kevennettyä työtahtia. Hae apua terveydenhuollosta, kuten työterveyspsykologilta tai terapeutilta. He voivat auttaa sinua tunnistamaan ongelmat ja kehittämään selviytymisstrategioita.
Tee tarvittavia muutoksia elämäntapoihisi, kuten paranna unen laatua, lisää liikuntaa ja vähennä stressiä aiheuttavia tekijöitä. Hyödynnä läheisten ja verkostojen tuki. Keskustele tuntemuksistasi ja jaa kokemuksiasi muiden kanssa. Arvioi työtehtäviäsi ja tee tarvittavia muutoksia työjärjestelyihin. Delegoi tehtäviä ja keskity tärkeimpiin asioihin. Aseta realistiset ja saavutettavissa olevat tavoitteet. Vältä täydellisyyden tavoittelua ja opettele hyväksymään, että kaikkea ei tarvitse tehdä itse. Ole lempeä itsellesi ja hyväksy, että toipuminen vie aikaa. Älä aseta liian kovia vaatimuksia itsellesi ja anna itsellesi lupa levätä ja palautua.
Työuupumus on vakava tila, joka voi vaikuttaa merkittävästi yrittäjän hyvinvointiin ja yrityksen toimintaan. On tärkeää tunnistaa työuupumuksen oireet ajoissa ja ryhtyä toimenpiteisiin sen ehkäisemiseksi ja hoitamiseksi. Hyvä ajanhallinta, työn delegointi, terveelliset elämäntavat ja ammatillisen avun hakeminen ovat keskeisiä keinoja työuupumuksen ehkäisyssä ja hoidossa.
Hyvinvoivan yrittäjän näkee ja tuntee myös asiakkaat.
Yrittäjänä toimiminen on monelle unelmien täyttymys, mutta se tuo mukanaan myös paljon haasteita ja riskejä. Yksi merkittävimmistä riskeistä on loppuunpalaminen eli burnout, joka voi vaikuttaa haitallisesti sekä yrittäjän terveyteen että koko yrityksen toimintaan. Tässä artikkelissa käsittelemme, mitä yrittäjän burnout on, mitkä ovat sen syyt, oireet ja seuraukset sekä kuinka sitä voidaan ehkäistä ja hoitaa.
Burnout eli loppuunpalaminen on tila, jossa pitkäaikainen stressi ja kuormitus johtavat fyysiseen ja henkiseen uupumukseen. Burnout kehittyy usein huomaamatta, ja sen oireet voivat vaihdella lievästä väsymyksestä vakavaan uupumukseen, joka estää työnteon kokonaan. Burnout ei ole vain työperäinen ilmiö, vaan siihen vaikuttavat myös henkilökohtaiset tekijät ja elämäntilanne.
Yrittäjät ovat erityisen alttiita burnoutille monista syistä. Seuraavat tekijät ovat yleisimpiä burnoutin aiheuttajia yrittäjille:
Burnoutin oireet voidaan jakaa fyysisiin, henkisiin ja käyttäytymiseen liittyviin oireisiin. On tärkeää tunnistaa nämä oireet varhaisessa vaiheessa, jotta voidaan ryhtyä toimenpiteisiin ennen kuin tila pahenee.
Fyysiset oireet:
Henkiset oireet:
Käyttäytymiseen liittyvät oireet:
Jos burnoutia ei hoideta ajoissa, sillä voi olla vakavia seurauksia sekä yrittäjän terveydelle että yrityksen toiminnalle. Burnout voi johtaa pitkäaikaiseen työkyvyttömyyteen, joka vaarantaa yrityksen jatkuvuuden. Lisäksi burnout voi heikentää yrittäjän ihmissuhteita ja elämänlaatua yleisesti.
Lue täältä lisää yrittäjän työterveyshuollosta.
Burnoutin ehkäiseminen on mahdollista, kun kiinnitetään huomiota omaan hyvinvointiin ja tehdään tarvittavia muutoksia arkeen. Seuraavat keinot auttavat ehkäisemään burnoutia:
Jos olet jo kokenut burnoutin, on tärkeää hakea apua ja ryhtyä toimenpiteisiin toipumisen edistämiseksi. Burnoutin hoito voi sisältää seuraavia elementtejä:
Burnout ja loppuunpalaminen ovat vakavia tiloja, jotka voi vaikuttaa merkittävästi yrittäjän hyvinvointiin ja yrityksen toimintaan. On tärkeää tunnistaa burnoutin oireet ajoissa ja ryhtyä toimenpiteisiin sen ehkäisemiseksi ja hoitamiseksi. Hyvä ajanhallinta, työn delegointi, terveelliset elämäntavat ja ammatillisen avun hakeminen ovat keskeisiä keinoja burnoutin ehkäisyssä.
Jos kuitenkin nyt koet, että sinulla tai läheiselläsi on burnoutin ja loppuunpalamisen oireita, ota yhteyttä lääkäriisi!
Muista, että hyvinvoiva yrittäjä on myös menestyvä yrittäjä.
Kuten tiedämme, niin yrittäjänä toimiminen vaatii usein pitkiä päiviä, vähäisiä vapaapäiviä ja jatkuvaa sitoutumista. Tämä voi johtaa terveydellisiin ongelmiin, ellei hyvinvoinnista huolehdita systemaattisesti. Työterveyshuolto tarjoaa yrittäjille työkaluja ja tukea, jotka auttavat ehkäisemään terveysriskejä ja parantamaan hyvinvointia. Tässä artikkelissa käsitellään, miksi työterveyshuolto on tärkeää yrittäjille ja miten sitä voi hyödyntää tehokkaasti.
1. Ennaltaehkäisy on parempi kuin hoito Yrittäjien on helppo unohtaa oma terveys kiireisen liiketoiminnan keskellä. Pitkät työpäivät ja stressi voivat johtaa vakaviin terveysongelmiin, kuten ylipainoon, korkeaan verenpaineeseen ja mielenterveysongelmiin. Työterveyshuolto tarjoaa ennaltaehkäiseviä palveluita, jotka auttavat tunnistamaan ja vähentämään näitä riskejä ennen kuin ne muuttuvat ongelmiksi.
2. Parantaa työkykyä ja jaksamista Hyvinvoiva yrittäjä on tuottavampi ja jaksaa paremmin arjen haasteet. Työterveyshuolto auttaa parantamaan fyysistä ja henkistä hyvinvointia, mikä näkyy parempana työkykynä ja jaksamisena. Tämä on erityisen tärkeää, koska yrittäjä kantaa usein kokonaisvastuun yrityksen toiminnasta ja henkilöstöstä.
Lue täältä lisää, jos yrittäjänä koet burnoutin tai loppuunpalamisen tuntemuksia.
3. Tukee liiketoiminnan jatkuvuutta Vakavat terveysongelmat voivat pahimmillaan keskeyttää yrittäjän työkyvyn ja vaarantaa yritystoiminnan jatkuvuuden. Säännölliset terveystarkastukset ja ennaltaehkäisevät toimenpiteet työterveyshuollossa auttavat varmistamaan, että yrittäjä pysyy terveenä ja kykenee johtamaan yritystään pitkällä aikavälillä.
Työterveyshuollon sisältö määräytyy yrittäjän tarpeiden mukaan. Ennen yhteydenottoa työterveyshuoltoon on hyvä arvioida omat työolosuhteet ja terveydentila. Tämän jälkeen työterveyshuollon ammattilaisten kanssa voidaan suunnitella yrittäjälle sopiva työterveyshuolto. Työterveyshuollon palvelut voidaan jakaa kolmeen pääalueeseen:
1. Ennaltaehkäisevä työterveyshuolto
2. Sairaanhoito
3. Kuntoutus
Työterveyshuollon kustannukset voivat jakautua yrittäjän kannalta merkittävästi. Onneksi Suomessa on mahdollista saada Kelalta korvauksia työterveyshuollon kuluista. Kustannukset jaetaan kahteen korvausluokkaan:
Korvausluokka I: Ehkäisevä työterveyshuolto
Korvausluokka II: Sairaanhoito
Kela vahvistaa vuosittain korvausluokkien enimmäismäärät, jotta ne vastaavat yleistä kustannuskehitystä. Lue lisää Kelan sivuilta.
Yrittäjän on hyvä tietää, että työterveyshuollon kustannukset ovat verovähennyskelpoisia, kun ne kuuluvat Kelan korvaamaan työterveyshuoltoon.
Tämä tarkoittaa, että yrittäjä voi vähentää työterveyshuoltoon liittyvät kulut verotuksessa, mikä pienentää verotettavaa tuloa ja siten myös maksettavan veron määrää. Verovähennyksen saamiseksi kustannusten tulee olla kohtuullisia ja liittyä suoraan yrittäjän työkyvyn ylläpitämiseen ja parantamiseen. Tämä kattaa sekä ehkäisevän työterveyshuollon että sairaanhoidon kustannukset.
1. Arvioi tarpeesi: Ennen työterveyshuoltopalvelun hankkimista on tärkeää arvioida omat tarpeesi. Mieti, millaisia terveysriskejä työhösi liittyy ja millaista tukea tarvitset hyvinvointisi ylläpitämiseksi.
2. Valitse palveluntarjoaja: Työterveyshuoltopalveluja tarjoavat sekä julkiset terveyskeskukset että yksityiset lääkäriasemat. Voit valita itsellesi sopivan palveluntarjoajan esimerkiksi läheisyyden, palveluiden kattavuuden ja kustannusten perusteella.
3. Laadi sopimus: Kun olet valinnut palveluntarjoajan, voit yhdessä heidän kanssaan laatia työterveyshuoltosopimuksen. Sopimuksessa määritellään, mitä palveluita työterveyshuolto sisältää ja miten usein niitä tarjotaan. Sopimus tulee arvioida ja päivittää säännöllisesti, jotta se vastaa muuttuvia tarpeita.
4. Hyödynnä palvelut: Kun sopimus on tehty, hyödynnä työterveyshuollon tarjoamia palveluita aktiivisesti. Käy säännöllisissä terveystarkastuksissa, osallistu neuvontaan ja ohjaukseen sekä seuraa työterveyshuollon suosituksia terveytesi ylläpitämiseksi.
1. Parempi terveys ja hyvinvointi: Säännölliset terveystarkastukset ja ennaltaehkäisevät toimenpiteet auttavat pitämään yrittäjän terveenä ja ehkäisemään sairauksia. Hyvinvoiva yrittäjä jaksaa paremmin ja on tuottavampi.
2. Vähemmän sairauspoissaoloja: Ennaltaehkäisevä työterveyshuolto vähentää sairauspoissaoloja ja varmistaa, että yrittäjä pystyy hoitamaan yrityksen päivittäiset toiminnot. Tämä parantaa yrityksen toiminnan jatkuvuutta ja taloudellista tulosta.
3. Kustannussäästöt: Vaikka työterveyshuollon järjestäminen vaatii aluksi investointeja, se voi pitkällä aikavälillä säästää kustannuksia vähentyneiden sairauspoissaolojen ja paremmalla terveydellä saavutettujen tehokkuushyötyjen myötä.
4. Vahvempi työnantajaimago: Yrittäjä, joka huolehtii omasta ja työntekijöidensä terveydestä, luo positiivisen työnantajaimagon. Tämä auttaa houkuttelemaan ja pitämään parhaat työntekijät, mikä on tärkeää yrityksen menestyksen kannalta.
Yrittäjän työterveyshuolto on tärkeä osa liiketoiminnan menestystä ja jatkuvuutta. Se auttaa ehkäisemään terveysriskejä, parantamaan hyvinvointia ja ylläpitämään työkykyä. Työterveyshuollon järjestäminen vaatii aluksi investointeja, mutta sen hyödyt näkyvät nopeasti parempana terveytenä, vähempinä sairauspoissaoloina ja tehokkaampana tekemisenä – mitä usein yrittäjältä vaaditaankin.
Monesti yrittäjä pitää huolta kyllä muista, mutta oma hyvinvointi ja sen turvaaminen voivat jäädä vähemmälle huomiolle.
Pidä siis, hyvä yrittäjä, itsestäsi huolta.
Yrittäjänä aika on arvokkain resurssisi. Kun päivät täyttyvät tapaamisista, sähköposteista ja hallinnollisista tehtävistä, saattaa tuntua siltä, ettei aika riitä kaikkeen – tämä voi jopa jossain kohtaa johtaa voimattomuuden tunteisiin tai jopa jonkinasteiseen burnoutiin. Assistenttia, etäassistenttia, virtuaaliassistenttia (rakkaalla lapsella monta nimeä…) ei kannata hankkia turhaan, mutta kun kyse on yrittäjän hyvinvoinnista ja liiketoiminnan tehostamisesta – sen hyvässä merkityksessä –, on virtuaaliassistentista varmasti paljon apua. Käydään 11 yleistä tehtävää, joissa assarit ovat varmasti avuksi.
Oletko kohdannut sähköpostikaaoksen?
Sähköpostien jatkuva tarkistaminen voi olla valtava aikasyöppö. Virtuaaliassistentti voi hoitaa sähköpostisi hallinnan, suodattaa roskapostit, vastata rutiinikyselyihin ja merkitä tärkeät viestit, jotka vaativat huomiotasi. Kuvittele, että avaat sähköpostisi aamulla ja löydät selkeän listan tärkeistä viesteistä ilman turhaa sälää. Tämä ei ainoastaan vapauta aikaa, vaan vähentää myös stressiä ja parantaa keskittymiskykyäsi.
Virtuaaliassistentti voi myös asettaa automaattisia vastauksia lomien ajaksi tai kiireisten aikojen varalle, jotta asiakkaasi ja yhteistyökumppanisi tietävät, milloin voivat odottaa vastausta. Tämä lisää ammattimaisuutta ja parantaa asiakaskokemusta, puhutaanpa lisää asiakaspalvelusta hieman myöhemmin
Pidä tapaamisesi järjestyksessä.
Virtuaaliassistentti voi ottaa vastuun kalenterisi ylläpidosta, varata tapaamiset ja muistuttaa sinua tärkeistä tapahtumista. Et enää koskaan unohda tärkeää kokousta tai myöhästy tapaamisesta. Assistentti voi myös huolehtia siitä, että kalenterisi ei ole liian täynnä ja varata aikaa myös hengähdystauoille.
Virtuaaliassistentti voi myös optimoida aikataulusi, yhdistämällä saman alueen tapaamiset tai järjestämällä puhelinkeskustelut tehokkaasti peräkkäin. Tämä vähentää siirtymiin kuluvaa aikaa ja tekee päivästäsi sujuvamman.
Kalenterin ylläpito vaatii hyvää luottamusta yrittäjän ja assistentin välillä sekä sitä, että assistentti tuntee bisneksesi ja tarpeesi.
Loistavaa asiakaspalvelua, aina!
Asiakaspalvelu on liiketoiminnan ydin, mutta kuten moni tärkeä asia, voi se myös viedä paljon aikaa. Virtuaaliassistentti voi vastata asiakkaiden kysymyksiin, käsitellä palautteita ja ratkaista asiakkaiden ongelmia ilman, että yrittäjän täytyisi olla joka risahduksesta mukana. Tämä tarkoittaa, että asiakkaasi saavat nopeaa ja tehokasta palvelua, kun sinä keskityt muihin liiketoiminnan osa-alueisiin.
Virtuaaliassistentti voi hoitaa asiakaspalvelua chatin, puhelimen ja sähköpostin kautta. Usein erityisesti chat koetaan hirveän työläänä, mutta oikeiden työkalujen ja hyvän chat-softan avulla hommaan ei mene niin paljon aikaa kuin voisi kuvitella.
Virtuaaliassistentti voi myös seurata asiakaspalvelun laatua, kerätä palautetta ja tehdä tarvittavia muutoksia palveluprosesseihin. Näin varmistat, että asiakkaasi ovat aina tyytyväisiä ja palaavat uudelleen.
Pidä raha-asiat järjestyksessä, pliis.
Laskujen lähettäminen, maksujen seuraaminen ja kirjanpidon päivittäminen ovat välttämättömiä, mutta monesti aikaa vieviä tehtäviä. Vaikka homma tuntuisikin nopealta, niin silti kun töitä kerääntyy voi hommaan mennä viikkotasolla tunteja – se on suoraan pois jostakin isomman lisäarvon työstä. Virtuaaliassistentti voi hoitaa nämä puolestasi, varmistaen, että talousasiat ovat aina ajan tasalla. Tämä vähentää stressiä ja vapauttaa aikaa keskittyä liiketoiminnan kasvattamiseen.
Virtuaaliassistentti voi myös yhteistyössä kirjanpitäjän tai talousvastaavan kanssa valmistella kuukausittaiset ja vuosittaiset talousraportit, seurata budjettia ja varmistaa, että kaikki talousasiat ovat lakien ja sääntöjen mukaisia. Tämä auttaa sinua pysymään kartalla yrityksesi taloudellisesta tilanteesta ja tekemään parempia päätöksiä.
Ulospäin kannattaa näkyä.
Sosiaalisen median hallinta on tärkeä osa nykyaikaista markkinointia, mutta se voi olla työlästä. Virtuaaliassistentti voi luoda ja ajoittaa julkaisuja, seurata kommentteja ja analysoida kampanjoiden tuloksia. Näin voit varmistaa, että yrityksesi on aktiivisesti läsnä sosiaalisessa mediassa ilman, että sinun tarvitsee käyttää siihen liikaa aikaa.
Virtuaaliassistentti voi myös seurata sosiaalisen median trendejä ja ehdottaa uusia tapoja parantaa yrityksesi näkyvyyttä. Tämä voi sisältää yhteistyötä markkinoinnin sidosryhmien kanssa, erilaisten tapahtumien järjestämistä tai markkinoinnin suunnittelua.
Tieto on valtaa.
Oletko koskaan käyttänyt tunteja etsiessäsi tietoa uudesta markkinasta, tuotteesta tai kilpailijoista? Virtuaaliassistentti voi hoitaa tämän puolestasi. Hän voi kerätä ja analysoida tietoja, mikä auttaa sinua tekemään parempia ja nopeampia päätöksiä.
Virtuaaliassistentti voi myös seurata alan uutisia ja trendejä, pitää sinut ajan tasalla uusista kehityksistä ja mahdollisuuksista. Tämä voi auttaa sinua pysymään kilpailijoiden edellä ja hyödyntämään uusia markkinamahdollisuuksia.
Yksi suurimpia bisnestrendejä ja -tarpeita on juurikin saada relevanttia tietoa nopeasti ja helpossa muodossa.
Tee työmatkailusta helppoa.
Liikematkojen suunnittelu ja varaaminen voi olla aikaa vievää ja joskus varsin hankalaakin. Virtuaaliassistentti voi hoitaa lentojen, hotellien ja muiden matkajärjestelyjen varaukset puolestasi. Sinun tarvitsee vain pakata laukut ja suunnata kohti määränpäätäsi.
Virtuaaliassistentti voi myös huolehtia matkustusasiakirjoista, kuten viisumeista ja matkavakuutuksista, sekä valmistella matkasuunnitelman, joka sisältää kaikki tärkeät tiedot yhdellä silmäyksellä. Tämä tekee matkustamisesta sujuvampaa ja vähemmän stressaavaa.
Ilman sisältöä ei ole viestintää.
Virtuaaliassistentti voi auttaa ylläpitämään verkkosivujasi ja blogejasi. Hän voi päivittää sisältöä, lisätä uusia artikkeleita ja varmistaa, että kaikki toimii moitteettomasti. Tämä pitää verkkosivustosi ajan tasalla ja verkkosivukävijät tyytyväisenä.
Virtuaaliassistentti voi myös hoitaa verkkosivun sisällöntuotantoa, jos se on jäänyt puutteelliseksi. Joskus on myös hyvä käyttää ulkoisia kumppaneita verkkosivutöissä, mutta niihinkin tarvitaan sisäistä näkemystä, jonka taas assistentti voi hoitaa verkkosivukumppanin kanssa maaliin. Tämä säästää valtavasti aikaasi.
Turhista paperitöistä eroon.
Virtuaaliassistentti voi hallita yrityksesi dokumentteja, järjestää ne ja pitää ne ajan tasalla. Tämä tarkoittaa, että löydät tarvittavat tiedot nopeasti ja helposti, ilman että sinun tarvitsee kahlata läpi paperipinojen.
Virtuaaliassistentti voi myös luoda ja ylläpitää digitaalista arkistointijärjestelmää, joka mahdollistaa asiakirjojen nopean hakemisen ja jakamisen. Tämä parantaa tiimin tuottavuutta ja varmistaa, että kaikki tärkeät tiedot ovat aina saatavilla.
Pidä projektit raiteillaan.
Virtuaaliassistentti voi auttaa sinua hallitsemaan projekteja ja varmistaa, että kaikki etenee suunnitelmien mukaan. Hän voi seurata aikatauluja, pitää yhteyttä tiimin jäseniin ja varmistaa, että kaikki osapuolet ovat ajan tasalla.
Virtuaaliassistentti voi käyttää projektinhallintatyökaluja, kuten Asanaa, Trelloa tai Mondayta, hallitakseen tehtäviä ja projekteja tehokkaasti. Hän voi luoda tehtävälistoja, asettaa määräaikoja ja seurata edistymistä, mikä auttaa varmistamaan, että projektit valmistuvat ajallaan ja budjetissa.
Rekrytointi ja työntekijöiden hallinta
Jos yrityksessäsi on työntekijöitä työntekijöiden tietojen hallinnassa, erilaisissa HR-tehtävissä, kuten myös rekrytoinnissa. Nämäkin työtehtävät ovat osittain manuaalista näpyttämistä, joka ei tuo suoraa lisäarvoa bisnekseesi. Anna substanssiasi assarille mutta jätä näpytystyöt vähemmälle!
Virtuaaliassistentti voi valmistella työpaikkailmoituksia, käsitellä hakemuksia, järjestää haastatteluja ja hoitaa uuden työntekijän perehdytyksen perusasioiden osalta. Hän voi myös seurata työntekijöiden suorituskykyä, pitää yllä työntekijätietoja ja huolehtia työntekijöiden koulutuksista ja kehittämisestä.
Asiakkaista on syytä pitää tiedot ajan tasalla.
Virtuaaliassistentti voi toimia myyntiassistenttina esimerkiksi asiakastietojen täyttämisen ja hallinnan osalta. Totta kai myös erilaiset tilausten käsittelyt, tarjousten ja sopimusten lähettelyt yms. voivat kuulua virtuaaliassistentin rooliin. Mutta on yrityksen kannalta äärimmäisen tärkeää, että CRM on ajan tasalla ja täynnä kohderyhmästä koostuvaa tietoa.
Yrittäjän tärkein tehtävä on oman ajanhallinta, erityisesti, jos olet yksinyrittäjä. Kestävästi ajateltuna, meillä kaikilla on vain 40 työtuntia per viikko. Tämä aika pitäisi käyttää niihin työtehtäviin, jotka sinä osaat parhaiten ja joista yrityksesi saa eniten lisäarvoa.
Totta kai tilanne on se, että on olemassa paljon pakollisia työtehtäviä, jotka ovat tärkeitä, mutta ne eivät luo suoranaista lisäarvoa. Ne tehtävät sinun kannattaa minimoida ja delegoida jollekin muulle mahdollisuuksien niin salliessa.
Virtuaaliassistentin tehtäväkuva on todella monipuolinen, se vaatii bisnesymmärrystä sekä halua ymmärtää asioita laaja-alaisesti. Virtuaaliassistentin tehtäväkuvaa monipuolistaa vielä assarin omat erityisosaamisalueet ja mielenkiinnon kohteet – näistä kannattaakin ennen yhteistyötä kysellä, että mitä erityisosaamista assistentilla on ja mitkä työtehtävät häntä kiinnostaa eniten.
Muista käyttää aikasi viisaasti, sillä enempää et sitä saa!
Ps. jos tarvitset virtuaaliassistenttia avuksesi, ota meihin yhteyttä!
Uuden yrityksen perustamisessa on paljon asioita. Yksi niistä on tämä: toiminimi vai osakeyhtiö? siinäpä vasta kysymys! Tämä kysymyshän on osittain myös mielipiteestä riippuvainen, eli täyttä faktaa on tämän suhteen turha hakea.
Mielipiteeni on seuraava. Jos haluat laskuttaa tekemääsi työtä silloin tällöin esim. päivätyön ohessa, on toiminimi tai kevytyrittäjyys oikeinkin helppo ja hyvä tapa saada rahat asiakkaalta pois.
Jos taas teet yrittäjänä täysipäiväisesti töitä ja haluat toimia yrittäjänä liiketoimintaasi kehittäen, on osakeyhtiö mielestäni lähes ainoa oikea ratkaisu. Lue täältä, miten voit yksinyrittäjänä tehdä töitä tehokkaasti ilman, että lisäät työtunteja.
Anna kun perustelen.
Toiminimi on yhtä kuin sinä. Kaikki raha minkä toiminimelläsi laskutat, on heti sinun ja verottajan rahaa. Jos saat toiminimellä rahaa pankista, olet naimisissa lainasi kanssa henkilökohtaisesti, kunnes maksat lainan korkoineen pois. Kaikki riskit, jotka voivat kaatua yritystoimintasi päälle, katuu myös sinun päällesi.
Jos sinulla olisi osakeyhtiö, liikevaihto ei ole sinun henkilökohtaista verotettavaa tuloa. Tämä tarkoittaa siis sitä, että voit jättää firmaasi rahaa esim. sijoitustoimintaa tai ihan säästämistä varten suoraan säilöön ilman, että olet joutunut nostamaan rahat ensin omalle tilillesi ja maksamaan niistä ansiotuloverot. Ja kuten kaikki tiedämme, niin ansiotuloverotushan kasvaa progressiivisesti, joten tietyn pisteen jälkeen verottaja vie tuloistasi vain isomman siivun.
Jos sinulla on osakeyhtiö, niin sen yrittäjänä voit nostaa rahaa sen verran kuin elämääsi tarvitset ja loput voit jättää yrityksen sisälle ja säästää tai sijoittaa ne. Tällöin säästyt henkilökohtaiselta turhalta verotukselta.
Toisin kuin toiminimessä, osakeyhtiössä et ole omalla rahallasi vastuussa kuin sijoittamasi summan verran. Toki jos menet tekemään rikoksen, niin päättäjänä häkki voi toilailustasi heilua. Jos esimerkin vuoksi omistat raksafirman ja sinulla on 30 000 euron edestä lainaa, niin nuo lainat eivät tule konkurssin edessä sinun maksettavaksi ellet ole mennyt lainaa takaamaan. Jos olet toiminimiyrittäjä, niin saat varmasti maksella nuo rahat henkilökohtaisesti loppuun asti.
Ylipäätään on suorastaan hullua, että bisnestä, jossa tarvitaan suurta varastoa, pyöritettäisiin toiminimen kautta – riskit ovat valtavat, vaikka niiden ei oikeasti tarvitsisi olla.
Perustamiskulut ovat kummassakin nykyään halvat eli sen verukkeella päätöstä ei kannata tehdä. Nykyään osakeyhtiötä perustaessa ei edes tarvita omaa pääomaa. Eli käytännössä vain rekisteröintikulut ja that’s it.
Se missä kuluja alkaa muodostumaan enemmän osakeyhtiön puolelle, on kirjanpito- ja pankkikulut. Jos esim. kevytyrittäjänä tai puhtaana toiminimiyrittäjänä saat kirjanpidon 50 eurolla kuukaudessa, niin osakeyhtiössä sellainen realistinen kirjanpidosta ja siihen tarvittavasta softasta on 100-200 euron väliin, riippuen liiketoiminnan luonteesta. Toinen asia on pankkimaksut, eli niihin pitää varata se n. 20 euroa kuukaudessa yritystilin takia.
Jos yrittäjä toimii päätoimisena yrittäjänä, niin kuluerot toiminimen ja osakeyhtiön välillä ovat minimaaliset isossa kuvassa. Edelleen vaaka oman kokemukseni mukaan kallistuu positiivisessa mielessä osakeyhtiön puolelle.
On valitettavaa mutta totta, että rahoitusta ja yritystukea on vaikeaa tai jopa mahdotonta saada toiminimelle. Vaikka kuinka liiketoimintasi olisi hyvä, niin esim. Business Finlandin Innovaatioseteliä et toiminimellesi saa, vaikka kuinka perustelisit. Sen saa vain, jos on osakeyhtiö.
Ylipäätään pankkirahoitus on myös hyvin tiukassa, ja yksi isoimmista haasteista niiden yksinyrittäjien kohdalla, joilla on toiminimi käytössä.
Näidenkin syiden pohjalta on helppoa asettua osakeyhtiön kannalle, vaikka tarkoituksena olisikin työllistää vain itsensä.
Tämä teksti ei ole missään nimessä kaiken kattava, vaan enemmänkin subjektiivisten kokemusten myötä ”faktaksi” muodostunut näkemys. Olen joutunut huomaamaan, että ne mahdollisuudet, jotka ovat tarjolla osakeyhtiöille, niin ne ovat vain mahdottomia haaveita toiminimiyrittäjien keskuudessa. Se on sääli – ei sen takia, että toiminimessä olisi jotain säälittävää tai pahaa, vaan sen takia, ettei mahdollisuudet yrityksen kautta säästämiseen tai rahoittamiseen ole samat näiden yritysmuotojen välillä.
Kun teet näitä päätöksiä, älä mene sieltä mikä on halvin, vaan yritä miettiä asioita hieman pidemmällä tähtäimellä. On kuitenkin syytä muistaa, että aina voit siirtyä toiminimestä osakeyhtiöön ja vice versa. Toki y-tunnus voi matkan aikana vaihtua.
Jos tarvitset apua yrittäjäarkesi pyörittämiseen, ota meidän assistenttipalveluumme yhteyttä. Autamme enemmän kuin mielellämme!
Oli kyseessä menestyvä yrittäjä tai menestyvä yksinyrittäjä, niin kaava kummassakin on hyvin samanlainen. Toki on muistettava, että erilaiset tilanteet muokkaavat sitä, mitä ja miten asioita on pitänyt menestyksen eteen tehdä.
Ja ai niin.. Menestymistähän voidaan mitata monilla eri tavoin: toiselle menestyminen on itsensä elättämistä ja toiselle kasvua ja kovaa tuloksentekoa. Kummassakaan ei ole mitään väärää.
Mutta lähdetään ajattelemaan menestymistä numeraalisten asioiden, kuten kasvun ja kannattavuuden kautta.
Tässä tekstissä käydään läpi niitä yhteneväisiä tekijöitä, jotka liittyvät menestyksen rakentamiseen. Suosittelen inspiraation vuoksi lukemaan myös tarinoita vuoden yksinyrittäjistä.
Ei tule varmaan yllätyksenä, että menestyvä yrittäjä osaa asiansa. Jokaiselle meistä tulee tilanteita, enemmän tai vähemmän, jossa huijarisyndrooma pääsee valloilleen. Se on täysin luonnollista. Mutta on aivan selvää, että menestyvä yrittäjä tietää mitä tekee ja kehittää itseään jatkuvasti.
Koska aikaa on hyvin rajatusti, on erityisesti uuden yrittäjän ymmärrettävä, missä hän on hyvä, missä hän haluaa olla hyvä ja missä asioissa hän pystyy tuottamaan asiakkailleen parhaimman lisäarvon. Tähän kun vielä lisätään se, että asiakkaat ovat valmiita maksamaan yrittäjän osaamisesta, niin avot.
Yhtä lailla on tärkeää, että yrittäjä pystyy rehellisesti tunnistamaan itsessään ne asiat, jotka eivät ole niitä vahvuusalueita tai kiinnostuksen kohteita. Näiden asioiden tunnistamisella ei pyritä pilaamaan ihmisen itsetuntoa ja fiilistä, vaan tunnistamaan ne asiat, joita yrittäjän kannattaa tehdä itse ja mihin hän tarvitsee kenties apua.
Kun uusi yrittäjä lähtee liikkeelle yrityksensä kanssa, on kassavirran luominen ensisijaisen tärkeää. Jos kassaan ei kolikot kilahda, ei leipää suuhun tipahda.
On täysin selvää, että yksi tärkeimpiä työtehtäviä on yksinyrittäjälle myynti ja markkinointi. On miljoona ja yksi tapaa tehdä myynti- ja markkinointityötä eikä lähdetä sitä avaamaan sen enempää, mutta on tärkeää pelata ns. lyhyttä ja pitkää peliä. Lyhyellä pelillä tarkoitetaan kaupantekoa tässä ja nyt, kun taas pitkässä pelissä lähdetään luomaan yrityksellesi brändiä ja tunnettavuutta.
On selvää, että kun yrittäjä ja yrittäjän yritys ovat tunnettuja, on myyntityö helpompaa – asiakkaat itse laittavat tarjouspyyntönsä tulemaan. Näihin on kiva lähteä vastailemaan sopivilla tarjouksilla. Silloin voi jopa olla tilanne, jossa yrittäjä pääsee valitsemaan, minkä asiakkaan kanssa haluaa töitä tehdä. Jos markkinointi ja kasvumarkkinointi kiinnostavat, kannattaa niihin asioihin perehtyä ja tutustua tarkemmin.
Myynti ja markkinointi eivät voi toimia, jos tuotteesi ei ole kunnossa – oli kyseessä siis ns. ”oikea” tuote tai palvelu.
Tuotteistus on äärimmäisen tärkeä osa myös palveluliiketoimintaa, sillä sen tehtävänä on auttaa myös asiakasta ymmärtämään ja ostamaan myytävä ratkaisu. Kun tuotteistus on kunnossa, on ratkaisua myös helpompi myydä.
Hyvä tuote tai palvelu (= ratkaisu) on sellainen, jolle löytyy jo olemassa olevaa kysyntää tai sille voidaan sitä luoda. Jos tilanne on sellainen, että kysyntää ei ratkaisulle vielä ole, on tilanne monesti hieman vaativampi myynnin kannalta. Vaikea on myydä, jos asiakas ei tunnista mitään ongelmaa. Hyvä puoli uuden ratkaisun myynnissä on se, ettei kilpailua monestikaan ole liiaksi, mutta haaste on se, että ymmärtääkö asiakas ratkaisun tuomaa hyötyä.
Vaikka ratkaisusi olisi maanmainio, on hyvä pitää mielessä se, että aina on jotain mitä parantaa. Maailmassa hyviä ratkaisuja yritetään kopioida päivittäin, ja varmasti yksi suurimmista virheistä yrittäjänä on luulla, että nykyinen ratkaisu kestää sellaisenaan ikuisesti aikaa. Ei varmasti kestä, eikä yksikään menestynyt yrittäjä ole jättänyt tuotekehitystä tekemättä. Tuotekehitys on myös äärimmäisen tärkeää asiakaspalvelua, sillä tuotekehityksessä kuunnellaankin niitä tarpeita ja toiveita, joita asiakkailla on – on aika kiva myydä ratkaisua, jotka vastaavat niihin tarpeisiin, jotka asiakkaat ovat itse tunnistaneet ja niistä sinulle kertoneet.
Kuten jo tekstin alkupuolella aihetta sivuttiin, niin on tärkeää tunnistaa, että missä yrittäjänä olet hyvä ja missä voisit kaivata kenties apua. Jotta ihminen voi tehdä asioita tehokkaasti, vaatii se usein sitä, että yrittäjä tekee sellaisia toimenpiteitä, jotka hän osaa. Ne asiat, joita hän ei osaa, niin niihin etsitään kumppani tai joku muu tekijä.
Ylipäätään ajanhallinta on äärimmäisen tärkeä osa yrittäjyyttä ja vieläpä tasapainoista yrittäjyyttä. Meillä kaikilla on lähtökohtaisesti vain 40 tuntia aikaa per viikko suorittaa työt. Nuo 40 tuntia per viikko määrittävät sen, että miten yrityksesi ja sinä kehitytte. Jos teet asioita, jotka eivät edesauta kasvua tai myyntiä, niin voidaan kysyä, että onko tehty työ järkevää, tai ainakaan tehokasta?
On äärimmäisen tärkeää, että yksinyrittäjä tekee niitä asioita, jotka tuottavat hänelle ja yritykselleen eniten lisäarvoa. Ne työtehtävät, jotka eivät sitä lisäarvoa tuo, niin ne on syytä miettiä sen kannalta, että miten kyseiset työtehtävät minimoidaan yrittäjän kalenterissa. Minimointi voi tarkoittaa asioiden automatisointia, softien välisiä integraatioita tai sitten perinteisemmässä mielessä asioiden ulkoistamista ja delegointia muille henkilöille.
Aika on kultaakin tärkeämpää, joten sitä pitää ihan oikeasti vaalia. Yksinyrittäjän aikaa ei saa hukata. Lue lisää yrittäjän ajanhallinnasta täältä.
Yksi ihminen ei voi osata kaikkea. Ei edes yksinyrittäjä. Mutta on kuitenkin tärkeää, että yksinyrittäjä ymmärtää asioiden päälle ja niiden merkityksen. Vaikket osaisi markkinointia tai hakukoneoptimointia, on sinun yrittäjänä syytä ymmärtää, miksi ne ovat yritystoiminnallesi tärkeitä. Yhtä lailla sinun on ymmärrettävä kirjanpidosta ja taloudesta asioita, jotta voit tehdä järkeviä ratkaisuja.
Se, että ymmärtää laaja-alaisesti asioita, ei tarkoita sitä, että olisit niissä ammattilainen. Se tarkoittaa ennen kaikkea sitä, että voit keskustella asioista asioiden oikeilla merkityksillä esimerkiksi yhteistyökumppaniesi, kuten kirjanpitäjäsi kanssa. Ihmiset, jotka osaavat kysyä oikeita kysymyksiä, ovat varmasti askeleen muita edellä.
Taloudenpidolla en tarkoita nyt suoraan sitä, että sinun pitäisi osata tehdä kirjanpitoa ammattimaisesti, täyttää erilaiset veroilmoitukset ja muut kaavakkeet. Taloudenpito tarkoittaa enemmänkin sitä, että ymmärrät asioiden syy-seuraussuhteet.
Jokainen saa itse määritellä, että mikä on turha kulu, mutta koen itse, että ns. nice to have -kiinteitä kuluja on syytä vältellä. Onko ihan pakko maksaa 700 euroa kuussa toimistosta, kun voit tehdä töitä etänä tai ostaa passin coworking-tilaan? Onko firmalle pakko ostaa uudenkarhea auto, kun a-pisteestä pääsee b-pisteeseen vanhemmallakin autolla?
Taloudenpito ja sen ymmärtäminen ei kuitenkaan tarkoita sitä, että jokaisesta pennistä olisi pidettävä kiinni kynsin ja hampain. On tärkeää osata ostaa asioita fiksusti. Jos ostamalla uuden työkalun säästät aikaa X määrän ja sen tuotot kattavat menot sekä ajansäästöllä saadaan lisää tehokkuutta, niin on päivänselvää, että kyseinen ostos kannattaa tehdä.
Jos eurolla pystyt ostamaan kaksi euroa, niin kauppa kannattaa. Hyvin simppeliä, hyvää liike-elämäntaitoa.
Muutoinkin kannustan siihen, että asioita lasketaan saadun hyödyn kannalta, ei pelkästään ”menetettyjen” eurojen kautta. Yleisesti voidaan sanoa, että euroja kyllä saadaan kassaan, mutta aikaa ei saada yhtään enempää, ellei asioita tehdä fiksummin ja tehokkaammin.
Jos et kokeile, et voi tietää mitä hyvää se voisi tuottaa. Jos et uskalla perustaa yritystä, et voi tietää mitä hyvää siitä seuraa. Yrittäjällä pitää olla mielestäni koko ajan jokin uusi idea pöydällä, jota voidaan lähteä kokeilemaan ja testaamaan. Se voi olla uusi markkinointi- ja myyntikampanja tai sitten uusi työkalu.
Kokeilevan kulttuurin luominen yritykseen on monesti yrittäjän tehtävä ja se kannattaa aloittaa mahdollisimman nopeasti. Ei varmasti ole järkevää sitoa itseään kiinteisiin pitkiin sopimuksiin, mutta jos asioita voidaan kokeilla riskittömästi tai pienillä kuluilla, niin uuden kokeiluun kannattaa satsata.
Vaikka kokeiluja tekisikin, on myös tärkeää tehdä ja kokeilla asioita realistisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että esim. sitä, että kokeilulle antaa tarpeeksi aikaa, jotta voidaan sanoa varmasti, että kokeilu tehtiin laadukkaasti, oli tulos sitten hyvä tai huono.
Uskallus, se on kehittyvän ja menestyvän yrittäjän DNA:ssa.
Yksinyrittäjällä ei ole aikaa hukattavaksi. On todella tärkeää, että yksinyrittäjä voi keskittyä niihin toimenpiteisiin ja työtehtäviin, jotka luovat yritykselle arvoa. Yrittäjän työelämä onkin monesti todella stressaavaa, kun työt eivät tekemällä monestikaan lopu. Tästä syystä ajanhallinta on yksinyrittäjälle äärimmäisen tärkeää.
Käydään seuraavaksi läpi asioita, jotka yksinyrittäjän tulisi tehdä, jotta työpäivät ja -viikot olisivat mahdollisimman tehokkaita ilman ylipitkiä työpäiviä.
Ajanhallinta ja sitä kautta ajankäyttö on äärimmäisen tärkeää, kun omaa aikaa ei pysty määräänsä enempää skaalaamaan. Jotta elämä on hyvässä balanssissa, on yrittäjän lähdettävä siitä liikkeelle, että normaali työviikko on 40 tunnin mittainen – välillä se voi mennä yli, mutta lähtökohdan pitäisi olla se, että 40 työtuntia per viikko riittää siihen, että työt saadaan mallikkaasti tehdyksi.
Jotta ajanhallintaa voi tehdä, pitää tietää, mitä töitä pitäisi tehdä ja paljonko mihinkin työtehtävään menee aikaa.
Lähde miettimään asiaa näin:
Älä käytä aivokapasiteettiasi vääriin asioihin, kuten asioiden muistamiseen ulkoa tai puolittain ulkoa. Asioiden muistiin laittaminen pelkästään omaan aivolokeroon on täysin älytöntä, kun meillä on kaikki työkalut maailmassa sitä varten, että ne muistuttavat sinua siitä, kun jokin asia pitäisi tehdä. Outlookin kalenteri tai vastaava sekä erilaiset projektinhallintasovellukset, kuten Trello, ovat äärimmäisen hyviä työvälineitä siihen, että voit käyttää rajallisen aivokapasiteettisi niihin töihin ja työtehtäviin, jotka ovat oikeasti tärkeitä.
Älä siis käytä aivokapasiteettiasi väärin!
Manuaaliset työtehtävät, jotka ovat monesti helppoja tehdä, mutta vievät toistuvasti aikaasi ovat äärimmäisen ärsyttäviä aikasyöppöjä. Nämä työtehtävät ovat monesti vieläpä sellaisia, etteivät ne tuo yritykseesi mitään konkreettista lisäarvoa – ne on monesti vain pakko tehdä, mutta yritystäsi ne eivät vie eteenpäin.
Pyri löytämään tällaisiin tilanteisiin joku muu ratkaisu kuin se, että iltaisin alat tekemään niitä sillä ajatuksella, että ”koska ne nyt ovat helppoja hommia, niin teenpäs ne nyt tässä itse.” Tuo ajatus on tietyllä tavalla lopun alkua, sillä ihminen tarvitsee lepoa. Ratkaisuna voi olla automatisointi, jolloin integraatio tai RPA-robotti tekee työn puolestasi. Jos nämä eivät ole tarpeeksi kustannustehokkaita ratkaisuja, niin yksi hyvä vaihtoehto on, assistenttipalvelun käyttäminen.
Yrittäjänä joudut aina tekemään vaihtoehtoiskustannuslaskelmaa mutta vähänkään pidemmässä juoksussa hyvinvointi – joko henkisellä tai fyysisellä tasolla – ei saa olla kärsivänä osapuolena. Se, että ostat integraatio, RPA-robotin tai assistentin palveluita, ovat aina pitkässä juoksussa kannattavampia, kuin loputtomat työpäivät.
Vaikka teet töitäsi tietokoneella, tarvitset hyvät työkalut. Työkuormana on aivan eri asia tehdä talo naulaamalla naulat perinteisellä vasaralla, versus, että naulat naulataan naulapyssyllä. Täysin sama asia pätee myös näyttöpäätetyöhön.
Canva, Google Workspace, M365, Trello ja muut alaan liittyvät ohjelmistot ovat äärimmäisen tärkeitä siinä, että voit tehdä töitäsi tehokkaasti.
Pahimmillaan olen nähnyt tilanteita, jossa kuusinumeroisia summia on jäänyt laskuttamatta, kun yrityksen hallinto pyörii vanhanaikaisesti paperilappujen avulla. On aika järkyttävä tilanne, kun työt on tehty, asiakas on tyytyväinen, projektista koituneet palkat ja kulut on maksettu, mutta lasku ei lähde asiakkaalle. Kaikki tämä siitä syystä, että töitä tehdään vanhoilla toimintamalleilla, jotka vain kuluttavat resursseja.
Verkostoitumista voi tehdä keskimäärin kahdella tapaa: turhaan tai fiksusti. Turha verkostoituminen on sitä, että verkostoidut sellaisten ihmisten kanssa, joilla ei ole aikomustakaan – syystä tai toisesta – ostaa palvelujasi edes pitkälläkään aikavälillä. Toinen tapa verkostoitua on se, että verkostoituminen tapahtuu ihmisten kanssa, jotka voisivat oikeasti olla asiakkaitasi lyhyellä tai pidemmällä aikavälillä.
Itse yrittäjäuran alussa – 2017-2018 – kävin läpi lähes kaikki kissanristiäiset, joista käteen jäi tuttuja mutta rahaksi se ei koskaan ole kääntynyt, ainakaan merkittävässä mielessä. Jälkeenpäin olen asiaa analysoinut ja tullut jonkinlaiseen välitilinpäätökseen siitä, että kohderyhmä ko. tapahtumissa oli vain itselleni ja yritykselleni väärä. Toisekseen olisin voinut olla tehokkaampi ja pyrkiä käyttämään aikaa myös näiden ihmisten tapaamisiin tapahtumien ulkopuolella – tässä toki yksinyrittäjänä oli taas aikataululliset haasteet.
Mutta vinkkini sinulle on, että valitse sellaiset verkostoitumistapahtumat, jotka vievät bisnestäsi eteenpäin. Tämä tarkoittaa sitä, että tapahtumassa on mukana sellaisia yrittäjiä tai yrityspäättäjiä, jotka sopivat kohderyhmääsi kuin nenä päähän. Ja muista se, että kukaan ei lähtökohtaisesti osta sinulta ensimmäisellä kerralla yhtään mitään – äläkä edes yritä heti myydä ratkaisuasi. Monet huippumyyjätkin tekevät myyntinsä sillä, että ovat hyviä tyyppejä, joilta on kivaa ostaa hyvää palvelua. Ei hirveän monimutkaista. Mutta se, että heti olet tyrkyttämässä ratkaisuasi illanistujaisissa, niin se vie maun sinusta pitkäksikin aikaa.
Valitse verkostoitumistapahtumasi huolella, ole pitkäjänteinen, oma itsesi ja muista olla tyrkyttämättä ratkaisuasi heti kättelyssä.
Ellet halua suoraan yrityksesi hallitukseen ulkopuolisia ihmisiä, hyvä askel saada apua kokeneemmilta bisnesihmisiltä on, että pyydät heitä mentoreiksi tai advisor-pestiin. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että 3-6 kertaan vuodessa viet heidät lounaalle tai soittelette, jossa käytte tilannettasi läpi ja mentori tai advisor antaa sitten omat vinkkinsä ja näkemyksensä siitä, miten sinun tulisi edetä. On tyylikästä, että jos mentori tai advisor ei halua suoranaista palkkaa konsultoinnistaan, niin tarjoat tavatessasi lounaat tai muuta vastaavaa.
Sen lisäksi, että mentori antaa sinulle aikaansa, ja vieläpä monesti puoli-ilmaiseksi, niin heillä on monesti tapana suositella sinua tutuilleen, eli parhaimmillaan voit saada mentorin avulla sekä ohjeita ja näkemyksiä mutta myös kauppaa.
Muista kuitenkin, että vaikka käytät mentoreita ja advisoreja, tee päätöksesi aina huolella itse. Tilanteesi on joka kerta uniikki ja vain sinä tiedät todellisuuden esimerkiksi resurssien osalta. Mutta aina on hyvä kuunnella ja ottaa näkemyksiä vastaan, sillä bisnespeli on harvoin yhden näkökulman suoritus.
Sen lisäksi, että verkostoidut myyntimielessä, niin verkostoidu myös puhtaan yhteistyön näkökulmista. Kerää itsesi ympärille osaavia ja hyviä ihmisiä, joiden avulla voit kasvattaa bisnestäsi entistä tehokkaammin. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että voit toisten esim. yksinyrittäjien kanssa tehdä yhdessä töitä, ostaa toisiltanne ratkaisuja, myydä yhdessä yhteisratkaisuja jne. Mahdollisuudet ovat lähes rajattomat!
Vaikka toisen ihmisen kanssa olisi kuinka kivaa, niin muista luoda mustaa valkoisella olevat raamit sille, mitä yhteistyötä tehdään ja miten sitä tehdään. Näin vältytään täysin absurdeilta riitatilanteilta, kun on aina joku kirjallinen sopimus, johon palata, jos on eri näkemykset siitä mitä sopimus pitikään sisällään. Helpottaa elämää.
Oli kyseessä verkostoituminen myynnin tai yhteistyökumppaneiden näkökulmasta, niin voit aloittaa verkostoitumisen esim. paikallisen yrittäjäjärjestön tai esim. BNI-ryhmän voimalla. Ja mikäänhän ei estä sinua järjestämästä omaa tapahtumaa, johon voit kutsua itsellesi mielenkiintoisia ihmisiä hyvän ruoan, juoman ja muun hauskanpidon äärelle.
Tämän voisi toki jollain tapaa laskea pariinkin edeltävään kappaleeseen, mutta tälle on hyvä antaa myös oma tilansa. Eli älä yritäkään opetella kaikkea mahdollista älyttömän hyvin, vaan pyri siihen, että ymmärrät peruskonseptit kohtuullisesti tai hyvin, jotta osaat esittää hyviä kysymyksiä.
Yrittäjän tehtävänä ei ole osata kaikkea, mutta kun ymmärrät laaja-alaisesti asioita ja osaat esittää tarkkoja kysymyksiä, niin silloin ollaan aika varmoja siitä, että vene kulkee oikeaan suuntaan eikä se ole täysin tuuliajoilla. Bisneskielessä edellä mainittu tarkoittaa sitä, ettei sinua voida ohjata harhaan tai harhapoluille niin helposti. Aina kyse ei ole edes siitä, että joku yrittäisi huijata, vaan myös siitä, että toisen osapuolen näkemys on vain yksiselitteisesti väärä.
Yksi tärkeimmistä, ellei jopa se kaikista tärkein, ominaisuuksista yrittäjänä on ajankäyttö ja ajanhallinta. Yrittäjänä työ ei tule koskaan täysin valmiiksi, ja aina löytyy jotain mitä pitäisi tehdä. Jotta yrittäjä ei aja itseään umpikujaan jaksamisensa kanssa, on välttämätöntä, että yrittäjä pystyy hallitsemaan ajankäyttöään.
Elämä ja yrittäjyys on valintoja täynnä, senkin osalta, mitä haluat yrittäjänä tehdä. Myös se vaikuttaa asiaan, missä vaiheessa yrityksesi on: oletko yhden henkilön yritys vai onko yrityksessäsi jo 20 työntekijää. Kun aloitat yrityksesi, on hyvin luonnollista, että yrityksen asiat juoksevat täysin tai lähes kokonaan yrittäjän kautta. Taas isommassa yrityksessä harvemmin näkee sitä, että yrittäjä olisi enää siinä kohtaa tekemässä tuotannollista työtä – tämäkin täysin luonnollinen kehityskaari.
Lähdetään tässä tekstissä ajattelemaan asiaa sellaisen yrittäjän näkökulmasta, jolla on jo hieman kasvua takana, kolmesta kymmeneen työntekijää ja mahdollisuus jäädä jopa kokonaan tuotannollisesta työstä pois.
Ensimmäinen äärimmäisen olennainen kysymys tällaiselle yrittäjälle on, että mitä sinä haluat tehdä? Mitä työtehtäviä haluat oikeasti tehdä, mitkä asiat työssäsi saavat sinulla hymyn huulille ja missä ovat tavoitteesi?
Yrittäjyys on itsessään niin vaikeaa ja raskasta, että on todella tärkeää, että yrittäjä pystyy työssään saamaan nautintoa siitä, mitä tekee. Jos jokainen päivä töissä on pelkkää tuskaa ja ärräpäitä, ei yrittäjyys varmasti jaksa kantaa pitkälle. Kun yrittäjä voi nauttia tekemästään työstä, se näkyy varmasti sekä omille työntekijöille että myös muille sidosryhmille. Hyvää fiilistä ei saa koskaan aliarvioida.
Toinen kysymys yrittäjälle on, miten pystyt tuottamaan eniten lisäarvoa yritykseesi? Suomeksi sanottuna, mitä osaat tehdä parhaiten. Se voi olla myyntiä, yrityksen johtamista, tuotannon johtamista ja vaikka mitä muuta. Mutta tärkeää on nyt ymmärtää, että missä olet oikeasti firmalle hyödyksi.
Toki yrittäjyyteen liittyy todella paljon työtehtäviä, esim. hallintoon liittyen, jotka eivät tuota suoranaista lisäarvoa tai liikevaihtoa yritykseen, mutta kyseiset työt ovat tärkeitä tehdä. Ja niihinkin pitää löytää aikaa, jos ei yrittäjän kalenterista, niin sitten jonkun muun almanakasta.
Näiden kysymysten ja ajatusten pohjalta yrittäjän on muodostettava oma työlistauksensa. Toki on hyvin todennäköistä, että tehtävät vaihtelevat ja välillä yrittäjä joutuu tekemään asioita listauksen ulkopuolelta, mutta silti tällainen listaus on hyvä tehdä oman ajatuksen ja ajanhallinnan suunnittelun vuoksi.
Se, että yrittäjän työtehtävät on listattu, on erinomainen aloitus. Nyt vain pitää tehdä priorisointia. Ja usein kovalla kädellä.
Pari kysymystä: mitkä työtehtävistäsi ovat yrityksellesi kaikista merkityksellisimmät? Mitkä asiat listaltasi eivät taas ole sellaisia, jotka tuovat yrityksellesi suoranaista lisäarvoa?
Näitä kysymyksiä pohtiessasi sinun tulee pyrkiä siihen, että tärkeimmät ja eniten lisäarvoa tuovat työtehtäväsi saavat kalenteristasi eniten aikaa. Jos painopiste on toisin, eli ”merkityksettömät” työtehtävät vievät kaiken aikaisi ja tärkeät työtehtävät ovat aina mappi ö:ssä, on tilanne suoraan sanottuna surkea. Silloin asialle pitää tehdä jotain.
Lähde siis priorisoimaan tehtäväsi niin, että aikaa on enemmän kuin tarpeeksi tärkeille ja lisäarvoa tuoville työtehtäville. Mutta mitä tehdä niille työtehtäville, jotka on kuitenkin pakko hoitaa, mutta eivät tuota suoranaista lisäarvoa?
Monesti yrittäjän ongelmana on, että pienet hallinnolliset työt vievät hirveästi aikaa siihen nähden, mitä arvoa ne tuottavat yritykselle. On siis äärimmäisen tärkeää tunnistaa kyseiset työtehtävät ja oikeasti ymmärtää sekä konkreettisesti nähdä niihin käytetty työaika.
Yksi pahimmista tehokkaan työajan tuhlaajista on "turha" manuaalinen työ. Ajatellaanpa esimerkiksi tilannetta, jossa yrittäjä joutuu viemään tietoa yhdestä järjestelmästä toiseen. Jos tietoa ei tarvitse sen kummemmin analysoida tai jalostaa, on työ joko automatisoitavissa tai vähintäänkin delegoitavissa yrityksessä sisäisesti tai ulkoisesti.
Jos ajatusleikkiä vielä jatketaan siten, että yrittäjä olisi firman paras myyjä, olisi suoranaista ajantuhlausta laittaa yrittäjä siirtämään Excel-tietoja kirjanpitojärjestelmään – tämä työtehtävä pitäisi ehdottomasti saada automatisoitua tai vähintäänkin delegoituja jollekin muulle. Se aika mitä yrittäjä käyttää edellä mainittuun työhön, pitäisi saada laitettua johonkin tuottavaan. Samat lainalaisuudet pätevät myös työntekijöiden roolituksissa – erityisosaamiselle, jolla on iso lisäarvo yrityksen liiketoiminnalle, pitäisi löytyä paljon aikaa kalenterista. 1+1 on 2, mutta 1+1+1 onkin jo kolme.
Tässä kohtaa on hyvä muistuttaa, että vaikka tietyt työtehtävät eivät toisikaan lisäarvoa, ovat ne silti tärkeitä ja jopa pakollisia työtehtäviä, joten niitä on turha väheksyä. Kysymys vain on siitä, kuka työn tekee.
Valitettavan usein vielä näkee sitä, että oikeiden ja tehokkaiden työkalujen puute johtaa siihen, ettei töitä voida tehdä kovinkaan tehokkaasti. Välillä on suorastaan järkyttävää nähdä, kuinka työkalujen puutos on voinut johtaa siihen, ettei esimerkiksi tehdyistä töistä muisteta laskuttaa asiakasta. Ja nyt ei puhuta nelinumeroisista summista vaan jopa satojen tuhansien eurojen arvoisista suorituksista, jotka ovat kohdistuneet yhdelle vuodelle. On tehty työ, siitä on maksettu kaikki siihen liittyvät kulut ja palkat, mutta laskua ei olla asiakkaalle muistettu työkalujen puutteen takia lähettää.
Toinen hyvin yleinen ongelma työkaluihin liittyen on, että oikealla työkalulla voitaisiin säästää useita työtunteja per suorituskerta, mutta työkaluihin ei haluta ”investoida”. Jos lyhyellä matematiikalla ajatellaan, että työstä koituu per tunti 25 euron kulu, työtehtävä vie manuaalisesti aikaa 6 tuntia, jolloin kyseisestä työsuorituksesta koituu firmalle 150 euron menetys. Kun olisi oikea työkalu käytössä, aikaa ei menisi enää kuin yksi työtunti ja 100 euron kuukausimaksu työkalun lisenssistä, yhteensä kulu olisi 125 euroa. Tällöin jo yhdellä työsuorituksella olisi säästetty suoraan rahassa 25 euroa eli 16,6 prosenttia. Tämän lisäksi jäljelle jäänyt työaika, 5 tuntia, olisi voitu käyttää johonkin muuhun eli oikeasti saatu hyöty on tätä paljon suurempi.
Jotta nyt voidaan hieman yksinkertaistaa ja samalla tehdä pientä yhteenvetoa, niin käydään läpi ajanhallinnan suunnitteluprosessia. Tätä prosessia on hyvä muokata omiin tarpeisiinsa nähden, mutta ajatus on lähtökohtaisesti sama.
Töitä voi tehdä suurin piirtein kahdella tapaa: tehdä töitä ja tehdä töitä tavoitteellisesti. Näistä kahdesta jälkimmäinen on se parempi tapa yrityksen kannalta toimia. Jotta töitä voi tehdä tavoitteellisesti, tulee työnsä tekijällä olla selkeä tavoite. Tavoite tulee hallitukselta ja strategialla pyritään tavoite saavuttamaan.
Kun tavoite on selvä, pitää miettiä, mitä työtehtäviä pitää tehdä, jotta strategian mukaisesti tavoite saavutetaan. Seuraavana asiana on tehtävien priorisointi ja tärkeysjärjestykseen saattaminen, jonka jälkeen voidaan miettiä, että miten tehtävät voidaan tehdä tehokkaasti. Kuten jo aiemmin kerrottu, niin tehostamiseen liittyy mm. oikeat työkalut ja tarvittava delegointi osaamisen ja lisäarvon myötävaikutuksesta.
Analysoinnin merkitys nousee, kun halutaan, että kehitys kehittyy. Aina suunnitelmat eivät toteudu käytännössä sellaisenaan, joten on hyvä ottaa kuppi – jos toinenkin – kahvia ja käydä läpi, miten asiat ovat sujuneet ja mitä asioita pitäisi tehdä paremmin.
Näiden pohdintojen pohjalta on hyvä tehdä konkreettiset muutokset ja lähteä toteuttamaan niitä. Kun muutokset on saatu vietyä täytäntöön, on niitäkin hyvä arvioida ja analysoida, ollaanko menossa oikeaan suuntaan vai ei. Tämän jälkeen tästä muodostuu positiivinen oravanpyörä, jossa analysoidaan tehtyjä töitä / päätöksiä ja tehdään niihin korjauksia.
Loppuun vielä nopeat vinkit ajanhallintaan.
Jos tarvitset apua tehokkaamman työpäivän rakentamiseen tai haluat vain poistaa tehtävälistaltasi niitä työtehtäviä, jotka eivät sitä kuuluisaa lisäarvoa tai liikevaihto tuo, niin ota meihin yhteyttä - Assistenttipalvelumme avulla autamme enemmän kuin mielellämme!
